Scrum-master legt uit: zó scrum je efficiënt en succesvol

Op deze pagina:

• Wanneer pas jij de Scrum-methode toe?
• Wanneer is Scrum iets voor jou?
• Voordelen van succesvol scrummen
• Hoe jij een Scrum master blijft, ook als je op afstand werkt
• Een agile-mindset is the key to success 
• Tips voor de meest effectieve daily standup
• De meest gemaakte fouten van een Scrum-master
• Veelgestelde vragen over Scrum

Scrum leren is makkelijk, scrum uitvoeren is moeilijkJeffrey Houben, Scrum master Randstad Groep Nederland 

Wanneer pas jij de Scrum-methode toe?

Via de Scrum-methode werken kan altijd. Succesvol scrummen kan alleen wanneer deze punten op orde zijn: 

1. Je gaat iets nieuws ontwikkelen wat nog niet bestaat: Bij Scrum maak je iets from scratch. Tussendoor wordt er steeds geëvalueerd en bijgeschaafd. Als je een bestaand product wilt verbeteren en de uitgangspunten hiervoor al helder zijn, dan is Scrum niet de ideale methode.
2. Alle teamleden kunnen snel schakelen:
   Scrum bestaat uit korte sprints, korte meetings met een snelle doorlooptijd. Je kunt een idee niet even laten liggen om er later op terug te komen. 
3. Er zijn specialisten van verschillende disciplines beschikbaar:
   De kracht van Scrum is dat teams bestaan uit ervaren professionals met ieder een eigen expertise. Zo vul je elkaar goed aan en schakel je snel. Er is geen leidinggevende, iedereen werkt samen.
4. Alle teamleden begrijpen het nut van het project en zijn committed to the job:
   Loyaliteit is een belangrijke pijler van Scrum. Alle neuzen moeten dezelfde kant op staan, zodat het tempo hoog blijft. Is dit niet geval, dan zorgt dit voor ruis en vertraging.
5. Je wilt snel een product op de markt brengen:
   Scrum heeft zin als je snel stappen wilt maken en nieuwe dingen wilt leren. Gestandaardiseerde processen zijn niet ideaal voor scrum, maar kun je zeker Agile aanpakken met bijvoorbeeld Kanban. 

Wanneer is Scrum iets voor jou?

Scrum werkt het beste in platte organisaties. Daarom zie je het vaak bij start-ups. Tóch gebruiken grote corporates het ook vaak. Organisaties (leiders en managers) die slim delegeren en de besluitvorming onder zich durven te leggen, maken zo snel meters. Scrum draait om de klant of jouw bedrijf verder willen helpen. Gezamenlijk zijn jullie dedicated bezig met de ontwikkeling van een product en als team houd je zo de focus op het resultaat. 

Als jij waarde hecht aan een hiërarchische structuur is scrum niet jouw fit. Wanneer jij jezelf veelzijdig wilt ontwikkelen is Scrum wél iets voor jou. Zeker als scrum master vervul je heel veel verschillende rollen om de weg vrij te maken voor je team. Je combineert alle aspecten van je hard skills en soft skills. 

Scrum values: de voordelen van succesvol scrummen

Dat Scrum goede producten oplevert en jouw klanten tevreden houdt, is duidelijk. Maar als professional met leidinggevende ambities is het ook goed om te weten wat Scrum doet voor de dynamiek binnen het team. 

Dat wordt duidelijk aan de hand van de 5 waarden. Deze Scrum Values zijn de fundering van het scrummen en nodig om het succesvol uit te voeren. De Scrum Values bestaan uit: Focus, Respect, Openness, Commitment, Courage (FROCC) en resulteren in:

• Hogere productiviteit: 
  Tijdens Scrum ben je veel aan het evalueren. Zowel op het product als op de werkwijze. Er wordt snel afgerekend met vertragende factoren en je houdt elkaar scherp. De aanwezigheid van voldoende ervaren experts houdt het tempo erin.
• Teamspirit:
  Scrum-teams hebben hetzelfde hogere doel en zijn daar loyaal aan. Is dit niet zo, dan werkt deze methode niet. Door regelmatig contact met de (interne) klant, krijgen teams snel feedback en zien ze een product uitgroeien tot een succesvol eindresultaat. Dit houdt de moraal hoog.  
• Open communicatie:
  Omdat iedereen hetzelfde einddoel nastreeft, wordt er snel afgerekend met onduidelijkheden. Door de transparantie (en de vele korte evaluaties) van het proces worden knelpunten snel blootgelegd en verholpen. Dat zorgt voor een efficiënt en open werkklimaat.

 

 

 

 

Hoe stel je scrum-team samen? 

