De afgelopen weken is er tijdens deze coronacrisis veel gepubliceerd en opgemerkt over de vraag hoe moet worden omgegaan met de huidige lopende Europese aanbestedingen en lopende contracten. Hieronder vind je een samengestelde – veel aangegeven – top 5 van beheersmaatregelen die zijn genoemd. Hierdoor kun je je snel een beeld vormen van de beheersmaatregel(en) die mogelijk op jouw inkoop- en aanbestedingstraject en huidige contracten van toepassing zijn.
Dit is de top 5 van beheersmaatregelen in crisistijd
- Verleen de indieningstermijn van de aanbestedingsprocedure uitstel
- Bevries de aanbestedingsprocedure
- Ga op zoek naar alternatieven voor de planning van de aanbestedingsprocedure
- Verleng de huidige contractduur
- Kom leveranciers (met name zzp’ers) financieel tegemoet met korte betalingstermijnen van factuur
1. Verleen de indieningstermijn van de aanbestedingsprocedure uitstel
We hebben vandaag de dag te maken met bijzondere omstandigheden. Veel bedrijven krijgen onverhoeds te maken met minder personeel en/of met een financieel moeilijke situatie. Dat maakt uitstel van de indieningstermijn een aantrekkelijke - en relatief gemakkelijk uit te voeren - beheersmaatregel. Uiteraard hangt de toepasbaarheid daarvan wel af van de fase waarin een (Europese) aanbesteding zich bevindt en van de vraag wat voor soort product, dienst of werk er wordt ingekocht. Per branche en leveranciersgroep betekent een dergelijke maatregel dus maatwerk. Gezien de bijzondere omstandigheden waarin bedrijven verkeren kan een snelle inventarisatieronde langs de inschrijvers helpen om daar een goed beeld van te krijgen, zodat kan worden bezien of uitstel inderdaad de gewenste maatregel kan zijn.
De inkoopsite van de overheid PIANOo doet een uitdrukkelijke oproep om van deze maatregel gebruik te maken. Hieronder citeren we de toelichting waarom dit nu noodzakelijk wordt geacht. Het Centre of Excellence for Public Procurement-netwerk van BMC & Yacht (met circa 900 leden) ondersteunt deze oproep.
Citaat PIANOo website 18 maart jl.: “PIANOo adviseert aanbestedende diensten hun lopende aanbestedingen te bekijken en te bepalen of de coronacrisis invloed heeft op hun aanbestedingsprocedures. Denk hierbij
bijvoorbeeld aan het verlengen van eventueel gestelde termijnen. Omdat veel mensen in verband met het coronavirus thuis werken kan het lastiger zijn in teamverband een aanmelding of inschrijving tot stand te brengen. Indien aanbestedende diensten hier gehoor aan willen geven, dienen zij alle betrokken partijen gelijktijdig dezelfde informatie verstrekken. Daar hoort in het geval van een Europese aanbesteding of een nationale procedure met voorafgaande bekendmaking een rectificatie in TenderNed bij.”
2. Bevries de aanbestedingsprocedure
Het bevriezen (tijdelijk stopzetten) van de procedure is, in het verlengde van uitstel verlenen, een laagdrempelige en eenvoudig te nemen stap. Een dergelijke bevriezing zou echter kunnen leiden tot minder aandacht en/of interesse van de inschrijvers, omdat - indien er geen vervolgplanning wordt gecommuniceerd - het aanbestedingsproject blijft ‘hangen’ en niet duidelijk is wanneer dit weer wordt opgestart. Bovendien is een vaak genomen vervolgstap van het bevriezen van een aanbestedingsprocedure het intrekken ervan. Tijdens de bevriezingsperiode zouden de marktomstandigheden en/of de scope van kenmerken/technische inzichten immers kunnen wijzigen. Deze variant vraagt dus zeker meer aandacht. Het lijkt in beginsel een aantrekkelijke maatregel, maar het kan voor het project grote gevolgen hebben als een vervolgplanning niet concreet kan worden gemaakt. Wanneer je de procedure dan weer wilt opstarten, kan er om bovengenoemde redenen een - wezenlijke - wijziging van het vraagstuk hebben plaatsgevonden. Met het bevriezen van de procedure stap je dus als het ware ‘uit’ de aanbestedingstrein.
