De herkomst, de toepassing, het ‘ketendenken’ en de verschillende niveaus die te behalen zijn; met zijn workshop ‘introductie in lean’ neemt Marnick van der Zee je mee in de filosofie van het verminderen van verspilling. Met hele praktische antwoorden op vragen als ‘waarvoor wordt lean gebruikt?’ en ‘wat heb je eraan?’ toont hij aan dat veel organisaties nog flinke stappen kunnen zetten op dit gebied.
Trendy marketingterm
Tussen zeggen lean te zijn en dat ook daadwerkelijk waarmaken zit vaak een groot verschil bij bedrijven en overheden, zo is de ervaring van Marnick. “Het wordt makkelijk geroepen, als een soort van trendy marketingterm, maar de praktijk is vaak nog anders. En wat ik dan hoor? Mijn organisatie beweegt pas als het knelt. Of: pas als zaken misgaan, willen we aan veranderingen werken”, zo verhaalt Marnick vanuit de praktijk.
Echt een samenspel
Wat lean precies inhoudt? De uitleg hoeft niet hoogdravend te zijn. Je wilt verspilling verminderen, bedenkt een verbetering, implementeert die, monitort vervolgens het effect en stelt afhankelijk daarvan al dan niet bij. Dit in de praktijk uitvoeren blijkt echter minder eenvoudig. Niet in de laatste plaats omdat het om sterke samenwerking vraagt tussen collega’s van vaak meerdere afdelingen. Marnick: “Lean is echt een samenspel. Neem als voorbeeld een productiebedrijf dat via efficiencyslagen de productie verhoogt. Als vervolgens de producten niet verkocht worden door sales dan kun je niet van een succes spreken. Alles grijpt in elkaar.”
Het gezonde boerenverstand
Sommige bedrijven in ons land zijn al heel ver in de toepassing van lean. “Als beste voorbeeld noem ik altijd Scania. In alle geledingen van het bedrijf is de lean werkwijze geïmplementeerd. Maar gelijktijdig zeg ik: op veel plekken kunnen nog grote stappen worden gezet. We zijn een volk van de schouders eronder zetten, van het gezonde boerenverstand, en daardoor zijn we behoorlijk sterk in het doordrukken van oplossingen. Maar we vergeten vervolgens vaak te kijken en te evalueren wat wel en wat niet goed gaat, wat beter kan. Met evalueren optimaliseer je enerzijds de stap die je zet, en anderzijds krijg je hierdoor een beeld van eventuele nadelige gevolgen elders in de organisatie. Jouw vermindering van verspilling kan in het totale proces tot meer verlies leiden. Dat wil je natuurlijk voorkomen. Maar we gaan vaak eerder en liever door met het volgende project. Met het toepassen van een lean-filosofie zouden we in veel gevallen beter af zijn.”
Belangrijk bij het implementeren van lean is ook het kunnen omgaan met feedback. En op dat punt ziet Marnick het met regelmaat haperen op de werkvloer. “Iedereen moet feedback kunnen geven én ontvangen. Een kritische blik is belangrijk om tot verbeteringen te komen. Maar niet iedereen kan daar even makkelijk mee omgaan.”
Cherry picking
Het belangrijkste advies dat Marnick bedrijven en overheden geeft die beginnen met lean: start kleinschalig en zet pas een nieuwe stap na een goede evaluatie. “Die kleinschalige aanpak kun je zien als een vorm van cherry picking. Een mooi voorbeeld daarvan is het digitaliseren van de facturering. Op dat vlak zijn we in Nederland volgens mij de marktleider in de wereld.”
“Kijk ook heel goed hoe de lean-filosofie past bij de mensen in je organisatie”, zo gaat hij verder. “Het is een heel verschil of je bijvoorbeeld een reclamebureau of een club met hoofdzakelijk technische mensen bent. Bij de een voert creativiteit de boventoon en bij de ander een systematische aanpak. De verwachtingen die je mag hebben bij het toepassen van lean kunnen dan ook niet overal gelijk zijn. Wil je bijvoorbeeld de opslag van documenten verbeteren, dan is het niet reëel om in een organisatie met hoofdzakelijk creatieve mensen hetzelfde resultaat te verwachten als bij medewerkers die van nature gestructureerd zijn. Je moet verwachtingen afstemmen op je mensen, je moet draagvlak hebben, zij moeten het immers doen.”
Op individueel en teamniveau
De lean-aanpak en -doelen afstemmen op je mensen is dan ook de belangrijkste succesfactor in de ogen van Marnick. Op individueel en op teamniveau. “Natuurlijk zal het nooit zo zijn dat iedereen vanaf het eerste moment volledig meegaat in de verandering. Maar om te slagen moet dat wel bij het merendeel het geval zijn. Ik hanteer hier altijd de 80-20-regel. Los van het belang is het volgens mij ook al heel mooi als 80% zich happy voelt bij datgene wat moet worden verbeterd. En die grote meerderheid trekt de rest vaak wel mee in de juiste richting.”
Stap voor stap
De belangrijkste valkuilen volgens Marnick? Te veel hooi op de vork nemen en de lean-aanpak te ingewikkeld maken. “Ik zie het met regelmaat gebeuren. Een verspilling wordt beetgepakt, maar tijdens het traject loop je tegen andere verbeterpunten aan. Laten we die ook maar meteen meenemen, zo wordt dan gezegd. En voor je het weet ben je met allerlei zaken gelijktijdig bezig. De scope wordt minder duidelijk, met als resultaat dat alles half gebeurt. En dan kom ik weer terug op mijn advies: stap voor stap.”
