Overtuigend presenteren? Tips & technieken voor presentaties met invloed

Download onze paper

Op deze pagina:

• Waarom is presenteren zo’n belangrijke skill?
• Wat zijn overtuigende presentatietechnieken?
• Soorten presentaties
• Lichaamstaal: waar moet je op letten als je een presentatie geeft?
• hoe bereid je een presentatie voor?
• hoe bouw je een presentatie op?

Zo hielp presenteren professional Claudia vooruit

Presenteren is cruciaal voor professionals die het maximale uit hun carrière willen halen. Professional Claudia van der Veer deelt haar ervaring in deze 1 Minute Masterclass om jou vooruit te helpen. 

Waarom is presenteren zo’n belangrijke skill?

Presenteren maakt of breekt een project, plan of opdracht. Met een goede presentatie bereik je de volgende stap. Een matig plan met een gelikte presentatie kan namelijk zomaar worden aangenomen en een fantastisch project kan ondersneeuwen door een matige eindpresentatie. Een overtuigende presentatie straalt vertrouwen uit, inspireert mensen en versterkt het teamgevoel binnen een groep. 

Presenteren is goed voor:

• Je zelfvertrouwen: goed presenteren maakt je zeker van je zaak. En de eigenschappen die je hierbij leert, kan je ook in je dagelijkse werkzaamheden toepassen;
• Teamwork: een presentatie komt aan het eind van een project of opdracht. In het traject hiervoor hebben meerdere mensen meegewerkt of bijdragen geleverd. Het maken van een goede presentatie valt of staat met goed teamwork;
• Je zichtbaarheid binnen het bedrijf: moet jij spreken op een event? Dan ben jij hét gezicht van je organisatie. Dit geeft kansen om je personal brand goed neer te zetten.

Wat zijn overtuigende presentatietechnieken?

Bij elke presentatie gebruiken professionals een aantal technieken om de aandacht van het publiek van het publiek. Denk aan:

• Keep it short and simple: vertel niet teveel tijdens een presentatie en verzandt niet in details waar je publiek niks van afweet. De gemiddelde luisteraar onthoudt 3 dingen van een presentatie en dat lukt alleen als ze het minimaal 3 keer horen. Laat je key findings dus een aantal keer terugkomen; 
• Maak het overtuigend, ken geen twijfel: als je enigszins twijfelend overkomt tijdens je presentatie, is je publiek dat des te meer. Sta dus achter je boodschap, anders krijg je allerlei lastige vragen op het eind; 
• Maak het persoonlijk: anekdotes, ervaringen en voorbeelden maken je verhaal betrouwbaar, relevant en vooral leuk om naar te luisteren. Zo houd je de aandacht bij je publiek vast en maak je het herkenbaar: “Toen zagen we ineens een kans om het project bij te sturen en dat hebben we zo gedaan.”;
• Gebruik je handen: niks zo slaapverwekkend als een spreker die de tekst op zijn of haar blaadje voorleest. Gebruik je handen en lichaamstaal om een verhaal tot leven te wekken. Hoe je dat doet? Kijk deze TEDx Talk van Will Stephen. Een kleine 6 minuten over helemaal niks.

Storytelling: zo houd je mensen geboeid

Een presentatie die blijft hangen, is meer dan een opsomming van feitjes en resultaten. Met storytelling breng je jouw presentatie tot leven. Hoe maak je van jouw presentatie een verhaal? Storytelling draait om identificeren met een persoon. 

Filmreeksen als Star Wars (Luke Skywalker), The Hunger Games (Katniss Everdeen) en Harry Potter hebben allemaal een hoofdpersoon, die voor conflicten en uitdagingen komt te staan. Door deze gebeurtenissen zie je de held een karakterontwikkeling doormaken. Dit maakt situaties herkenbaar. Hoe pas je dit toe op jouw presentatie? Je presentatie hoeft geen episch avonturenverhaal te worden, wél moet je deze drie hoofdingrediënten gebruiken voor je verhaal. Wie is de held van jouw verhaal? 