Een scrum-team bestaat uit maximaal 10 mensen, inclusief een scrum-master en een product owner. Een scrum-team is een zelforganiserend team en in staat om een divers takenpakket uit te voeren. Daarom is het essentieel om bij een scrum-team formatie te letten op deze criteria:

• Inhoudelijke competenties
• Diversiteit
• Communicatieskills
• Houding tegenover Agile werken

Inhoudelijke competenties

Bekijk welke competenties er nodig zijn om het project succesvol af te ronden. Om wat voor soort kennisgebieden of specialismen gaat het? Ga vervolgens na welke personen in de organisatie deze competenties bezitten. Kijk hierbij ook kritisch naar de omvang van het team. Die hou je het liefst zo compact mogelijk. Dat zorgt voor effectief communiceren en een efficiëntere samenwerking.

Diversiteit

Een divers team is interactiever, creatiever en productiever. Divers betekent in dit geval een mix van man en vrouw, jong en oud, interne en externe collega’s én typen mensen. Kijk hierbij naar de leerstijlen van Kolb of het DISC-model van gedragsstijlen. Per project verschilt waar het zwaartepunt ligt, bijvoorbeeld op creativiteit of analyse. Hierop baseer je de verschillende gedrags- en leerstijlen die nodig zijn.

Communicatieskills

Hierbij gaat het om goede communicatie in het team én tussen het team en de rest van de organisatie. Om dingen (sneller) gedaan te krijgen is het namelijk cruciaal ook de juiste informatie op te halen buiten het team. Of om stakeholders met je mee te krijgen, die goedkeuring moeten geven voor het project. Mensen die toegang hebben tot deze stakeholders zijn dus een belangrijke aanwinst voor een scrum-team.

Houding tegenover Agile werken

Het is belangrijk dat binnen het team de neuzen dezelfde kant op wijzen. Weerstand tegen Agile werken is hierbij niet bevorderend voor de samenwerking en de voortgang. Selecteer daarom collega’s met een positieve houding tegenover Agile werken of die hun kunde hierin bewezen hebben.

Hoe jij een Scrum master blijft, ook als je op afstand werkt

Thuiswerken lijkt lastig voor Scrum-teams. Bij scrummen staan teamwork en fysiek samenkomen centraal, terwijl Het Nieuwe Werken juist uitgaat van individuele medewerkers en zelfstandigheid. Is het dan wel mogelijk om op afstand een Scrum project af te ronden? Jazeker! Thuiswerken en scrummen gaat zo:

1. Zorg voor ritme:
   Voorspelbaarheid en een vast ritme geven rust. Net als offline Scrum, kun je ook online vaste sessies op vaste momenten plannen. Je kunt ook voor iets meer kortere meetings kiezen om goed op de hoogte te blijven van alle ontwikkelingen. 
2. Vertrouwen:
   Het Nieuwe Werken is gebaseerd op vertrouwen. Iets wat ook centraal staat bij Het Nieuwe Scrummen. Als Scrum master moet jij dingen leren loslaten. Laat de resultaten voor zich spreken. Een goed Scrum-team heeft tenslotte hetzelfde doel: een mooi product en een tevreden (interne) klant. Om alles uit het team te halen, is het wel belangrijk om goed aanspreekbaar te zijn. Zorg voor korte lijntjes en creëer de mogelijkheid om tussendoor met elkaar te overleggen.
3. Eigen ruimte:
   Kan je toch in beperkte mate op kantoor werken? Richt dan een eigen scrumruimte in. Als iedereen er is, kun je hier samenkomen. En wanneer de fysieke omgeving het toelaat, is het aan te raden om zeker één keer per week samen te komen.
4. Roadmap:
   De roadmap is een bekend fenomeen. Maar in Het Nieuwe Werken is alles anders. Creëer een online roadmap in tools als Trello. De roadmap kun je tijdens een online sessie bespreken.

Een goede Scrum Master maakt zichzelf onzichtbaarJeffrey Houben, Scrum master Randstad Groep Nederland 

Een agile-mindset is the key to success bij Scrum

Agile is een denkwijze die je op heel veel vlakken verder helpt. Maar je kunt nog zo goed tools toepassen als Kanban, Lean, Design thinking, Change Management of zelfs zelfsturende teams, als je niet agile denkt, blijft het grote succes uit. 

Het belangrijkste is de omslag van rationeel denken naar empirisch denken. Dat betekent dat je geen voorspellingen doet op basis van aannames, maar alleen werkt met de informatie die je hebt en waar je zeker van bent. Dingen die je niet zeker weet, moet je gaan uitzoeken. Hierbij sta je open voor alle mogelijke scenario’s. Dit verschilt van oldschool projectmanagement, waarbij je van tevoren een plan schrijft op basis van verwachtingen, terwijl de praktijk heel anders kan lopen. Hierdoor verspil je kostbare tijd. 

