Hoe een goede probleemanalyse mét oplossing jou laat excelleren Cover

Hoe een goede probleemanalyse mét oplossing jou laat excelleren

Het verschil maken en verandering brengen binnen een organisatie doe je door in oplossingen te denken én deze uit te voeren. Een goede probleemanalyse is voor elke ambitieuze professional essentieel. Aan de hand van onder andere het visgraatmodel en een oplossingsgericht actieplan laten we je zien hoe je hierbij te werk gaat.

Op deze pagina:

Wat is een probleemanalyse precies?

Een probleemanalyse bestaat uit het signaleren van een probleem, het opsporen van de oorzaken, het scheiden van de hoofd- en bijzaken en het verbanden leggen tussen de verschillende problemen. Een probleemanalyse kijkt dus echt naar het probleem zelf en (nog) niet naar de oplossing ervan. Pas wanneer je het probleem ontleedt, vind jij een constructieve oplossing voor je issue. 

Wat is oplossingsgericht werken?

Oplossingsgericht denken draait om het vinden van een effectieve aanpak om een probleem  te zien en op te lossen. Een probleem kan van alles zijn. Denk aan: concurrenten die hun marktaandeel vergroten, de online onboarding die niet goed verloopt of een inefficiënt werkproces.  

Oplossingsgericht werken is proactief aan de slag gaan met jouw oplossend vermogen. Dat betekent: effectief ernaar handelen en anderen meekrijgen in jouw oplossing. Deze skill zie je vaak terugkomen in vacatures. En dat is niet voor niks. Zeker wanneer jij als interimmer aan de slag gaat of een nieuwe functie hebt, krijg je de kans om met je frisse blik de pijnpunten aan te stippen. Zo maak je direct het verschil binnen je nieuwe team. 

Wat leveren deze skills op?

Professionals die goede probleemanalyses opstellen en daar uitvoerbare oplossingen bij bedenken, zijn goed in: 

  • Input verzamelen
  • Gegevens analyseren
  • Prioriteren
  • Vanuit een breder perspectief kijken
  • Standpunten innemen
  • Weloverwogen besluiten nemen
  • Luisteren
  • De juiste vragen stellen
  • Lering trekken uit het verleden. 

Hoe maak je een probleemanalyse?

Hoe maak je nou een heldere probleemanalyse dat resulteert in haalbare resultaten, goed uitvoerbaar is, breed wordt gedragen en positieve verandering brengt? Daarvoor zijn verschillende modellen bedacht:

  1. De 5wh2-methode
  2. Het visgraatdiagram
  3. De 5x waarom-methode

Hieronder vind je alle ins and outs van deze 3 manieren om een probleemanalyse mee op te stellen. 

5w2h-methode: de 6 W’s van de afnemersanalyse

Een goede eerste stap om een probleem te analyseren is de 5w2h-methode. Met deze zogeheten afnemersanalyse loop je verschillende logische vragen in onderstaande volgorde af om de oorzaak van het probleem aan te stippen. Dit heeft als voordeel dat je snel ziet waar een probleem vandaan komt. 

5W2H Model
Met de 5w2h-methode loop je deze vragen in onderstaande volgorde af

Visgraatmodel: de 6 M’s van het Ishikawa-diagram

Het visgraatmodel (ook wel Ishikawa-diagram of oorzaak-gevolgdiagram) is vooral bruikbaar wanneer je weinig kwantitatieve data hebt en je moet vertrouwen op de ervaring van je team. 

De assen van het model zijn bedoeld om mogelijke oorzaken te linken aan het probleem waar de organisatie tegenaan loopt. Het probleem plaats je aan de kop van de visgraat. De oorzaken worden gecategoriseerd aan de hand van de 6 M’s:

  1. Management: gaat er iets mis bij de aansturing door de managers?
  2. Mensen: ligt er een probleem bij de manier waarop onze mensen werken?
  3. Methoden: kloppen onze werkmethodes en -procedures nog?
  4. Machines: zijn onze machines of installaties nog van deze tijd?
  5. Materialen: zijn er problemen met de verpakkingen of andere materialen waarmee we werken?
  6. Milieu: liggen er oorzaken in de omgeving, zoals: locatie, temperatuur of cultuur?
  7. Er wordt ook wel eens over een zevende M gesproken, die van meten.
    Meten: ligt de oorzaak van het probleem in onze manier van meten of dataverwerking?

Voordelen visgraatmodel 

  • Brengt oorzaken van een probleem in kaart
  • Helpt doelstelling of oplossing te formuleren
  • Een visgraatdiagram maken is een team effort: er is daardoor gemeenschappelijk begrip van het probleem en iedereen is direct op de hoogte van de to do’s.

Visgraatdiagram maken

Een visgraatdiagram maak je vaak in samenwerking met collega’s die kennis hebben van de situatie. Daarmee ga je brainstormen over de mogelijke oorzaken van het probleem. Samen loop je alle 6 M’s na. Vervolgens trekken jullie gezamenlijk een lijn tussen de juiste oorzaken en het probleem. Daarna pas je de 5x waarom-methode toe. 

5x waarom-methode (met voorbeeld)

De 5x waarom-methode is ook goed te gebruiken zonder het visgraatmodel. Door 5 keer de waaromvraag te stellen, kom je snel tot de kern van een probleem. Het helpt om meer diepgang te vinden bij een oorzaak van een probleem. Een voorbeeld:

  1. Waarom is de werkdruk bij onze magazijnmedewerkers te hoog?
    Omdat klanten ontevreden zijn over onze levering
  2. Waarom is de klant ontevreden?
    Omdat de beloofde oplevering van onze producten te laat is
  3. Waarom is onze beloofde oplevering te laat?
    Omdat onze nieuwe belofte van ‘binnen 24 uur geleverd’ niet voor alle bestellingen haalbaar blijkt
  4. Waarom is dat niet haalbaar?
    Omdat we meer pakketten in een korter tijdsbestek moeten leveren
  5. Waarom lukt dat niet?
    Omdat de medewerkers al op volle snelheid werken en de vraag blijft toenemen.

