Sales & Operations Planning S&OP-scan

Op deze pagina

• De 5 pijlers van de S&OP-scan
• Bewustwording heel belangrijk
• Begonnen in de nachtdienst
• Alles dik voor elkaar
• De realiteit van alledag
• Woorden van Johan Cruijff
• Focus en vasthouden
• Wendbaarder door ontwikkeling mensen

De 5 pijlers van de S&OP-scan

De S&OP-scan brengt in beeld hoe het hele proces van vraag en aanbod van producten binnen een bedrijf is georganiseerd. Dick: “We maken een analyse aan de hand van 31 vragen, verdeeld over de 5 pijlers van Sales & Operations Planning (S&OP): vraag, aanbod, proces, rapportage en ondersteuning door automatisering. De scan toont je heel helder waar je staat, ook ten opzichte van de markt, en op basis daarvan geven we direct advies, tips en handvatten. Die zijn vooral gericht op verbeterstappen: hoe kun je op makkelijke en gestructureerde wijze tot optimalisaties komen.”

Bewustwording heel belangrijk

Dick heeft inmiddels aardig wat scans gedaan. Hij noemt de bewustwording bij het management van de wijze waarop processen zijn georganiseerd een groot winstpunt. Vaak worden managers in negatieve zin verrast. Hij illustreert dit aan de hand van een paar ervaringen. “Een van mijn opdrachtgevers liep ertegenaan dat een bepaald type kraan altijd drie weken te laat werd geleverd. Dat leidde natuurlijk tot klachten en frustraties bij klanten. De tip om de levertijd standaard met drie weken te verlengen loste op simpele wijze het probleem op. Puur een kwestie van afstemming tussen sales en productie en communicatie.”

Een ander praktijkvoorbeeld klinkt even simpel. “Op een inpakafdeling bij een klant kregen medewerkers op drukke dagen de goederen niet verpakt. De maximale capaciteit per inpaktafel bleek 250 pakketten. In totaal stonden er drie tafels, maar de vraag reikte op sommige dagen tot wel 1.000 stuks. Harder werken loste niets op, wel een tafel erbij en bezetting regelen vanuit elders in het bedrijf. Ik weet het, iedereen die deze voorbeelden leest zal lachen en zeggen: dat gebeurt bij ons niet. Maar ik kom bij veel bedrijven. Alleen al vorig jaar heb ik zo’n vijftien scans afgenomen. En overal kom ik gelijksoortige situaties tegen.”

Begonnen in de nachtdienst

Dick weet als geen ander waarover hij praat. Hij is een echte praktijkman, die zijn loopbaan letterlijk op de vloer begon in de nachtdienst aan de lopende band bij Van Gend & Loos, dat inmiddels is opgegaan in DHL. Bij diverse werkgevers en via allerlei functies, van planner tot werkvoorbereider, supply chain manager en operations manager, ontwikkelde hij zich tot een ervaren specialist in supply chain. Door wereldwijde projecten raakte hij thuis op het terrein van lean werken, visual management en 6S. Toen hij als operations manager leidinggaf aan 125 medewerkers, besloot hij niet te gaan voor een hoge(re) management- of directiefunctie. Dick koos voor Yacht en ging aan de slag als professional in supply chain. 

De reden van zijn toch wel verrassende carrièrestap? “Ik wilde in de buurt van de vloer blijven”, is het korte en veelzeggende antwoord van Dick, die alle processen op het vlak van S&OP tot op de dag van vandaag ‘geweldig’ vindt. De bevlogenheid waarmee hij vertelt onderstreept zijn woorden. “Ik wil werken met de mensen die het werk doen. En wat mij daarnaast aanspreekt is het nadrukkelijk hand in hand gaan van de praktijk en de theorie. In de financiële hoek bijvoorbeeld zijn het hoofdzakelijk cijfertjes, elke dag opnieuw. Dat trekt mij niet. Voor mij moet er volop beweging zijn. De klant bestelt wat en jij zorgt dat hij of zij het krijgt, en bij elke stap die daarvoor nodig is ben jij betrokken. Dat spreekt mij aan. Het continu op elkaar afstemmen van vraag en aanbod, het motiveren en inspireren van mensen en het verbeteren van processen.” 