Tips voor een effectieve Daily Scrum

De Daily Stand-up, ook wel Daily Scrum genoemd, is er om dagelijks energie te geven en ervoor te zorgen dat iedereen op de hoogte is. Om niet te verzanden in details of ellenlange discussies, houdt een goede Scrum-master zich aan de volgende punten:

1. Iedereen komt goed voorbereid naar een meeting

Zeker als deze via een videocall gaat, is het belangrijk om bondig en helder te communiceren, waarbij iedereen gezegd heeft wat hij/zij wilde zeggen. De agenda deel je van tevoren en mensen kunnen eventuele vragen nog voor de meeting insturen. 

2. Of je nou online of offline samenkomt: zorg ervoor dat de agenda bij iedereen bekend is 

Dat betekent dat iedereen, en jij zeker, antwoord moet hebben op deze drie vragen:

• Wat heb je gedaan sinds de vorige stand-up?
• Wat staat er vandaag op de planning?
• Zijn er dingen die je werk bemoeilijken?

Aan het eind van de Daily Scrum moet duidelijk zijn: ‘zijn we als team nog steeds goed op weg om het sprintdoel te bereiken en wat moeten we eventueel anders doen?'.

3. Het team staat centraal

Een daily standup is niet voor individuele problemen of om te rapporteren aan meerderen. Het doel van deze meeting is om alle teamleden op de hoogte te brengen van waar hij/zij in het proces staat. En geloof ons: dat hoeft niet langer dan een kwartier te duren. 

4. Camera aan!

Soms komt het net niet uit, maar zorg toch dat iedereen zijn/haar camera aan heeft. Gezichten zeggen meer dan 1000 woorden en een goede Scrum-master is geïnteresseerd in de verbale én non-verbale communicatie van een team. 

5. Get up!

Traditioneel is een offline standup staand. Wil je dag energiek beginnen, maar heb je een online standup? Vraag je collega’s om een fijne plek te kiezen (in de tuin, in huis, in het park) waar ze kunnen staan. 

Veel gemaakte fouten van Scrum-masters

Als Scrum-master houdt je het overzicht en help je je team. Maar dat is makkelijker gezegd dan gedaan. Hoe zorg je ervoor dat jij dé Scrum-master bent waar mensen vaker naar vragen? Deze tips van Jeffrey Houben gaan je helpen.

1. Verlies je niet in de tools

Aan de slag gaan met al die Scrum-tools is tof, maar verlies de kern niet uit het oog. Het geheim van het succesvolle Scrums is communicatie, teamwork en interactie. 

2. Word geen manager

Een Scrum-team leidt zichzelf. Je werkt samen met ervaren professionals die geen leiding of sturing nodig hebben. Als Scrum-master faciliteer je en maak je de weg vrij van problemen voor een soepel proces. 

Extra tip: laat mensen persoonlijk met elkaar communiceren en wordt geen doorgeefluik. 

3. Perfectionisme doodt productiviteit

Staar je niet blind op details. Voor de stakeholders zijn ze niet relevant en het vertraagt het hele proces. Hierdoor krijg je later feedback en kun je pas later door met ontwikkelen. Goed genoeg is ook voldoende en houdt de vaart in het project. 

4. Je hoeft niet alles te kunnen

Vertrouw op de expertise van het team. Het is niet nodig om alles te snappen, zolang je genoeg kennis hebt om je teamgenoten te faciliteren, weet je genoeg. Het is overigens ook niet nodig om zelf knopen door te hakken als het team er niet uitkomt. Scrum draait om communicatie en interactie, je moet er dus wel samen uit komen. Lukt dit echt niet? Leg dan jouw oplossing voor aan het team en hak de knoop pas door als zij het er allemaal mee eens zijn.

5. Als Scrum-master word je de ‘secretaresse’ van het team

Vaak zie je dat teams naar de Scrum-master kijken, omdat die van alles moet regelen (zaal etc.), maar een Scrum-master faciliteert en zorgt dat het team alles zelf kan doen. Zo neem je belemmeringen weg. Een goede Scrum-master gaat niet andermans zaken oplossen.

6. Scrum alleen als het kan

Agile werken gaat alleen in een organisatie met een platte structuur en weinig schakels. Anders heb je te veel overhead en gaat Agile werken geen succes brengen. Scrum is een mooi framework, maar als je organisatie en de cultuur hier niet op zijn afgestemd ga je Scrummen omdat het moet, niet omdat je het voelt. Zo gaat het ook niet werken.