Verbeter de workflow en efficiëntie van je organisatie met de Kanban-methode Cover

Verbeter de workflow en efficiëntie van je organisatie met de Kanban-methode

Om de workflow in teams te structureren en optimaliseren, gebruiken veel organisaties Kanban. Deze methode sluit perfect aan bij de agile-mindset. Scrum-master en business information manager bij Yacht, Eva van Dijk, vertelt alles over deze werkwijze en het gebruik van het Kanban-board. Zo brengt Kanban jouw organisatie verder.

Op deze pagina

Wanneer levert Kanban de organisatie succes?

Kanban werkt het best voor Agile-teams die doorlopend werk doen dat de hele dag binnenkomt en opgepakt moet worden, zoals op een klantenservice. Doordat Kanban stimuleert om taken eerst af te ronden voordat er nieuwe gestart worden, focust iedereen zich op zijn of haar kerntaak. Dit bespaart tijd en levert een steady flow aan afgeronden taken op.  

Werk jij projectmatig? Dan is werken met Kanban minder geschikt, vertelt Eva. “Projecten hebben een begin en werken toe naar een eind waarbij iets wordt opgeleverd. Je werkt continu aan de ontwikkeling van iets. Kanban gaat niet over het werken aan een hoger doel. Je bent constant taken aan het afvinken.” Gebruik bij projecten een andere Agile-methode, zoals Lean, Scrum of Design thinking

Stappenplan: zó implementeer jij de Kanban methode

Deze 5 stappen moet je zetten om Kanban binnen jouw organisatie of team te implementeren:

  1. Breng de huidige workflow van de organisatie in kaart: 
    Zo kom jij erachter welke stappen iedereen doorloopt en wie hierbij de verantwoordelijkheid heeft. Pas als je begrijpt hoe dit proces verloopt, kun je het verder optimaliseren. 
  2. Bouw het Kanban-bord:
    Visualiseer op het Kanban-bord het proces van de organisatie in minimaal 3 kolommen: to do, doing, done. Voeg meer kolommen toe als dat nodig is. Plaats hierin de stories van de taken die uitgevoerd moeten worden. Denk na hoe je verschillende taken wilt visualiseren. Gebruik post-its als je geen digitaal Kanban board (zoals Trello of Asana) tot je beschikking hebt. 
  3. Voeg een WIP-limiet toe:
    Bepaal met jouw team hoeveel lopende taken (Work in Progress) op het bord kunnen staan. Dit wordt ook wel de WIP-limiet genoemd. Door deze limiet moeten er eerst taken worden afgerond, voordat er een nieuwe taak gestart kan worden. Op die manier verhogen jullie de productiviteit.
  4. Zet korte dagelijkse meetings op:
    Bespreek de uitdagingen die binnen het team spelen en probeer deze met elkaar op te lossen. Bij Kanban zijn deze meetings niet bedoeld om de voortgang van taken te bespreken, maar gericht op het samen wegnemen van obstakels. Zo’n dagstart duurt meestal 10 minuten en wordt vooral als statusupdate (check-in) gebruikt en niet om inhoudelijke punten te bespreken.
  5. Stel rapportage op:
    Rapportages helpen inzicht geven in de verbeterpunten van het werkproces. Houd bijvoorbeeld bij hoeveel dagen het duurt om een taak uit te voeren of aan hoeveel taken een team tegelijkertijd werkt. Wanneer jij denkt dat deze inzichten je team verder helpen, evalueer deze dan met hen.

Goed om te weten: zowel het kanban bord als de rapportages zijn een middel, niet een doel. Kanban draait om het gesprek, het overzicht binnen een team en de voortgang die je hierbij boekt.

Check ook de andere uitdagingen voor de agile-methode

Hoe gebruik je effectief het Kanban-bord?

Zo gebruik je effectief het Kanban-bord
Voorbeeld kanban board

Op een Kanban-bord is de status van projecten gevisualiseerd: van nieuwe taken tot de taken die afgerond zijn en geïmplementeerd kunnen worden. Een Kanban board bevat de volgende elementen: 

  • Stories: Korte, heldere omschrijvingen van alle taken;  
  • To do’s: Alle taken die nog opgepakt gaan worden;
  • In progress: De taken die team members hebben opgepakt;  
  • Done: Dit zijn de afgeronde taken die geïmplementeerd worden. 

