Met 13.000 medewerkers is het Universitair Medisch Centrum Groningen de grootste werkgever van het noorden. De afdeling ICT huurde jarenlang onrechtmatig externe capaciteit in, tegen te hoge kosten. Grip op inhuur werd het doel. De zoektocht leidde via een aanbesteding naar Yacht Inhouse Services.
Senior inkoper ICT, bij UMCG De ICT-afdeling van het UMCG geeft jaarlijks 5 miljoen euro uit aan inhuur van IT professionals. Na een intensief traject koos de organisatie voor één broker om in verregaande samenwerking grip op inhuur te krijgen. Dat heeft de organisatie geen windeieren gelegd.
Binnen de ICT-afdeling van het UMCG was het niet ongebruikelijk dat zzp’ers 5 jaar op een reguliere functie werkten. Managers hadden allemaal hun eigen leveranciers waarmee ze hun eigen afspraken maakten. Ruim 60 leveranciers vervulden - onder hun eigen voorwaarden - jaarlijks 45 tijdelijke opdrachten.
'Er was onvoldoende sturing, geen grip, geen rechtmatigheid. Er was niemand verantwoordelijk voor. Het was onze accountant die ons de wakeup call gaf.', vertelt hij.
'We gaven voor onze ICT-afdeling jaarlijks ruim 5 miljoen euro uit aan externe inhuur die we eigenlijk Europees moesten aanbesteden.' Het was dansen op de vulkaan. Dit moest een keer fout gaan. De grootste werkgever van Noord-Nederland heeft naast het voldoen aan wet- en regelgeving bovendien een voorbeeldfunctie te vervullen.
Rechtmatig inhuren moest van bijzaak naar hoofdzaak
Eén broker moest het doen
Daarom startte het UMCG onder leiding van Willem voor de ICT-afdeling (ongeveer 450 vaste medewerkers en 70 externen) een marktonderzoek naar de mogelijkheden. Bestaande leveranciers werden er nadrukkelijk bij betrokken. Het onderzoek leidde in eerste instantie tot de intentie om drie brokers via een aanbesteding aan te trekken.
'Toch gaf ook dit idee kopzorgen. We hadden dan nog steeds verschillende partijen, processen, looptijden en tarieven. Van die complexiteit wilden we juist helemaal af!' Uiteindelijk werd in november 2020 een Europese aanbesteding uitgezet met als doel om één broker te contracteren. 'Omdat de hele flexibele schil van de ICT-afdeling daarmee in handen kwam van één partij, was een glasheldere beschrijving van verantwoordelijkheden en bevoegdheden des te belangrijker.'. Via aanbestedingsplatform Mercell (voorheen Negometrix) toonden initieel tientallen partijen interesse. Tijdens de twee vragenrondes werden in totaal 185 vragen gesteld, door zeven deelnemers.
'Vooral Yacht Inhouse Services (YIS) heeft ons flink wat werk bezorgd,' glimlacht hij. 'Aan hun vragen hadden we echt wat om onze behoefte scherper te stellen! Uiteindelijk hebben zij de aanbesteding ook met vlag en wimpel gewonnen. Een uitslag waar we sindsdien heel gelukkig mee zijn. Samenwerken met YIS voelt als een walk in the park'.
Implementatie: van geschreven beloftes naar werkbare uitvoering
Daar heeft de implementatie overigens sterk aan bijgedragen. Dat proces vormde de onmisbare schakel tussen de beschreven beloftes en de uitvoering daarvan. Het vereiste een sterke samenwerking tussen de implementatiemanager van YIS en de inhurende managers van het UMCG. Het implementatieplan op zich was volledig uitgeschreven door YIS en werd gepresenteerd bij alle stakeholders van het UMCG. De uitvoering ervan – en daarmee binnen drie maanden een vlekkeloze overgang naar de nieuwe situatie – vroeg ook van de opdrachtgever een inspanning.
'Daarom hebben we samen een communicatieplan gemaakt, samen de inhurende managers en leveranciers ingelicht en samen de transitie naar de nieuwe situatie aangevlogen.' Sinds de ingangsdatum van het contract is de inhuurdesk van YIS al operationeel, zodat alle inhuurprocessen soepel zijn blijven lopen. Op 22 februari begon de implementatie. 'YIS is heel grondig met een aantal business analisten gaan spitten om het proces en de systemen in te richten. Daar hebben we veel hulp aan gehad. Het is een hele prestatie om tijdens de coronaperiode zo’n nieuwe manier van (samen)werken succesvol in te regelen.'
De livegang op 1 juli 2021!
Doordat tijdens de implementatie zo zorgvuldig is gecommuniceerd met alle stakeholders, was de weerstand gering. 'Toch zal de uitdaging blijven om de raamovereenkomst continu optimaal uit te nutten voor het gehele UMCG,” relativeert Willem enigszins. “Al is inmiddels iedereen overtuigd van het nut van de inhuurdesk. Wat ook helpt, is steeds benadrukken dat lokale leveranciers nadrukkelijk betrokken worden én blijven. En dat inhurende managers gewoon contact mogen blijven onderhouden met die leveranciers. De inhuurlijnen lopen alleen wel via YIS. Daar heeft de inhuurdesk veel energie in gestoken.' Inmiddels zijn we bijna een jaar verder. Kort geleden is de derde kwartaalreview geweest. Conclusie: alle KPI-seinen staan op groen. Cijfermatig is het UMCG dik tevreden. Het aantal leveranciers mag wel wat worden afgeslankt. Daar worden op den duur nog keuzes in gemaakt. Willem, ter afronding: 'Tijdens onze reis van de afgelopen vier jaar hebben we veel stappen gezet. Het laatste jaar met YIS, wat echt een succesnummer is. We kunnen dat verder doorvertalen naar andere percelen binnen het UMCG. We hebben hoe dan ook een grote stap in inkoopvolwassenheid van personele inhuur gezet.'
Voordelen en resultaten:
- Leveringsbetrouwbaarheid: YIS levert binnen de afgesproken termijn op 96% van alle aanvragen de juiste ICT’ers. Om te komen tot 100% heeft de inhuurdesk voor de overige aanvragen een maximale uitlooptijd van 3 tot 4 weken;
- Kortere doorlooptijden: Aanleveren cv’s van kandidaten binnen 5 dagen, wat voorheen gemiddeld 11 dagen kostte;
- Rechtmatige inhuur: Alle inhuur gebeurt 100% volgens geldende wet- en regelgeving (ook de screening, waaronder VOG);
- Kostenbesparing: Besparing van bijna €9,- per uur op de inhuurtarieven bij de laatste 17 ingezette ICT’ers, ten opzichte van de oude tarieven;
- Tijdsbesparing: Inhurende managers besteden 70% minder tijd aan inhuur-gerelateerde handelingen;
- Algemene tevredenheid: Het UMCG beloont YIS met een cijfer 8,2.