Alles dik voor elkaar

Dick komt bij zijn opdrachtgevers niet om op de winkel te passen, zo geeft hij aan. “Als ik na een maand of negen vertrek moet alles beter op de rit staan. Ik zie snel wat kan verbeteren, maar de mensen moeten het doen. Ik wil het ze leren, want het mag niet zo zijn dat alle verbeteringen weer als een kaartenhuis in elkaar zakken als ik wegga”, vertelt Dick, voordat hij nog een van zijn vele ervaringen deelt. Dit keer over containerafzetsystemen. “Mijn opdrachtgever bood tientallen verschillende uitvoeringen aan op de markt. De productie was door de grote diversiteit niet altijd even makkelijk te plannen; alles was afhankelijk van wat sales verkocht. Dat kon in mijn ogen beter. En dat bleek. Door de hardloper continu ‘op voorraad’ te produceren, richtte sales de pijlen nadrukkelijker op dat model. Dat was immers veilig; een lange levertijd was geen issue meer bij deze meest gewilde uitvoering. Het gevolg: de aantallen van de hardloper schoten steeds verder omhoog, waardoor ook de productiekosten verminderden en de marge dus steeg. Klanten blij, opdrachtgever blij, alles dik voor elkaar.”

De realiteit van alledag

Dick beseft dat ook dit voorbeeld op het eerste oog in de categorie ‘simpel’ valt, zoals de voorgaande en vele andere praktijkgevallen die door de S&OP-scan aan het licht kwamen. “Maar”, zo stelt hij, “het is gewoon de realiteit van alledag. Als ik bij een bedrijf aan de slag ga, is de eerste vraag die ik stel: wat moet er vandaag gebeuren? Je staat versteld als je hoort hoeveel managers het antwoord daarop schuldig moeten blijven. En weten ze het wel, dan hebben ze geen idee hoeveel tijd het werk kost. Ik trek alles terug naar de basis, naar al zijn simpelheid.”

Woorden van Johan Cruijff

Maar dat wil nog niet zeggen dat ook alles ‘als vanzelf’ gaat lopen. Dick  lacht bij zijn volgende uitspraak. “Mijn interesse voor S&OP wordt mede gewekt door de simpele complexiteit van menig proces.” Hij haalt vervolgens woorden aan van Nederlands grootste voetballer aller tijden, Johan Cruijff. “Cruijff zei altijd: voetbal is simpel, maar het moeilijkste is om simpel te voetballen. Zo is het ook met S&OP. Als je niet weet wat je kunt of moet doen op het veld of in een bedrijf, als je niet doorziet hoe iets kan, dan wordt het nooit simpel”, vertelt Dick, die met deze woorden weer terug is bij het belang van de S&OP-scan: het helder op een rij krijgen van wat kan en moet verbeteren, inclusief adviezen en tips over het hoe.   

“Ik werp me dan ook maar wat graag op als ambassadeur van deze scan. Zoals ik me in het algemeen graag sterk maak voor S&OP. Ik vind dat er te weinig aandacht is voor deze discipline. Neem webinars. Die gaan vaak over onderwerpen als business intelligence en blockchain, maar eigenlijk nooit over S&OP. Daar zouden we best eens wat meer met elkaar over mogen delen op het niveau van management en directie. Het vormt toch de basis van de organisatie, het fundament. En dat moet goed zijn. Hoe beter het fundament, hoe sterker het huis dat je kunt bouwen.” 

Focus en vasthouden

“Daarnaast is het zaak om focus te houden op je doelen, en vast te houden aan de afspraken die je samen hebt gemaakt. Ik hoor met regelmaat van collega’s dat ze er nog een opdracht bijkrijgen terwijl lopende werkzaamheden al alle tijd opeisen. Pas daarvoor op. Er moet altijd een heleboel, veel dingen kunnen beter. Maar maak keuzes, houd daaraan vast, focus!”

Wendbaarder door ontwikkeling mensen

“Ik vind persoonlijke ontwikkeling niet alleen voor mezelf belangrijk, maar voor iedereen. Als leidinggevende moet je met je mensen ook op dit vlak actief bezig zijn. Ga het inhoudelijke gesprek aan over ontwikkeling, zo is mijn stelling. Je ziet dat mensen vaak te lang op een plek blijven zitten, vastroesten in hun functie. Benut de kracht, vraag waar ze energie van krijgen, bespreek waar ze goed in zijn, en wat nodig is voor verdere ontwikkeling. Of in de eigen functie, of met het oog op een andere baan elders in de organisatie. Stilstand voorkomen, daar gaat het om. Heb aandacht voor en maak werk van ieders persoonlijke ontwikkeling. Dat maakt je ook als bedrijf een stuk wendbaarder.”

Wil jij ook aan de slag als Supply Chain professional?Bekijk alle vacatures & solliciteer