Om schaarste het hoofd te bieden en potentiële medewerkers de beste ‘candidate experience’ te geven, heeft ABN AMRO haar afdeling Talent Attraction in 2018 een nieuwe opzet gegeven. Alle expertise rondom het aantrekken van talent werd geïntegreerd en bij vier multidisciplinaire doelgroep-teams belegd. Zij kennen de markt van de specifieke doelgroep, weten waar talent te vinden is en adviseren de business over het invullen van hun vraag. Daarnaast houden de teams zich bezig met procesoptimalisaties. Zo interviewden ze enkele honderden inhurende managers over hun ideale inhuurproces. De resultaten verwerkte Talent Attraction in een nieuw, efficiënter inhuurproces voor externen. Het resultaat: suppliers worden nu ingezet op doelgroepen waar ze waarde toevoegen en er is meer grip op kosten. Daarover is de interne organisatie te spreken. 'Ons tevredenheidscijfer is gestegen van een matige zes naar een acht. Daar zijn we als team trots op.'
Talent aantrekken in een schaarse arbeidsmarkt vereist een andere benadering. 'ABN AMRO stelt zich ten doel om medewerkers de beste candidate experience te geven. Dat begint al vóór ze in dienst zijn', vertelt Linda Beugeling, domain expert flex-staffing bij ABN AMRO. 'Om die omwenteling te maken, hebben we de afdeling Talent Attraction vier jaar geleden anders ingericht.'
Expertise geïntegreerd
In de nieuwe opzet is alle expertise rondom het aantrekken van talent - van employer branding, werving vast en flex tot off- en reboarding – geïntegreerd en belegd bij zes teams waarvan vier multidisciplinaire teams: IT & Digital, Analyst & Quants, Steering, Oversight & Enablement en Commercial. Gezamenlijk tellen de teams 40 talent acquisition specialisten en sourcers, die zich binnen een Agile werkproces richten op het werven en voorselecteren voor vaste functies, flex-functies of allebei. 'Deze inrichting maakt ons flexibeler doordat we pieken binnen het team en de doelgroep op kunnen vangen.' Dit kan alleen omdat elke talent acquisition specialist, ongeacht zijn/haar expertise, kennis heeft van elke discipline. Dat maakt hen flexibel. Of, zoals Linda het zegt: 'Uiteindelijk komt het allemaal neer op het aantrekken van talent.' Door de specifieke doelgroepen-kennis zijn medewerkers in staat om elkaar te ondersteunen, wat resulteert in een beter advies over de invulling van de vraag. 'Ontvangen we een vacature voor een vaste betrekking en zien we: dit gaat nooit lukken? Dan zetten we ‘m direct door naar flex', aldus Linda.
Grip op inhuur door procesoptimalisatie
Naast de nieuwe opzet van de afdeling heeft men het inhuurproces onder de loep genomen. 'We spraken enkele honderden inhurende managers over hun ideale inhuurproces. Achteraf bleken hun behoeften simpel maar doeltreffend: elimineer alles wat overbodig is uit het inhuurproces.' Daar heeft de afdeling naar geluisterd: 'Zo ben je de voorheen tijdsintensieve invulvelden van een aanvraag tegenwoordig in drie muisklikken door.'
Leveranciers onder de loep
Om een eerlijk speelveld te creëren, paste Talent Attraction het beleid rondom leveranciers aan. Nu heeft ABN AMRO 19 preferred suppliers die voor meerdere doelgroepen leveren. De bank heeft deze zelf gecontracteerd, volgens dezelfde voorwaarden als alle andere leveranciers die gecontracteerd zijn door Yacht Externen Management (YEM). ABN AMRO onderscheidt 14 verschillende doelgroepen, waarbij men heeft getoetst waarin de leveranciers zijn gespecialiseerd en met welke de business graag samenwerkt. 'Zo hebben we voor IT en Security een mix van grote spelers en daarnaast nichepartijen via YEM gecontracteerd.', zo licht Linda toe.
