Timemanagement: de ideale skill voor effectief werken Cover

Timemanagement: de ideale skill voor effectief werken

Snel resultaat boeken als (interim-)manager of ambitieuze professional? Dan is het de hoogste tijd voor timemanagement. Slim tijdmanagement zorgt voor overzicht, meer productiviteit, hogere kwaliteit én het helpt je doelen te bereiken. Hoe je dat doet? We geven je hier de essentials om jouw timemanagement te perfectioneren en je carrière zo naar een hoger niveau te tillen.

Op deze pagina:

Wat is timemanagement?

Timemanagement is effectief en efficiënt met de tijd omgaan, waardoor je de uren in een werkdag slim besteedt. De focus ligt op het managen van je aandacht. Met slim tijdmanagement stel je concrete en haalbare doelen. Je hebt een werkbare planning en creëert overzicht. Dit geldt niet alleen voor je werk, maar ook voor je privéleven. Zo voorkom je uitstelgedrag en slechte gewoonten.

Slim timemanagement is:

  • Overzicht hebben
  • Prioriteiten stellen
  • Controle hebben over je aandacht
  • Taakgericht werken
  • Betere keuzes maken
  • ‘Nee’ kunnen zeggen
  • Minder stress ervaren
  • Meer tijd overhouden
  • Delegeren, uitbesteden en automatiseren
  • Efficiënt werken aan je carrière

Dit zijn de voordelen van slim timemanagement

Wanneer je als professional optimaal aan timemanagement doet, ervaar je een aantal belangrijke voordelen:

  • De kwaliteit van je werk gaat omhoog:
    Doordat je aandacht niet versplintert, werk je full focus aan één bepaalde taak. Dit resulteert in een hogere kwaliteit.
  • Je werkt productief:
    Doordat je werktaken één voor één uitvoert in een logische volgorde, ga je efficiënter om met je tijd en werk je dus effectiever
  • Je maakt slimme keuzes:
    Je hebt duidelijk overzicht en weet daardoor precies wanneer je ‘ja’ kan zeggen tegen dat ene project. Te weinig tijd betekent dus ook ‘nee’ 
  • Je ervaart minder stress:
    Geen overzicht leidt vaak tot een gejaagd gevoel en slechte concentratie, wat negatieve gevolgen heeft voor je werk. Tijdmanagement creëert rust en ruimte in je hoofd, waardoor je op een ontspannen manier te werk gaat
  • Je hebt meer tijd:
    Die extra tijd kan je zinvol besteden aan bijvoorbeeld zelfontwikkeling, waardoor je jezelf klaarstoomt voor de volgende stap in je carrière. 

Waarom is timemanagement zo’n belangrijke skill?

Effectieve leiders verspillen geen tijd. Hebben de juiste focus en krijgen zo dingen voor elkaar. Zo bereiken ze maximaal resultaat. Door slim en bewust om te gaan met je tijd, heb je voor jezelf scherp wanneer je met welke reden ergens aan werkt. Timemanagement is dus extreem belangrijk als jij jouw ambities wil waarmaken. 

Een belangrijk onderdeel van timemanagement is de juiste keuzes maken. Dit lukt alleen wanneer je overzicht hebt, prioriteiten stelt en ‘nee’ zegt wanneer dit nodig is. Wie de juiste keuzes maakt, ervaart uiteindelijk minder stress en houdt meer tijd over

Dit stelt jou als professional in staat om te ontspannen en zo naast je ambitieuze carrière nog tijd met je partner en vrienden door te brengen. Of je hebt extra tijd om jezelf verder te ontwikkelen. Kortom: wie goed aan timemanagement doet, presteert beter. 

Hoe verbeter je jouw timemanagement?

Er zijn duizenden boeken geschreven over slim timemanagement en in de basis draait het om vier simpele stappen. Een stappenplan:

  1. Creëer een heel specifiek overzicht
  2. Stel prioriteiten
  3. Maak een dag, week en maandplanning
  4. Inventariseer je planning

1. Creëer heel specifiek overzicht

Goed timemanagement begint bij het creëren van overzicht. Wat moet er allemaal gebeuren en wanneer? Plan hier elke week even een half uur de tijd voor in. 

Wees bij het maken van dit overzicht zo specifiek mogelijk. Bijvoorbeeld: schrijf niet alleen op dat je een presentatie moet geven voor een bepaald project, maar zet precies uiteen wat hiervoor nodig is: een brainstorm met je team, het verwerken van de informatie, het in elkaar zetten van de presentatie, het doorlopen van de presentatie en het geven van de presentatie zelf. 

Als je start met het creëren van overzicht is het ook een goed idee om je werkweek eens van uur tot uur bij te houden. Onder het mom: meten is weten, krijg je zo precies inzicht in je verrichte werkzaamheden. 

Belangrijk is om hierbij alles mee te nemen, dus óók het lezen en beantwoorden van mailtjes en de praatjes met collega’s bij de koffieautomaat. Alle onderbrekingen waar je je wellicht niet bewust van bent, zijn belangrijk om te noteren. Zo krijg je een realistisch beeld.