Stappenplan voor een heldere opbouw van een probleemanalyse

  1. Je begint bij het vaststellen van het probleem:
    Een probleem vaststellen begint bij initiatief nemen. Als je ergens tegenaan loopt moet je het immers zelf oplossen. Een assertieve en autonome houding is hierbij essentieel. Het 5w2h-model is een goed startpunt om je probleem in kaart te brengen. Zo zie je snel welke obstakels er (potentieel) liggen bij jouw verbeterproject.
  2. Inzoomen op het probleem:
    Wanneer je het probleem helder hebt, ga je uitzoeken wat er mis gaat. Ga hiervoor in gesprek met de mensen die te maken hebben met het probleem. Dit kan je doen met het 5x waarom-model. Zo stel je de juiste vragen aan de juiste mensen en kom je door samenwerking tot de kern van het probleem. 
  3. Oorzaken van het probleem vinden:
    Als het inzoomen op het probleem niet voldoende houvast biedt, is het tijd om naar het visgraatmodel te kijken. Waar lopen andere onderdelen van de organisatie tegenaan bij dit issue en zijn er wellicht andere oorzaken waar je nog niet eerder aan gedacht had?
  4. Controlevraag stellen:
    Wanneer jullie of jij de hoofdoorzaak hebben gevonden, stel dan de vraag: ‘Als we deze oorzaak oplossen, is het probleem dan gefixt?’
  5. Creëer draagvlak:
    Voordat je aan de slag gaat met het maken van een plan, zorg ervoor dat je jouw collega’s meekrijgt. Door draagvlak te creëren binnen je team en andere afdelingen van het bedrijf overtuig je de organisatie als geheel dat er actie moet worden ondernomen. Zo maak je zichtbaar impact.
  6. Stel een oplossingsgericht actieplan op:
    Aan de slag met je probleemanalyse doe je door een oplossingsgericht actieplan op te stellen. De uitleg hiervoor vind je hieronder.  

Voorbeeld van een oplossingsgericht actieplan

Met een oplossingsgericht actieplan weet je snel wat er moet gebeuren. Hiervoor werken we het scenario van de ontevreden magazijnmedewerkers (onder het kopje 5x waarom-methode) verder uit. Als jij hier als professional de regie over hebt, moet je dit effectief oplossen. 

Eisenhower-matrix
Ishikawa diagram

  1. Stel vast wat je wilt bereiken:
    Door een duidelijk doel te formuleren, is het voor iedereen die aanhaakt bij dit project duidelijk waar ze aan werken. In dit geval: een prettige werkdruk voor de magazijnmedewerkers
  2. Zet alles op een rij:
    Door alles, waarvan jij denkt dat het relevant kan zijn voor het actieplan, op een rij te zetten of in een gedeelde map te plaatsen, kan iedereen snel aan de slag met het probleem. In dit geval: aantal leveringen, medewerkerstevredenheidsonderzoeken opvragen, aantal medewerkers inventariseren, aantal uren optellen, hoeveelheid ruimte in het magazijn berekenen, indeling magazijn onder de loep nemen etc. 
  3. Schrap wat niet reëel is:
    Zeker bij actieplannen voor de korte termijn, moet je kijken naar wat haalbaar is. In dit geval zijn een aantal mogelijke oplossingen voor het probleem niet reëel: het aantal leveringen minderen of de medewerkers meer uren laten werken
  4. Stel prioriteiten:
    Wat is belangrijk en wat moet er nu gebeuren gezien punt 2? Hiervoor kan je de Eisenhower-matrix invullen, zie de afbeelding hierboven. In dit geval: werkdruk verlagen, leveringssnelheid hoog houden, indeling magazijn efficiënter maken en medewerkerstevredenheidsonderzoeken evalueren
  5. Verdeel de taken:
    Zorg dat er bij elke actie een eindverantwoordelijke is, zodat alle taken zo snel en goed mogelijk worden uitgevoerd. 

Veelgestelde vragen over probleemanalyse

Welke modellen heb je nodig voor een probleemanalyse?

Voor het maken van een probleemanalyse zijn deze 3 methodes gangbaar:

  1. 5Wh2
  2. 5x waarom
  3. Visgraatmodel

Wat moet er in een probleemanalyse?

Een probleemanalyse bestaat uit de volgende 6 onderdelen. Met dit stappenplan stel je goed een probleem vast en ga je er effectief mee aan de slag. 

  1. Probleembeschrijving: wat gaat er niet goed in een werkproces?
  2. Afbakening: ga vragen stellen om het probleem in te kaderen. Gebruik hiervoor de 6 w’s
  3. Probleemstelling: waarom gaat het mis?
  4. Informatie: heb je achtergronden nodig om het probleem op te lossen?
  5. Doelstelling: wat wil je bereiken met de oplossing?
  6. Overtuiging: wie moet je meekrijgen om draagvlak voor jouw verbeterproces te krijgen?
     

In welke functies heb je regelmatig een probleemanalyse nodig?

Een probleemanalyse of een oplossingsgerichte houding heb je als professional in veel (leidinggevende) functies nodig. In ons overzicht zie je snel welke functies je zoal bij Yacht kan vervullen.

Klaar voor de volgende stap in je carrière? Banner

Klaar voor de volgende stap in je carrière?

Yacht heeft interessante vacatures voor vele uitdagende functies in één van onze 8 vakgebieden. Vind de ideale functie waarin jij het verschil kunt maken.

Check de uitgelichte functies