Organisaties die durven veranderen, zijn organisaties die groeien. Ruimte voor verandering maakt een business futureproof. Met change management kunnen organisaties impactvolle veranderingen implementeren.
Als een verandering meerdere afdelingen of zelfs een hele organisatie beïnvloedt, wordt er een externe change manager ingeschakeld. Sander van der Poel is zo’n change manager namens Yacht.
Recentelijk begeleidde hij een change bij Bol.com: “Ieder type bedrijf kan aan de slag met change management; groot en klein en in alle vakgebieden. Bij grote bedrijven, hebben veranderingen effect op meer mensen, daarom wordt daar eerder een change manager ingeschakeld. Change management kun je altijd inzetten. Bij veranderingen in het management, een nieuw systeem dat wordt ingevoerd om gegevens te verwerken, maar ook voor een gedragsverandering van het personeel zoals Het Nieuwe Werken.”
Een externe heeft de ‘fresh pair of eyes’ die nodig zijn bij change management Sander van der Poel, change manager
Sander: “Als eerst maak ik kennis met de klant. Ik leer de stakeholders en hun belangen en doelen kennen. Vervolgens maak ik een analyse van de beginsituatie: wat zijn de processen nu en wat is de winst als de verandering goed wordt geïmplementeerd.”
Breng in kaart wie alle stakeholders zijn (stakeholder mapping), zodat je weet wie invloed hebben op de change. Het is aan jou als change manager om al deze mensen te overtuigen en beïnvloeden en om draagvlak te creëren. En last but not least: de eindgebruikers moet met het nieuwe proces en/of systeem aan de slag, dus zij staan centraal.
Het is van essentieel belang om je in de werknemers te verdiepen, want als zij de verandering niet in de praktijk brengen, is de change niet geslaagd. Laat zien wat de benefits van deze verandering zijn en communiceer transparant en duidelijk.
Vertrouwen is van essentieel belang als je een verandering wilt creëren. Dat vraagt om soft skills als inleven en overtuigen; je moet de dialoog kunnen aangaan met stakeholders en alles in goede banen kunnen leiden. Iedereen wil en moet bijdragen om de verandering door te voeren.
Zorg voor veel kleine successen, zodat de positieve invloed van de verandering snel zichtbaar is. Zo ervaren medewerkers dat deze verandering ze iets oplevert.
Sander: “Als projectmanager van verandering, zie je een hoop gebeuren. Maar of je werk succesvol is geweest, weet je pas als je weg bent. Dan moet de eindgebruiker zelf aan de slag met wat jij hebt achtergelaten. Alleen als iedereen zich consequent aan de nieuwe afspraken houdt, maakt change management blijvend het verschil.”
Waar dingen veranderen, ontstaat er weerstand. Sander: “Als change manager, heb je voornamelijk contact gehad met de directie en het management team. Zij zijn overtuigd van de voordelen van deze change. De eindgebruikers zien misschien niet direct in wat deze verandering de organisatie oplevert. Zij hebben het gevoel dat ze opgelegd worden om iets te veranderen.”
Stakeholders meekrijgen en overtuigend communiceren. Voor change management moet je sterk in je schoenen staan Sander van der Boel
Betrek ze daarom bij het doorvoeren van de verandering. Communicatie is key. Voor de stakeholders is het misschien heel logisch dat deze verandering cruciaal is, maar niet iedereen is even betrokken. Leg uit wat je wilt veranderen, waarom dit gebeurt en wat het oplevert.
Kortom: Laat zien wat de meerwaarde is van de verandering. De weerstand van team-members komt vaak doordat ze invloed willen hebben. Neem ze mee van het begin af aan mee in het proces en luister naar feedback. Zij zijn tenslotte degene met de meeste praktijkervaring. Alleen als je draagvlak hebt, verander je succesvol.
Sander: “Je kunt de grootste change doorvoeren, maar als je de eindgebruikers van het nieuwe systeem of proces niet meeneemt in je plannen, heeft het geen zin en kost het alleen maar geld.” Spreek zoveel mogelijk team-members en luister goed naar ze. Doe je voordeel met hun praktijkkennis!
Het management wil graag veranderen en ziet de benefits sneller in dan de eindgebruikers die geen zicht hebben op de doelen vanuit de business. Betrek daarom zo veel mogelijk medewerkers bij het opstellen van de plannen. Communiceer helder waarom deze change gemaakt wordt, wat de doelen zijn en wat ze opleveren.
Laat duidelijk zien wat de winst van de change is Sander van der Poel
Voordat je plannen maakt voor een oplossing van een uitdaging, moet je je eerst verdiepen in de materie en in de mensen. Ga op zoek naar de bron van het probleem en alles wat daarmee samenhangt. Zo worden je oplossingen beter en duurzamer. Je krijgt veel meer draagvlak en maakt meer impact.
Change management gaat over het implementeren en doorvoeren van een verandering binnen een bedrijf. Het doel is vaak processen efficiënter maken waardoor de marges verruimen, maar ook gedrag kan veranderd worden met change management.
Het doorvoeren van een verandering valt of staat bij goed leiderschap. Door heldere communicatie en de nodige overtuigingskracht ontstaat er draagvlak om een voor de verandering. Alleen als iedereen on board is, kan een organisatie profiteren van de benefits van change management.
Een change manager helpt de directie en het management bij het stellen van doelen om verandering en groei te realiseren. Ook brengt hij of zij in kaart welke mensen hierbij betrokken zijn. Daarbij is de change manager, net als iedere projectmanager het aanspreekpunt voor alle betrokkenen. Een change manager is niet verantwoordelijk voor het succes van een verandering, dat zijn de directie en het management.