Kanban-board en het belang van een goede brandstory 

Om de taken van een Kanban-board succesvol af te ronden, is een goede brandstory essentieel. “Als klant vertel je eigenlijk aan wildvreemde mensen wat jij graag wilt. Op basis van jouw story moeten anderen datgene kunnen opleveren, wat jij nodig hebt”, zegt Eva. Een goede story zorgt ervoor dat iedereen elkaar snapt, de wensen duidelijk zijn en er genoeg informatie is om een oplossing voor het probleem te zoeken. 

De kwaliteit van je story bepaalt, het succes van de story Eva van Dijk, Scrum-master en business information manager bij Yacht 

Zo maak je een goede story

Met een helder verhaal, optimaliseer je de uitvoerbaarheid van een story. Beredeneer je story dus vanuit de gebruiker. “Dat betekent dat je heel erg een ‘how, what, why’-verhaal krijgt”, vertelt Eva. Een succesvolle brandstory geeft antwoord op de volgende vragen: 

  • Voor wie is de story?  
  • Wat wil je met de story bereiken? 
  • Waarom wil je dit? 

Met deze antwoorden vul je de onderstaand zin aan. Deze zin vormt de story :  Als [wie] wil ik [wat], zodat ik [waarom]

Tot slot benoem je de acceptatiecriteria van een story. Dit zijn de criteria waaraan een story moet voldoen, om hem als ‘af’ te bestempelen. 

INVEST-checklist voor succesvolle brandstories

Gebruik de INVEST-checklist om te controleren of je story klaar is om te gebruiken.  

  • Independent: Is de brandstory onafhankelijk van andere stories?  
  • Negotiable: Biedt de story voldoende ruimte om te discussiëren over een oplossing van de story?  
  • Valuable: Levert de brandstory de gebruiker iets op?  
  • Estimable: Kun je inschatten hoeveel tijd het oplossen van de story kost? 
  • Small enough: Is de story klein genoeg, zodat deze niet te veel tijd in beslag neemt? 
  • Testable: Kun je aan de hand van de acceptatiecriteria bepalen wanneer de brandstory af is? 

Kanban combineren met Scrum

Hoewel Kanban niet geschikt is voor projectmatig werken, werkt de visuele weergave van het Kanban board in combinatie met Scrum juist wel goed. “Op het bord geef je aan wat jullie met elkaar oppakken in een gestelde periode, in welke volgorde jullie dat doen en wat prioriteit heeft.” 

Het grote verschil tussen Scrum en Kanban, is dat Kanban niet werkt met een backlog waar alle nog niet opgepakte onderdelen van een project overzichtelijk zijn opgeslagen.  

Veelgestelde vragen over Kanban-werken

Wat is Kanban?

Kanban is een Agile-methode waarin een workflow vaak is gevisualiseerd in 3 of 4 (of meer) categorieën. Bij ‘to do’ staat het werk dat nog gedaan moet worden, bij ‘in progress’ staat wie waar mee bezig, als iets getest kan worden verschuift de kaart naar ‘testing’ en als het in de praktijk kan worden toegepast eindigt de taak bij ‘deploy’. Zo hebben alle team members en stakeholders zicht op het werkproces. De kracht van Kanban zit ‘m vooral in het zichtbaar maken van kennis werkzaamheden en in het opdelen van grote taken in kleine stappen. 
 

Waarom kiezen organisaties ervoor om met Kanban te werken?

Kanban geeft een visuele overview van de status van taken tijdens een project. Het voordeel hiervan is dat de workflow overzichtelijk in kaart wordt gebracht en deze effectief is te managen. Dankzij het WIP-limiet op een Kanban Board zijn eventuele bottlenecks in het proces eenvoudig te identificeren. Dit bevort de cyclustijd van projecten en geeft de mogelijkheid om nauwkeuriger te voorspellen wanneer taken afgerond zijn, waarmee jij jouw klantwaarde vergroot. 

Hoe is Kanban ontstaan?

Kanban ontstond in de Toyota-fabriek. Medewerkers kregen kratten met onderdelen om zo de auto in elkaar te zetten. Wegens tekorten werden deze kratten gevuld met onderdelen van verschillende leveranciers. Om het werkproces voor iedereen overzichtelijk te maken, werd de Kanban (Japans voor visueel kaartje) bedacht. Inmiddels zijn de onderdelen vervangen door taken en de leveranciers door professionals op kantoor. Het einddoel is hetzelfde gebleven: een product waar het team en de klant blij mee zijn, zowel tijdens de ontwikkeling als in het gebruik.

Klaar voor de next step in je carrière? Banner

Klaar voor de next step in je carrière?

Vind de opdracht of vaste baan bij topwerkgevers waarin jij impact kunt maken.

Bekijk alle vacatures