Soorten presentaties

Er zijn verschillende soorten presentaties en bij al deze vormen van presenteren moet je met verschillende zaken rekening houden. We zetten alle soorten op een rij met daarbij de belangrijkste kenmerken:

• Lezing: een uiteenzetting van een vakinhoudelijk onderwerp met weinig interactie. Gevaar: duurt lang en gaat soms (te) diep in op de materie, wat niet altijd goed is voor de aandacht van het publiek; 
• Interne presentatie: een presentatie aan collega’s die snel tot de kern komt. Heeft vaak een duidelijk doel, een discussiemoment na afloop en er worden vervolgstappen opgesteld; 
• Pitch: kort verkooppraatje dat je gebruikt wanneer je jezelf voorstelt, een product wilt promoten of wanneer je een buy-in bij de directie wilt (zie onder voor tips). To-the-point en duurt zo’n 2 minuten. Ook heb je een;
  1. Verkooppresentatie: gebeurt veel op stands bij vakbeurzen en zijn kort en bondig met veel promowoorden als ‘goedkoper’ en ‘uniek’. Ook gebruik je hier veel one-liners en laat je de werking van je product zien
  2. Bedrijfspresentatie: hiermee zetten professionals van organisaties hun bedrijf neer voor prospects. Hierbij is het de kunst om je presentatie vanuit de klant in te steken: wat hebben zij aan jou en je organisatie?
• Speech: gebruik je bij afscheid en bijzondere gebeurtenissen en is persoonlijk, bevat humor, kent anekdotes en duurt max 10 minuten.

Buy-in krijgen bij de directie met een sterke pitch

Heb jij toestemming nodig van de directie of het managementteam (mt) voor een project dat je wilt doen? Dan moet je jouw leidinggevenden zien te overtuigen. Een buy-in krijg je door een goede pitch voor te bereiden. Dat doe je door dit stappenplan aan te houden:

1. Zorg dat je weet voor wie je spreekt en speel in op wat hij/zij belangrijk vindt. Kijk hierbij ook naar je doelstelling: kom je alleen informeren of heb je goedkeuring nodig?
2. Vraag of ze openstaan voor het project. Klink misschien een beetje gek, maar de directie is een belangrijke laag binnen een organisatie en hun tijd is kostbaar. Door expliciet van tevoren te vragen of je van hun tijd gebruik mag maken, krijg je ze in de goede stemming;
3. Zorg dat je alle belangrijke onderdelen van een pitch meeneemt en benoemt, zoals: de toegevoegde waarde voor de organisatie van jouw project, de potentiële obstakels en uitdagingen;
4. Vertel het mt of de directie wat hun rol is binnen het project en zorg dat ze zich committeren aan jouw plan. Vertel tijdens je pitch waarvan jij denkt op welk onderdeel zij de meeste waarde aan het project toevoegen;
5. Vraag straightforward wat er moet gebeuren om hen mee te krijgen Zo creëer je draagvlak.

Lichaamstaal: waar moet je op letten als je een presentatie geeft?

Tijdens het presenteren moet je letten op drie dingen: je houding, positie en ademhaling. Om met die laatste te beginnen: houd je rust tijdens het spreken door vanuit je buik adem te halen. Dat betekent diep in- én uitademen. Zo gaat er meer zuurstof naar je hersenen, waardoor je scherper blijft en het maximale uit je presentatie haalt.

Daar komt bij: wanneer je goed vanuit je buik ademt, ga je automatisch rechtop staan. Zo neem je vanzelf een rustige en zelfverzekerde houding aan. Een rustige houding straalt expertise uit en wekt zo vertrouwen bij je publiek. En let op je positie. Maak oogcontact en sta niet per ongeluk met je rug naar het publiek toe.

Hoe bereid je een goede presentatie voor?

Bij de voorbereiding van je presentatie draait het om drie dingen: het vaststellen van de boodschap die je wilt overbrengen, de onderwerpen daarbij op een rij zetten en de storyline erbij bedenken.

• First things first: zet alle onderwerpen op een rij die aan bod moeten komen. Dit is -nogal- een open deur, maar niks zo vervelend als een onderwerp last minute in je presentatie vouwen, omdat je er van tevoren niet bij stil stond. En met het oog op je storyline is het belangrijk om de volgorde van je onderwerpen scherp te hebben
• Ken je publiek door antwoord te geven op vragen als: 
  1. Wie zitten er in het publiek?
  2. Hebben het publiek en ik overeenkomsten?
  3. Wat wil het publiek weten over mijn onderwerp?
  4. Wat is de reden dat ze aanwezig zijn?
  5. Wat zouden zij uit mijn presentatie willen halen?
• Maak voor jezelf duidelijk wat JIJ wilt met je presentatie. Iets presenteren is per slot van rekening iets persoonlijks en jij bent de expert. Stel dit vast door de volgende vragen te beantwoorden: 
  1. Wat zijn de 3 belangrijkste learnings die ik wil meegeven?;
  2. Kan ik anekdotes of storytelling in mijn presentatie gebruiken?
  3. Welk gevoel moet het publiek hebben bij het verlaten van de zaal?
  4. kan ik iets geven aan de luisteraars om mee naar huis te nemen?
  5. Is er iets interactiefs nodig tijdens de presentatie?
• Werk aan een duidelijke spanningsboog. Voorkom dat je alleen maar zit te praten. Wissel tijdens het presenteren inhoudelijke delen af met luchtigere stukken, zoals iets interactiefs of een korte video
• Geef een teaser weg. Je houdt de aandacht langer vast door aan het begin van je presentatie een leerpunt of curieus detail weg te geven, waar je op het eind van je presentatie op terugkomt
• Tel het aantal woorden: gemiddeld passen er 180 gesproken woorden in een minuut. Zo maak je een goede inschatting van de tijdsduur van je presentatie
• Last but not least: oefen je presentatie thuis van tevoren voor je vriend, vrouw, collega, buurman, vriend of zus.