Uiteindelijk komt het allemaal neer op het aantrekken van talent
Benchmarken tarieven
Ook heeft ABN AMRO zogenoemde ratecards geïmplementeerd: elke doelgroep valt binnen een marktconforme ratecard, gebaseerd op het functiehuis van ABN AMRO. Leveranciers krijgen de ruimte om binnen een bandbreedte te leveren. Tussen doelgroepen zijn duidelijke verschillen, onder andere vanwege afwijkende schaarste. Zo kent IT hogere tarieven dan commercie. Tarieven worden periodiek gebenchmarkt om de marktconformiteit te borgen.
Corona heeft managers meer vertrouwen gegeven in thuiswerken
Op deze manier is het nieuwe model Inhuur ontstaan, dat ABN AMRO inmiddels vijf jaar gebruikt. Talent Attraction is sindsdien bezig het model continu te verbeteren. Daarvoor draait het ieder kwartaal zo’n vijf projecten volgens de Agile/Scrum methode. Denk hierbij aan procesoptimalisaties, implementaties van veranderende wet- en regelgeving, doorontwikkeling van de strategie, monitoren van leveranciers, toetsing van tevredenheid over de ingezette (externe) medewerkers bij de managers en vertrekkende (tijdelijke) medewerkers vragen naar hun ervaringen. Tot slot vraagt Talent Attraction medewerkers elk kwartaal naar hun tevredenheid over het complete proces vanaf de sollicitatie, de aanname tot de start. De tevredenheid steeg daarin van een matige zes naar een acht in de nieuwe situatie. 'Daar zijn we als team trots op.'
Ruimte voor innovatieve oplossingen
Met een gedegen basisproces ontstaat er ruimte voor innovatieve oplossingen, met als onderliggende vraag: wat kunnen we nog meer doen om goede medewerkers voor vast en tijdelijk te werven in een schaarse arbeidsmarkt? Een voorbeeld dat Talent Attraction onderzoekt is om medewerkers in het buitenland te rekruteren en op afstand te laten werken. 'Corona heeft managers meer vertrouwen gegeven in thuiswerken. Het grootste struikelblok was: hoe contracteer je iemand die in pakweg Portugal woont en 100% online in Nederland aan het werk gaat?' Op dit moment gebeurt dit bij ABN AMRO al met zzp’ers. De afdeling onderzoekt, in samenwerking met de crossborderdesk van YEM, hoe ze dit via een buitenlandse leverancier ook kan organiseren voor gedetacheerden. 'En we onderzoeken hoe we dit compliant organiseren voor eigen geworven medewerkers.' Voor medewerkers uit het buitenland geldt nu dat zij voor de onboarding naar Nederland komen. Dat is noodzakelijk omdat medewerkers bij ABN AMRO uitsluitend mogen werken op een werklaptop van de bank. 'Het ideale plaatje is dat men überhaupt niet meer naar kantoor komt en dat alles op afstand geregeld wordt.' Zo blijft er voor Talent Attraction van ABN AMRO nog voldoende te wensen over om te blijven voldoen aan haar eigen doelstelling: altijd zorgen voor de juiste medewerker op de juiste tijd en plaats.
De achterdeur dichthouden als schaarste-maatregel: Dat in een schaarse markt binding van medewerkers steeds belangrijker wordt, is voor Linda een voldongen feit. Onderstaand voorbeeld illustreert dit nog eens: In het contactcenter van ABN AMRO was het verloop hoog. De bereikbaarheid van de bank kwam daardoor in het geding. Het probleem: niemand wilde nog hele dagen achter de telefoon mensen te woord staan. 'Daarom hebben wij geadviseerd: kijk eens hoe je werk kunt opsplitsen en verdelen, zodat medewerkers voor 80% hun reguliere werk doen en voor 20% bezig zijn met bijvoorbeeld procesverbetering. Zo bind je mensen langer aan je organisatie.'
ABN AMRO is ruim 10 jaar klant van Yacht Externen Management (YEM). Het wervingsproces voor inhuur heeft ABN AMRO in eigen beheer. Voor het compliant contracteren van meer dan 2500 zzp’ers en gedetacheerden van non-preferred suppliers heeft de bank een partnership met YEM gesloten.