2. Stel prioriteiten

De next step is stellen van prioriteiten. Dit is het meest belangrijke onderdeel van goed timemanagement. Alleen met de juiste priorering van je werkzaamheden ga je efficiënt en effectief te werk. 

De prioriteitenmatrix van Eisenhower is hierbij leidend. Dit model is geïnspireerd op Dwight Eisenhower, de 34ste president van de Verenigde Staten en timemanager van het eerste uur: 

What is important is seldom urgent and what is urgent is seldom important.Dwight Eisenhower, 34e president van de VS

Eisenhower model
Eisenhower matrix

In dit model worden beslissingen genomen op basis van verschil tussen dringend en niet-dringend, belangrijk en niet-belangrijk. Met andere woorden: wat belangrijk is, is zelden dringend, en wat dringend is, is zelden belangrijk. 

  • Werktaken die belangrijk én dringend zijn, krijgen de eerste prioriteit. Die vereisen direct actie
  • Taken die belangrijk zijn, maar niet dringend, zijn belangrijk om in te plannen voor een later moment. Die moeten namelijk wél door jou zelf worden uitgevoerd
  • Dringende zaken die niet belangrijk zijn, kunnen vaak ook door iemand anders uitgevoerd worden
  • Tot slot: zaken die niet dringend én niet belangrijk zijn, mogen van de lijst geschrapt worden. Zeker in drukke periodes zijn deze werkzaamheden niet van belang. 

3. Maak een dag, week en maandplanning

Hoe haal je het maximale uit je dag, week of maand. Dit doe je door de belangrijke én dringende werktaken urgentie te geven. Zet deze taken bovenaan je to do’s. Begin eerst met de maandplanning, zo krijg je de globale deadlines helder. Werk deze vervolgens uit op week- en dagniveau. 

Tips voor jouw timemanagement

  • Zorg dat je bij het indelen van je agenda ruimte overlaat voor eventuele noodsituaties of bijkomend werk
  • Werk in aaneengesloten blokken van 2 à 3 uur
  • Rooster per dag vaste blokken in voor het lezen en beantwoorden van mails en het voeren van (telefoon)gesprekken
  • Houd daarnaast bij het maken van je dagplanning rekening met de momenten waarop jij het best werkt en je concentratie het hoogst is. Rooster op die momenten de belangrijke én dringende zaken in die jij moet uitvoeren. 

Zo weet je zeker dat je jouw taken full focus volbrengt. 

4. Evalueer je planning

Succesvol timemanagement betekent het overzicht houden en bijsturen waar nodig. Is er iets tussen gekomen waardoor je planning niet gehaald is voor een bepaalde dag? Of is er juist plotseling extra werk toegevoegd dat meer prioriteit heeft? Stuur je planning bij. Zo blijf je het overzicht en de regie houden.

Zorg dat je aan het eind van elke werkweek een moment voor jezelf inroostert om je verrichte werkzaamheden door te nemen en eventuele nieuwe of onvoltooide taken door te schuiven naar je volgende weekplanning. Zo behoud je de rust in je hoofd en ben je volledig in controle.

Valkuilen timemanagement

Een valkuil voor veel beginnende managers is dat ze te weinig taken uitbesteden, delegeren en automatiseren. Gevolg hiervan is dat ze teveel hooi op hun vork hebben. Zeker dringende taken die niet per se belangrijk zijn, zoals het vormgeven van een presentatie die jij gaat geven. Dat kan jij prima door een collega in elkaar laten zetten. 

Een andere valkuil is geen ‘nee’ durven zeggen. Dit is cruciaal om je focus bij je eigen werkzaamheden te houden. Door te vaak andere collega’s te helpen, schiet je uiteindelijk tekort in je resultaten. Ook vervaagt je aandacht hierdoor van je eigen prioriteiten. Een no-go dus! 

Good to know

Op de werkvloer sta je continu bloot aan prikkels: zijn het geen mailtjes of appjes op je scherm dan zijn het wel je collega’s die een praatje willen maken of ergens advies over vragen. Wanneer je je hierdoor teveel laat afleiden, versplintert je aandacht, en werk je minder effectief. Gevolg: minder kwaliteit en uiteindelijk minder impact. Met goed timemanagement excelleer jij op de werkvloer. 

Veelgestelde vragen over timemanagement

Wat is timemanagement?

Timemanagement is effectief en efficiënt met jouw tijd omgaan. De focus ligt op het managen van je aandacht. Door goed timemanagement stel je concrete en haalbare doelen. Zo haal je tegelijkertijd ook meer voldoening uit je dag. Je hebt een werkbare planning en creëert overzicht. Dit geldt niet alleen voor je werk, maar ook voor je privéleven. Zo voorkom je uitstelgedrag en slechte gewoonten. Cruciaal voor succes in je carrière!

Welke 4 stappen moet je doorlopen voor slim timemanagement?

  1. creëer een heel specifiek overzicht
  2. Stel prioriteiten
  3. Maak een dag, week en maandplanning
  4. Evalueer je planning