Hoe bouw je een presentatie op?

Met een duidelijke structuur zorg je ervoor dat de mensen in de zaal jouw verhaal makkelijk kunnen volgen. Dat doe je niet alleen door een logische opbouw in je verhaal te zetten, maar ook door je publiek mee te nemen in deze opbouw. Dat doe je door:

1. Aan het begin te vertellen welke onderwerpen aan bod komen
2. Tijdens de presentatie een aantal keer aan te geven waar je bent
3. Af en toe stukken samen te vatten.

Inleiding presentatie

Een goede inleiding zorgt ervoor dat je publiek zin krijgt in je presentatie. Zorg er daarom voor dat je met je intro duidelijk maakt wat je wilt bereiken en de interesse opwekt. Met deze tips maak je de inleiding van je presentatie catchy:

• Geef een spreuk, metafoor, gezegde of citaat: met een tekst van Albert Einstein, zoals: ‘Waanzin is steeds opnieuw hetzelfde doen, en dan verschillende uitkomsten verwachten’, heb je direct de aandacht van je publiek. Zorg er natuurlijk wel voor dat het iets met je onderwerp te maken heeft
• Een open vraag: ‘Wie in de zaal heeft deze week nog iets online geshopt?’ Door mensen direct aan te spreken en dwingen na te denken, zet je ze direct op scherp
• Drop een stelling: ‘Je kan maximaal 5 uur per dag productief werken’. Hierdoor maak je mensen nieuwsgierig. Iedereen wil weten hoe jij die stelling gaat onderbouwen
• Laat direct zien waar een probleem ligt: doe dit bijvoorbeeld door middel van een snel stijgende of dalende grafiek
• Deel een ervaring, anekdote of waargebeurd verhaal: ‘Doordat we dezelfde kansen zagen, besloten we om deze app te bouwen’, zo maak je het persoonlijk en identificeer jij je met de mensen in de zaal
• Gebruik humor: probeer dit van tevoren wel even uit bij je collega’s. Humor die iedereen begrijpt, is goed afstemmen. Een handige manier hiervoor is een connectie leggen met de actualiteit
• Doe een raadsel of quiz via Kahoot: een manier die altijd werkt is ‘waar of niet waar’.

Slot presentatie

Hoe sluit je een presentatie af? Ook daarvoor zijn een aantal manieren:

• Sluit altijd af met een samenvatting
• Benoem je kernboodschap of conclusie nog een keer: zo onthouden mensen waarvoor je de presentatie hebt gegeven
• Zorg voor een uitsmijter: een goede methode is door terug te grijpen op de teaser die je in de introductie hebt gegeven. Laat die schokkende grafiek bijvoorbeeld nog eens zien en leg hier je belangrijkste learnings naast
• Doe een voorspelling of schets een toekomstscenario: door te vertellen hoe het er over 10 jaar uitzit, zet je mensen aan het denken
• Ga voor kort en krachtig: je hebt al lang genoeg de aandacht vastgehouden. Herhaal je kernboodschap en vat de hoofdpunten samen. Handige vuistregel hierbij: een goed slot is zo’n 10% van je gehele presentatie.

Einde presentatie. En dan?

Geniet even van je applaus en neem het in ontvangst. Welverdiend!  Zorg er ook altijd voor dat je laatste slide van je presentatie de tekst: ‘Vragen?’ bevat. Zo nodig je mensen uit om vragen te stellen en nog verder te discussiëren over je bevindingen. 

Wil jij ook jouw persoonlijke en professionele ontwikkeling naar een hoger niveau tillen?Check onze opleidingen & trainingen