Artikel

Net als technologie en wetenschap is het verbeteren van processen een zaak van mensen

Procesverbetering met persoonlijke aanpak

14 mei 2020

Header image

Dat Yacht-professional Lars Kleine Wiecherink (34) zich in zijn element voelt bij Universiteit Twente is niet raar. Natuurlijk speelt daarbij de inhoud van de opdracht een belangrijke rol. Zoals ook het feit dat de klus voor Lars als geboren en getogen Twentenaar een ‘thuiswedstrijd’ is. Maar wat Lars bovenal aanspreekt is het motto van de universiteit: technologie en wetenschap, een zaak van mensen. Ook tijdens en na een periode van corona gaat en staat hij als businesscontroller voor een persoonlijke aanpak.

Fase van finetunen

Twee jaar geleden startte Universiteit Twente met het centraliseren en professionaliseren van alle ondersteunende diensten. In juli 2019 kwam Lars aan boord als businesscontroller bij Finance. Snel haakte hij aan bij meerdere afdelingen en momenteel liggen zijn taken en verantwoordelijkheden bij de ondersteunende diensten Library, ICT Services & Archive en Marketing & Communicatie. “We zitten nu in de fase van finetunen. Alle werkprocessen zijn op de schop gegaan. De grote lijnen staan, maar bij de invulling komen nu praktische vragen aan de oppervlakte. Vaak draaien ze hierom: wie doet exact wanneer welke taak? Dat betekent voor mij veel afstemming met mensen op de vloer. Zij weten immers het beste wat wel en wat niet loopt. En hoe het anders of beter kan.” 

Invloed op de gewenste resultaten

Lars weet dat het realiseren van de procesverbeteringen net als technologie en wetenschap ‘een zaak van mensen’ is. ”Om af te stemmen ga ik dan ook bij voorkeur met ze aan tafel. Ik ben iemand die het directe contact zoekt. Enerzijds win je zo sneller het vertrouwen, anderzijds kun je meteen inspelen op de non-verbale communicatie. Je achterhaalt beter wat er werkelijk speelt, waardoor de informatie die je verzamelt perfect bruikbaar is voor het verder optimaliseren van de processen.”

Zijn zichtbaarheid op de afdelingen en goede benaderbaarheid voor iedereen kenmerken de aanpak van Lars. Tijdens het Future Finance Change Program van Yacht heeft hij zijn skills op dit vlak verder versterkt. “Het juist afstemmen van je communicatiestijl met degenen met wie je aan tafel zit, is een belangrijk facet. Bij de een is het vooral luisteren, bij de ander moet je meer leading zijn. Hoe beter je je communicatieve vaardigheden ontwikkelt, hoe beter je verbinding krijgt met alle mensen om je heen. Het is cruciaal voor jouw invloed op de gewenste resultaten.”

Op de hoogte blijven van ontwikkelingen binnen Finance?Word lid van onze Futurizing Finance community

Toch weer persoonlijker, makkelijker en efficiënter

De komst van corona maakte het directe contact een stuk moeilijker. “De eerste dagen ontploft je mailbox. Maar alles per e-mail doen heeft bepaald niet mijn voorkeur. Gelukkig had de universiteit al ervaring met het werken buiten de campus. Het implementeren en opschalen van een programma als Teams was voor onze IT-afdeling dan ook geen issue. Hooguit was er een paar dagen een licht capaciteitsprobleem. In plaats van 300 moesten nu plots 3.000 mensen op afstand kunnen werken. Gelukkig verliep het soepel en kon ik behalve met e-mailen en gewoon bellen ook met beeldbellen de contacten leggen en onderhouden. Zo verliep de afstemming toch weer snel een stuk persoonlijker, makkelijker en efficiënter”, vertelt Lars tevreden.

Thuiswerken krijgt zeker een enorme boost door deze coronacrisis. Eentje die ongetwijfeld ook daarna voortduurt.

De keukentafel als werkplek

Over afstemmen gesproken: zijn vriendin Désiré en Lars zijn de trotse ouders van Noa (5), Sep (4) en baby Guus. Met beiden een baan betekent corona ook thuis een ‘reorganisatie doorvoeren’. “Het vergt veel flexibiliteit, ook van je werkgever. Met drie kinderen om je heen is de keukentafel overdag niet echt een geschikte werkplek, dat was al snel duidelijk. Voor een deel werk ik nu in alle vroegte en in de avond. De werkzaamheden en mijn opdrachtgever bieden daartoe de mogelijkheden. Hetzelfde geldt voor mijn vriendin. Om zeven uur zijn onze kinderen naar bed en in plaats van tijd voor elkaar is het nu vervolgens werktijd.”

De voortgang en kwaliteit van zijn werk staan niet onder druk, zo verzekert Lars. “Thuiswerken krijgt zeker een enorme boost door deze coronacrisis. Eentje die ongetwijfeld ook daarna voortduurt. Er zal een mooie structurele mix ontstaan tussen werken op kantoor en thuis. Voor sommige van mijn werkzaamheden is thuiswerken ook efficiënter. Bijvoorbeeld voor het opstellen van begrotingsstukken. Maar moet ik managementrapportages maken dan is contact met de mensen op de vloer weer belangrijk.”

Weloverwogen beslissingen

Met die contacten brengt Lars zijn ‘feiten en cijfers’ als businesscontroller tot leven. En zo wordt hij binnen Universiteit Twente meer en meer de sparringpartner voor zijn manager en dienstdirecteur binnen de ondersteunende diensten Library, ICT Services & Archive en Marketing & Communicatie. “Voor de cijfers weten ze je als businesscontroller altijd al te vinden. Maar ik merk dat ik in mijn adviserende rol ook steeds nadrukkelijker een partij ben, waardoor je als sparringpartner je meerwaarde echt kunt laten gelden. Ook bijvoorbeeld door het stellen van kritische vragen over de gang van zaken. Dat leidt af en toe tot frictie, maar dat werkt enkel positief. Op die wijze kom je als organisatie immers tot weloverwogen beslissingen, die tot het beste vervolg en eindresultaat leiden.” 


Wil jij werk dat ertoe doet, net als Lars?Sluit je aan bij het Yacht netwerk

Gerelateerde artikelen & blogs

Gerelateerde evenementen

Klaar voor de volgende stap in je carrière? Banner

Klaar voor de volgende stap in je carrière?

Yacht biedt jou vaste banen en uitdagende opdrachten bij toonanagevende opdrachtgevers. Vind de opdracht of vaste baan waarin jij het verschil kunt maken.

Bekijk alle vacatures