Lisa en Nikki, professionals bij Yacht, werken als functioneel beheerder bij Bernhoven ziekenhuis in Uden wanneer de coronacrisis uitbreekt. Lisa is dan pas twee weken gestart in haar nieuwe functie. Nikki werkt er sinds oktober vorig jaar. Samen met interne collega’s en een projectleider beheren én optimaliseren ze het nieuwe medicatiemanagementsysteem dat van groot belang is voor patiënten: SmartMed.
Dé medicatieapplicatie voor zorgpersoneel
Zowel artsen, apothekers, verpleegkundigen als andere zorgverleners maken gebruik van SmartMed. Het voorschrijven van medicatie aan patiënten door artsen gebeurt via de applicatie, net als verpleegkundigen het toedienen ervan registreren. Ook zien apothekersassistenten in SmartMed welke medicatie ze moeten bereiden en klaar moeten leggen voor de patiënten. Eind november is dit nieuwe systeem live gegaan. Nikki heeft de livegang samen met haar collega’s begeleid én de hele ontwikkeling van de applicatie tot nu toe meegemaakt.
Door dit slimme systeem heeft het zorgpersoneel een overzicht van alle medicatie-informatie. Een arts of verpleegkundige ziet direct welke medicijnen een patiënt toegediend heeft gekregen. Daarnaast weten de medewerkers van de ziekenhuisapotheek exact welke medicijnen dreigen op te raken, zodat ze deze tijdig kunnen bijbestellen. Dit is altijd van groot belang, maar zeker in deze tijden is een slim en actueel systeem onmisbaar.
Soepel systeem voor optimaal gebruik
Inmiddels is SmartMed volop in gebruik en is de tweede fase van het project aangebroken. Binnenkort staat een nieuwe release op het programma. Hierin wordt het systeem geoptimaliseerd, de eerste kinderziektes verholpen en worden eventuele fouten opgelost, want een goed functionerende medicatieapplicatie is belangrijker dan ooit. Gelukkig heeft na Nikki ook Lisa snel haar draai gevonden in het Udense ziekenhuis. Lisa: “Dat komt mede door mijn ervaring als functioneel beheerder bij een ander ziekenhuis. Ondanks dat ik nog maar kort hier ben, weet ik de weg en mijn collega’s goed te vinden, en zij mij ook. Bij vragen bellen we even of sturen we een berichtje.”
We werken hard en doen alles wat we kunnen, maar toch voel ik een bepaalde onrust. Omdat je weet dat je zorgcollega’s zo hard aan het werk zijn, wil je nog meer helpen
Artsen, verpleegkundigen en apothekers werken kei- en keihard
Vanuit huis verwerken Lisa en Nikki op dit moment meldingen over de applicatie en lossen ze issues op. Lisa: “Wanneer de medicatiebewaking van een voorgeschreven medicijn bijvoorbeeld niet naar voren komt, zoeken wij uit wat de reden is. Soms is het heel makkelijk om te zien waar het probleem ligt, maar soms ook niet. Dan zoeken we dit tot op de bodem uit, zodat de applicatie de volgende keer wél goed functioneert.”
Om die problemen op te lossen, spreken Lisa en Nikki doorgaans veel met de gebruikers van de applicatie. Als gevolg van corona moet dit nu op afstand en heel efficiënt. Ook het testen van nieuwe onderdelen samen met de gebruikers pakken ze nu anders aan. Normaliter zitten ze naast de gebruikers en doorlopen ze samen de test. Dit proberen ze nu tot een minimum te beperken. Met name door zelf extra tests uit te voeren, voordat ze de eindgebruikers laten testen. Dit omdat Lisa en Nikki merken dat de tijd van alle zorgmedewerkers kostbaar is. Nikki: “Iedereen werkt kei- en keihard. De druk is hoog. Logisch dat SmartMed even niet hun eerste prioriteit is. Alle reden voor ons om gebruikers goed te begrijpen en vragen met een hoge snelheid op te lossen. Zo kunnen wij ons steentje bijdragen aan het belangrijke werk van het zorgpersoneel.”
Veranderingen door corona
Wel merken Lisa en Nikki dat het aantal vragen minder is. Dat is niet gek, want normaal gesproken krijgen ze veel vragen vanuit poli’s van artsen. Afspraken op de poli’s gaan als gevolg van de coronacrisis nauwelijks door. Een ander gevolg van de corona-epidemie: de complete beddenstructuur van Bernhoven is veranderd. Dit is met spoed doorgevoerd in SmartMed. Daarnaast komen er steeds meer nieuwe medewerkers bij, voor wie rechten in het systeem moeten worden doorgevoerd. Even schakelen voor Lisa en Nikki, maar het gaat hen goed af.
Toch voel ik een bepaalde onrust. Je wilt nóg meer helpen
Nikki: “We werken hard en doen alles wat we kunnen, maar toch voel ik een bepaalde onrust. Omdat je weet dat je zorgcollega’s zo hard aan het werk zijn, wil je nog meer helpen.” “Daarom hebben we aangegeven bij onze leidinggevende dat we bereid zijn te helpen waar mogelijk,” vult Lisa aan. “Voor nu is het belangrijker dan ooit dat we de applicatie blijven optimaliseren, zodat binnenkort de nieuwste versie succesvol kan worden uitgebracht. De nieuwe versie gaat de artsen, verpleegkundigen, apothekers en apothekersassistenten nog beter ondersteunen.”
