Data is het toverwoord tegenwoordig. Er wordt steeds meer data verzameld en gepresenteerd. Tools die data makkelijk visualiseren zijn steeds gewilder en de vacatures voor data scientists zijn er in overvloed. Maar wat zegt data, als de kwaliteit niet duidelijk is?
De toenemende invloed van data
De digitalisering neemt toe en het aantal innovaties groeit. Dat levert steeds meer data op en de behoefte om die data goed te presenteren groeit mee. Dagelijks worden beslissingen genomen op basis van management informatie via tools als Power BI. Maar door de toenemende rol van data binnen beslissingen van organisaties, wordt de kwaliteit van die data ook steeds belangrijker. Daar valt nog veel te winnen.
Uit eigen ervaring weet ik dat in de wereld van woningbouwcorporaties in ieder geval veel te winnen is door goed inzicht te krijgen in de kwaliteit van data. Maar hoe pak je dat aan? Welke oorzaken liggen er ten grondslag aan problemen in datakwaliteit? Daarnaast: wie is er verantwoordelijk voor de kwaliteit van de data, de business of ICT?
Informatiemanagement
Om te beginnen moeten we vragen: hoe ontstaat data? Wie legt zaken vast en waarom? Om daar antwoord op te geven, zullen we beginnen bij het begin. Elk bedrijf heeft bepaalde processen die worden uitgevoerd. Deze processen komen voort uit een gekozen bedrijfsstrategie die de beoogde doelen van het bedrijf helpt behalen. De processen worden bedacht en daarna uitgevoerd en om dit goed te doorlopen, is informatie nodig. Tijdens het doorlopen van de processen wordt ook informatie vastgelegd voor eventuele volgende processen. Om een voorbeeld te noemen: om een woning te kunnen verhuren, zijn gegevens van de huurder nodig. Naast de vanzelfsprekende NAW gegevens heb je bijvoorbeeld ook een inkomensindicatie nodig. Volgens de wet en regelgeving mogen sociale huurwoningen namelijk alleen verhuurd worden aan mensen met een bepaald maximaal inkomen. Het is dus nodig om deze gegevens vast te leggen. Niet eens om de verhuur te kunnen regelen, maar om het later aan toezichthoudende instanties te verantwoorden.
Vanuit de bedrijfsprocessen ontstaat dus een bepaalde behoefte aan informatie. De ondersteuning van deze informatiebehoefte wordt met informatiesystemen gedaan. De informatie die voortkomt uit het proces wordt daarin vastgelegd. Deze informatiebehoefte verbinden met de inzet van informatiesystemen, is het vakgebied informatiemanagement. Rik Maes heeft hier vanaf het jaar 2000 een mooi model voor gemaakt: het Amsterdams raamwerk voor informatiemanagement (ook wel het Negenvlaksmodel)
Oorzaken problematische datakwaliteit
Als we constateren dat er vaak te weinig focus is op de waarde en het gebruik van informatie, wat betekent dit dan voor de kwaliteit van de data en hoe komt het dat dit niet in beeld is? Inzicht en eigenaarschap zijn van belang bij het vastleggen van informatie en de kwaliteit van de informatie. Het is lastig om grip te houden op de kwaliteit van informatie, zonder inzicht in de informatie die vanuit bepaalde processen komt. De processen veranderen geregeld. Optimalisaties vanuit de processen zorgen voor een wijziging in de informatiebehoefte. Ook innovaties en digitaliseringsprojecten hebben invloed.
Vooral bij het realiseren van nieuwe functionaliteiten in de informatievoorziening vanuit procesoptimalisaties vormt de wijziging in informatieverwerking of informatiebehoefte een belangrijk onderdeel. De impact van wijzigingen in de processen wordt vaak maar beperkt in beeld gebracht.
