Als derdejaars UX trainee kijkt Jochem Franse uit naar zijn nieuwe uitdaging bij Philips Experience Design in Eindhoven. Hij gaat aan de slag op de afdeling imaging-producten (X-Ray-apparaten en bijbehorende systemen). Nog even op vakantie en dan vol uit de startblokken, temidden van de nieuwe collega’s. Maar het loopt anders: de lockdown wordt afgekondigd en de onboarding moet op afstand plaatsvinden. In dit blog deelt Jochem zijn ervaringen, met meerdere tips en adviezen voor hen die eenzelfde aftrap overkomt.
Extra uitdagende start
“Philips Experience Design is mijn derde opdrachtgever. Net als eerder verzekeraar Vivat en Unicef Nederland ook nu dus weer een uitdagende organisatie. Terug in Nederland van een korte vakantie was hier net de lockdown van kracht. Als gevolg daarvan begon ik dus aan mijn nieuwe uitdaging vanaf mijn thuiswerkplek. En dat maakte mijn start extra uitdagend.
Op de eerste dag bijvoorbeeld was het geen handen schudden, maar de vraag: hoe kom ik in contact met mijn nieuwe collega's? Normaal betekent onboarden kennismaken op de werkvloer met je collega’s en duidelijkheid krijgen in je uitdagingen. Je mail en agenda synchroniseren komen aan het einde van de dag wel. Vanaf thuis is het natuurlijk anders. Nu was het zaak te achterhalen op welk platform binnen de organisatie met elkaar wordt gecontact en vervolgens te zorgen dat het werkt. Gelukkig wisten ze bij Philips meteen vanaf het begin van het massale thuiswerken heel goed hoe dit te regelen. Tijdens mijn onboarding is het gelukt om meteen al op de eerste dag al mijn IT-faciliteiten te organiseren. De mail werkte, ik kreeg direct toegang tot de betreffende platforms. Ik kan gerust stellen dat IT op scherp stond om alles voor het thuiswerken te regelen!
Om hulp vragen een stuk makkelijker
Snel in contact kunnen komen met je collega’s is een randvoorwaarde voor onboarding natuurlijk. Neem daarin het initiatief! Voor mij was het dan ook belangrijk dit via de juiste kanalen te doen. Snel werd mij duidelijk welke vormen van beeldbellen werden gehanteerd. Dat maakte het om hulp vragen een stuk makkelijker voor mij. Na dit te hebben afgevinkt kon ik aan de volgende stap denken: in wat voor organisatie werk ik nu eigenlijk? In mijn geval stonden er een hoop slides klaar die eerder waren gebruikt om de bedrijfsstrategie, cultuur en uitdagingen uit te leggen. Ik vond het heel fijn om meteen al wat inleeswerk te hebben. Je agenda is op dat moment vanzelfsprekend nog niet helemaal gevuld. In de toekomst zal ik daarop dan ook altijd aansturen mocht het initiatief daartoe van de opdrachtgever niet komen.
Een buddy heel waardevol
Het meest waardevolle wat Philips me tijdens mijn onboarding heeft geboden is een buddy. Mijn advies is: probeer er bij de start van een nieuwe opdracht altijd eentje te hebben. Simpelweg een collega waarmee jij sowieso veel gaat samenwerken en die jou kan introduceren bij collega's en bij de werkzaamheden. Elk bedrijf en elke opdracht heeft zijn eigen aanpak nodig qua introductie van het werk, en iedereen moet hierin zijn eigen weg vinden natuurlijk. Wat wel voor iedereen hetzelfde blijft is dat jij je collega’s moet leren kennen; hoe werken teams, welke kennis ligt waar, en hoe werken we samen. Een buddy helpt daarbij zeer.
Wel of niet op afstand, het is belangrijk om jouw plek in de organisatie te kennen, en te weten waarop jij invloed kunt en moet hebben
Eigen initiatief blijft belangrijk
Je collega’s leren kennen blijft natuurlijk de grootste uitdaging. Wel of geen buddy, eigen initiatief blijft belangrijk. In plaats van een rondje over de werkvloer heb ik zelf digitale koffiegesprekjes ingepland met iedereen waarvan ik dacht dat ik ze tegen zou komen tijdens mijn opdracht.
Gewoon kort, tien minuten om iemand alvast een beetje te leren kennen. In eerste instantie denk je ‘het voelt geforceerd’. Het is ook minder spontaan dan op de vloer bij de klassieke koffiemachine, maar het werkte voor mij prima. De collega’s stelden het bovendien zeer op prijs. De volgende keer ken ik dan ook geen enkele twijfel meer: gewoon doen.
Gewoon aan de slag
Een andere uitdaging was het in kaart brengen van de organisatie. Hoe zijn het bedrijf en jouw betreffende afdelingen georganiseerd, gestructureerd en gemotiveerd? Wel of niet op afstand, het is belangrijk om jouw plek in de organisatie te kennen, en te weten waarop jij invloed kunt en moet hebben. Maar als je elke dag thuis voor een scherm zit in plaats van door de fysieke gangen loopt van een kantoor, is het toch net iets moelijker om de verschillende dynamieken te ontdekken. Met het organogram in je hand en met de input die je tijdens je gesprekken naar boven haalt, wordt het beeld wel snel helder. Tijdens elk digitaal koffiegesprekje legde ik weer een paar puzzelstukjes op de juiste plek. En voor je het weet ben je ook op afstand gewoon met je collega’s aan de slag.”