Bij het verlenen van uitstel van indienen van de offerte is dat daarentegen niet het geval. Daarbij blijf je wél ‘in’ de aanbestedingstrein zitten; alleen het spoorboekje wordt enigszins aanpast. Het eindstation blijft hierbij in zicht; je komt alleen wat later op de plek van bestemming.
3. Ga op zoek naar alternatieven voor de planning van de aanbestedingsprocedure
Indien het voor zowel de opdrachtgever als de opdrachtnemers (leveranciers) onmogelijk blijkt te zijn om binnen de huidige planning de aanbestedingswerkzaamheden af te ronden, kan - in onderling overleg - worden besloten om de aanbesteding in de vakantieperiode (juli en augustus) te laten doorlopen. Dit in tegenstelling tot de oproep vanuit de Gids proportionaliteit en de beroepsverenigingen om dit niet te doen. Maar ook hier geldt dat dit juist in bijzondere tijden als een realistische mogelijkheid kan worden gezien, die zorgt voor wat (meer) lucht in de planning van de aanbestedende diensten.
Dit geldt uiteraard niet alleen voor de zomervakantie, maar eventueel ook voor andere vakantieperioden die hiervoor gebruikt kunnen worden. Deze maatregel is gemakkelijk toe te passen.
4. Verleng de huidige contractduur
In de komende weken en maanden zullen bij de verschillende overheden - aanbestedingsplichtige - contracten aflopen die weer opnieuw aanbesteed moeten worden. Een veelgehoorde oproep hierbij is om deze contracten te verlengen (indien daar een contractuele mogelijkheid voor is). Houd er in dat geval wel rekening mee dat hiervoor wederzijdse goedkeuring moet zijn. Ga op tijd in overleg met je huidige contractpartner/leverancier. Bespreek daarbij duidelijk onder welke condities dit gebeurt. Daarbij kun je een disclaimer opnemen dat indien er een nieuwe Europese aanbesteding is
uitgevoerd - en er een definitieve gunning heeft plaatsgevonden - de huidige overeenkomst automatisch komt te vervallen.
5. Kom leveranciers (met name zzp’ers) financieel tegemoet met korte betalingstermijnen van factuur
Dit is een beheersmaatregel die iets zal vragen van de efficiënte en effectieve factureringsafhandelingsystemen van de verschillende overheidsorganen. Er wordt al langer gepleit voor een strakkere betalingsdiscipline vanuit de overheden en dit heeft bij veel gemeenten, provincies en ministeries ook zeker zijn effect gehad. In veel inkoopbeleidsstukken staat al een dergelijke regel opgetekend, namelijk dat men - mits juist ingediend en van de correcte gegevens voorzien - facturen snel zal betalen (vaak binnen 30 dagen). In de huidige situatie lijkt het echter aan te bevelen om dit nog eens nader te beoordelen en te kijken of het misschien nog sneller kan. Daarbij kan dan worden beoordeeld welke drempelverlagende maatregelen er kunnen worden genomen (toetsen van
een ‘purchase to pay’-proces) om facturen sneller te kunnen afhandelen (binnen 2 weken). Deze beheersmaatregel betekent maatwerk en is afhankelijk van welk soort en type leverancier dit betreft; met name voor zzp’ers kan een dergelijke maatregel het verschil maken, omdat andere klussen en/of opdrachtgevers snel kunnen wegvallen.
Meer weten over inkoop en Europees aanbesteden in crisistijd?
Heb je vragen over de implementatie van deze maatregelen? Of mis je nog een bepaalde beheersmaatregel? Dan hoor ik dat graag. Je kunt mij bellen via T: 06 - 13 34 61 43 of stuur mij een e-mail.
