Op school leren we samenwerken, maar op de werkvloer gaat het vaak mis. Hoe zorg je er voor dat het toch soepel verloopt? Samenwerken met een directe collega of met iemand van een andere afdeling. Iedereen krijgt er mee te maken. Soms gaat het verrassend goed, maar er zijn ook samenwerkingen waarbij het al vanaf seconde één misgaat.
Het is dan lastig om de vinger op het pijnpunt te leggen. "Elke situatie is anders en moet dus ook op een andere manier worden opgelost”, zegt Jeanneke, samenwerkings- en teamcoach. "Dit komt omdat ieder bedrijf een eigen cultuur heeft en ieder mens verschillend is.’’
Door de coronacrisis is het samenwerken op de werkvloer flink veranderd. De communicatie ging niet meer face to face, maar via computerschermen. Hierdoor werden mensen vooral in hun eigen teams gezogen. "Op kantoor kan je nog makkelijk naar een andere afdeling lopen. Maar de drempel om te bellen met een onbekendere collega is toch een stuk hoger’’, vertelt Humanresourcesdeskundige Imke van Kampen, eigenaar van Frem HR.
En goed contact onderhouden met collega's is juist hét kernpunt van een soepele samenwerking, zegt Janneke. "Bij samenwerken heb je iets van elkaar nodig. Je bent afhankelijk van elkaar om het project af te ronden of een bedrijf draaiende te houden. En dan moet je ook weten wat je aan elkaar hebt.’’
Je hoeft dus niet per se te weten wat de lievelingskleur van je collega is, maar wel op de hoogte zijn van iemands karaktertrekken en weten hoe diegene werkt. "Wees je bewust dat mensen een andere visie hebben, maar ook een ander karakter. Het is wat kort door de bocht, maar ik kan me zo voorstellen dat mensen bij financiën veel introverter zijn dan bij marketing. En bij een samenwerking kan dit soms botsen’’, vertelt Imke.
Bij een samenwerking moet je dus goed op elkaar inspelen. Dit gaat soepeler met een collega die je vaak spreekt dan met iemand die je ooit een keer hebt gezien. Daarnaast ligt het er ook aan hoe je bedrijf is ingericht. Is het een eilandjescultuur waar iedereen los van elkaar werkt of wordt er juist interdisciplinair samengewerkt? Aan dit laatste moet iedereen binnen een paar jaar geloven, voorspelt Gert Jan van Halem, Chief Technology Officier bij IT-bedrijf Devoteam: "Het wordt de nieuwe norm. Daar ben ik van overtuigd.’’
Maar wat betekent het? Bij een interdisciplinaire samenwerking, werken verschillende afdelingen met elkaar samen. Bij Devoteam betekent deze samenwerking; dat elk team ICT’ers, managers, marketeers, ontwerpers en bijvoorbeeld ontwikkelaars bevat. "Intern is het zo ingericht dat elke ‘pijler’, voor bijvoorbeeld Google of Microsoft, 30 tot 60 medewerkers onder zich heeft. Zij staan als team met elkaar in contact, maar delen ook informatie met andere pijlers.’’ En de samenwerking gaat verder. Gert Jan legt uit dat er voor klanten nieuwe teams uit verschillende pijlers wordt gevormd. "Op deze manier helpen we de klant vanuit verschillende disciplines en komen we tot veel betere resultaten.’’
Bij Devoteam kan het dus voorkomen dat de medewerker bij elk nieuw project met andere mensen werkt. "Hierom organiseren we om de week een lunch, waar mensen hun nieuwe projecten of ontdekkingen presenteren’’, legt Martijn van Veen, Managing Director bij Devoteam uit. "Dan weten iedereen wat er speelt en leren we elkaar kennen.’’ Ook zijn er sessies waarbij gewoon wordt gekletst. "Als je samen een biertje hebt gedronken, dan gaat het samenwerken een stuk makkelijker’’, vertelt Martijn met een knipoog.
Op deze manier kent iedereen uit het bedrijf elkaar en is er dus ook geen drempel om contact te leggen. HR-expert Imke adviseert ook andere bedrijven om dit soort bijeenkomsten te organiseren. En ook nieuwe medewerkers direct bij deze werkstructuur te betrekken. "Geef de nieuwe medewerker een rondleiding en laat elke afdeling zich voorstellen. Dan is het direct duidelijk dat het hier om echte mensen gaat.’’ Ook adviseert ze om de nieuwe medewerker een mentor of buddy te geven uit een ander team. "Dan leren ze van elkaar én gaat het contact veel organischer.’’
En alhoewel er door samenwerking meer verbondenheid ontstaat, zijn er ook nadelen. Zo zullen er zich veel meer irritaties voordoen, dan wanneer één vertrouwd team de opdracht uitvoert. Zo'n probleem kan voorkomen worden door de opdracht heel duidelijk uit te leggen en één lijn te trekken. Janneke: "De financiële afdeling wil bijvoorbeeld dat alles binnen het budget blijft, terwijl de marketing zo creatief mogelijk wil denken. Als je binnen je eigen denkwijze blijft, dan ontstaat er frictie.’’
En hoe meer frictie er ontstaat, hoe sneller mensen geïrriteerd raken. "Een kortaf mailtje is dan snel verzonden. Het is slimmer om eerst even tot rust te komen’’, adviseert Janneke. "Als je bent bijgekomen. Bel dan degene die de mail heeft verzonden of diegene die voor de irritatie zorgt. Dan wordt iemand een echt mens, in plaats van de veroorzaker van je problemen.”
Geef bij een samenwerking dus ook feedback op elkaars communicatie, zegt Janneke. "Daarnaast is feedfoward net zo belangrijk als feedback. Bespreek van te voren wat je van de ander verwacht.’’ Dus wanneer de deadlines van dit project zijn, wat ieders taken zijn en hoe dit wordt gecommuniceerd. "Zorg ervoor dat alle onduidelijkheden direct uit de wereld worden geholpen. Dan is de basis voor een goede samenwerking in ieder geval gelegd.’’
Voorkom valkuilen dankzij tips van Misja Bouma
- Bepaal één duidelijke visie vanuit het “waarom” en herhaal hem geregeld. "Vaak wordt te snel gedacht ‘ik snap het wel’ of iemand is na een paar weken het doel vergeten. Door de visie en het doel van de samenwerking te herhalen, blijven alle neuzen dezelfde kant op staan;
- Leg als manager de verantwoordelijkheid écht bij het team. "Focus je op het eindresultaat en niet op de reis ernaartoe. Bij een samenwerking mag er gestoeid worden, als het eindresultaat maar goed is.’’;
- Fouten maken mag. "Samenwerkingen gaan gepaard met fouten. En dat is goed. Daar leer je van en kan je de volgende keer toepassen.’’;
- Maak de verschillende taken duidelijk, klein en behapbaar. "Op deze manier weet iedereen waar hij aan toe is en wat diegene moet doen. En kan dus zijn of haar rol in de samenwerking goed volbrengen.’’;
- Je behaalde doel vieren: "Dit kan met een high five of een borrel. Maar sta even stil bij het behaalde resultaat en race niet direct door naar de volgende taak. Zo hou je de motivatie ook hoog voor jezelf en binnen het team.’’
