Op vrijdag 29 mei jl. organiseerden we een succesvolle digitale rondetafelsessie rondom het thema ‘inkoop’. Blijkbaar is het een onderwerp/thema dat erg aanspreekt; we mochten verschillende deelnemers van allerlei overheidsorganisaties verwelkomen.
Tijdens de bijeenkomst kwamen verschillende vragen aan bod, zoals:
- Wat betekent deze coronatijd voor de inkoopfunctie, bijvoorbeeld als het gaat om steun van leveranciers en contractpartners?
- Wat betekent dit voor het uitvoeren en opstarten van Europese aanbestedingen?
- Welke guidelines en mededelingen zijn er gedaan door de Europese Unie?
Het thema: inkoopfunctie
Na een korte introductieronde en een uitwisseling van eerste indrukken kwamen we al snel uit op het thema ‘inkoopfunctie’. Daarin merkten we al direct dat het steunen van leveranciers in deze tijd een belangrijk thema was. Maar hoe maak je dit nu concreet in de praktijk? Welke contractuele verplichtingen liggen er precies, ook als het gaat om een behoorlijke neergang in de behoefte aan dienstverlening? Denk bijvoorbeeld aan de catering, de schoonmaak- en andere facilitaire diensten die nauwelijks noodzakelijk zijn in een vrijwel leeg kantoor. Welke keuzes maak je hierin dan precies? Blijf je vasthouden aan alle maandelijkse financiële afspraken of ga je deze opnieuw beoordelen?
Hierin klonk door dat er al snel vanuit de eigen overheidsorganisatie wordt gedacht. Dus: als ik de dienstverlening niet afneem, waarom zou ik dan wel iedere maand het ‘volle pond’ betalen - vooral als ik als overheids- en/of nutsbedrijf zelf ook financieel wordt geraakt door deze crisis?
Uiteraard wordt hierbij echt wel overwogen: hoe houd ik een markt en/of branche gezond en zorg ik ervoor dat er genoeg marktwerking overblijft, ook na deze crisis? Maar dat is niet bij voorbaat het uitgangspunt waarmee contracten worden gemanaged.
Verschuiving van werkzaamheden
Voor de uitvoering van Europese aanbestedingen en de planning daarvan worden nu geen extra specifieke maatregelen genomen. De deelnemers die wij in onze sessie spraken dachten wel na over het naar voren schuiven van eventuele onderhoudswerkzaamheden of nieuwe projecten, maar er lagen nog geen concrete uitvoeringsplannen klaar. Toch kunnen wij ons voorstellen dat dit de komende maanden wel meer een thema zal worden als blijkt dat meer bedrijven hierdoor aan het werk gehouden kunnen worden.
In het kort bespraken we ook de specifieke richtlijnen (april 2020) van de Europese Unie, die sommige inkopen, met name inkopen gericht op zorg en gezondheid en artikelen op het gebied van coronamiddelen, zoals mondkapjes en beademingsapparatuur, eenvoudiger en laagdrempeliger maakt. Dit betreft echter een zeer specifiek werkgebied en is niet op alle overheidsorganisaties van toepassing.
Inkoop ten tijde van het coronavirus
Ten slotte hebben we gezamenlijk geprobeerd deze bijzondere periode wat meer te duiden als het gaat om de inkoopfunctie. We concludeerden dat er door de eeuwen heen bepaalde golfbewegingen te zien zijn, zoals sociale, liberale en conservatieve politieke stromingen, met elk ook hun eigen gedachtegoed. In deze crisistijd zou je kunnen denken aan een nadrukkelijker rol voor de overheid als vangnet en hoeder van ieders welbevinden in de maatschappij en daaraan gekoppeld een nadrukkelijker rol als ‘markt’-facilitator. De afgelopen decennia heeft de overheid zich echter vooral wat meer teruggetrokken uit het sociaal-maatschappelijke domein en daarmee de marktwerking gestimuleerd. Door de huidige crisis zou je kunnen verwachten dat we een ‘neoliberale’ stroming tegemoet kunnen zien als het gaat om creëren van marktwerking in veel sociaal-maatschappelijke sectoren en dat betekent ook iets voor de inkoopfunctie binnen de overheid. Door deze ‘kanteling’ zal de publieke inkoopfunctie ook moeten veranderen om deze koerswijziging goed te kunnen vormgeven. Je zou het een ‘brugfunctie’ kunnen noemen: veel meer gericht op het aangaan van langdurig partnership, ketenintegratie (bijvoorbeeld in de zorgmarkten) en een andere manier van inrichten van het contractmanagement.
Dit zal dan ook iets vragen van de inkoopcompetenties van de inkopers: meer gericht op het aangaan en onderhouden van duurzame leveranciersrelaties, businessgedreven, gericht op het ontwikkelen van basiskennis inzake bepaalde – technische en/of maatschappelijke – ketens en diensten die ingekocht zullen worden.
Al met al is dit een uitdagende tijd voor zowel de publieke inkoopfunctie als de inkopers binnen de verschillende overheden, die vanuit een zekere brugfunctie aan de slag moeten met deze nieuwe vraagstukken en ontwikkelingen.