Daarnaast komt het nog veelvuldig voor dat in organisaties meerdere systemen worden gebruikt waar dezelfde informatieobjecten door worden verwerkt. Bij gebrek aan inzicht in de systemen is de synchronisatie van de gegevens lastig en wordt de kans groot dat verschillende waarden voor hetzelfde informatieobject worden vastgelegd. Zo krijg je per gebruikt systeem, afwijkende rapportages.
Verantwoordelijkheden en bevoegdheden
Wanneer we het hebben over de focus op kwaliteit van informatie, dan is het belangrijk om daarin eigenaarschap te creëren. Als er beslissingen worden genomen over de manier van vastleggen en gebruik van informatie, dan moet het ook mogelijk zijn om dit in de processen af te dwingen. Als iemand geen eigenaar is van een proces en wijzigingen doorvoert in werkprocessen en het vastleggen van informatie, dan is de kans van slagen klein.
Om te zorgen dat er bij wijzigingen een goede afweging wordt gemaakt op basis van de juiste impact, is in het BiSL framework het procescluster Wijzigingenbeheer opgenomen. Dit procescluster heeft de functie om weloverwogen beslissingen te nemen over de wijzigingen die doorgevoerd moeten worden. Het gaat hierbij onder andere om het in beeld brengen van de impact van de wijziging en de waarde die het zal opleveren. Het is belangrijk om de verantwoordelijkheden en bevoegdheden vast te leggen en de wijzigingen te laten toetsen door de mensen die verantwoordelijk zijn. Zo pak je dit goed aan.
Hoe dan?
Als inzicht en het vastleggen van verantwoordelijkheden en bevoegdheden zo belangrijk is, hoe doe je dit dan?
Om te beginnen met het laatste; zorg voor steun vanuit directie of management en stel een verantwoordelijkheden matrix (RACI) op met wie welke taken en verantwoordelijkheden heeft met betrekking tot datakwaliteit. Daarbij draait het om wie het datamodel bepaalt en wie verantwoordelijk is voor beslissingen omtrent wijzigingen in dit model.
De juiste instrumenten
Daarnaast is het is het misschien nog wel belangrijker om inzicht te creëren. Je bereikt dit door degenen die verantwoordelijk zijn, de juiste instrumenten te geven voor beslissingen. Om dat geheel inzichtelijk te maken, kan het Kadaster model, beschreven door Akker et al in 2006 worden gebruikt. In een artikel beschrijven ze een model van verschillende databases waarin de verschillende onderdelen van informatiemanagement worden vastgelegd. In dit model brengen ze de volgende onderdelen onder:
- Bedrijfsprocessen
- Applicaties
- Infrastructuur
Gelet op het onderwerp en het doel van dit artikel mist er dan nog 1 onderdeel, namelijk data. Wanneer deze toegevoegd wordt, ziet het model er als volgt uit:
De verschillende aspecten die van belang zijn in de afstemming tussen business en ICT worden met dit model duidelijk. Zo wordt er over hetzelfde gepraat binnen de organisatie. Wanneer er uit verschillende perspectieven wijzigingen nodig zijn, dan kan snel bepaald worden welke impact dit heeft op andere zaken. Als bijvoorbeeld een applicatie vervangen wordt vanwege het stopzetten van de ondersteuning, dan kan eenvoudig gekeken worden op welke data en processen dit impact heeft. Vervolgens kan dit worden aangekaart bij de eigenaren van de processen en de data.
Voordelen van de structuur
Bij het doorvoeren van optimalisaties in een bedrijfsproces kan een wijziging in de informatiebehoefte ontstaan. Door deze werkwijze kan toch snel gekeken worden op welke andere processen de optimalisaties invloed uitoefenen. Ook kan de impact van een wijziging goed bekeken worden en is afstemming met de eigenaren van de betreffende processen en data mogelijk.
Door op deze manier inzicht te creëren, kunnen ook de verantwoordelijkheden en bevoegdheden goed ingevuld worden. Dit zal bijdragen aan een enorme verbetering van datakwaliteit in organisaties en daarmee aan de kwaliteit van beslissingen en bedrijfsprocessen.
