Partnership als absolute basis voor succes

De BAR-organisatie ondersteunt de drie gemeenten Barendrecht, Albrandswaard en Ridderkerk. Drie zelfstandige gemeenten, één moderne uitvoeringsorganisatie. In 2020 besloot de BAR-organisatie om samen met nog negen gemeentelijke opdrachtgevers in de regio Zuid-Holland Zuid inhuur uit te besteden aan één partij.

In een notendop? De BAR zocht naar meer grip op inhuur en budget. In 2017 zette de organisatie daar zelf al stappen in, maar zagen kansen om het nog beter te doen. Dat leidde tot een intern onderzoek, het houden van een marktconsultatie, het uitzetten van de aanbesteding, de contractimplementatie en natuurlijk de start van de samenwerking met Yacht Inhouse Services (YIS), nu 2 jaar geleden. Annelijn over dit proces: 'We zijn echt super tevreden met de uitkomst en de samenwerking! We zouden er morgen weer voor gaan.'

De voorgeschiedenis

Dat proces is overigens nog steeds de basis van het huidige succes. Niet overhaasten, goed uitdokteren en tijdig de juiste mensen betrekken. Tussen het moment dat de BAR zich bewust werd van de noodzaak van verandering tot de start van de samenwerking met YIS zat twee jaar. In die periode is eerst een GAP-analyse gemaakt (in kaart brengen van het verschil tussen huidige situatie en gewenste situatie), waaruit onder andere naar voren kwam dat de BAR in totaal met ruim 130 leveranciers samenwerkte.

Volgens Annelijn was het zowel organisatorisch als administratief een ingewikkeld en soms onoverzichtelijk proces. 'Bovendien was er weinig grip op de contracten en tarieven die de inhurende managers op eigen conto afsloten en afspraken. Vanwege hun nauwe betrokkenheid werd deze groep vanzelfsprekend geraadpleegd bij de op handen zijnde aanbesteding, vooral omdat de inhuurdesk met name hen in de toekomst zou adviseren en ondersteunen in het inhuurproces.'

‘Vanwege de omvang van onze flexibele schil, bleek een inhuurdesk de beste oplossing.’ Laat de markt zijn werk doen Eenmaal besloten dat de BAR-organisatie de oplossing extern zou gaan zoeken, werd een marktconsultatie uitgezet. Een zoektocht onder zeven inschrijvers naar welke dienstverleningsvorm het beste grip op inhuur in een schaarse markt kon garanderen. 'Voor ons bleek een inhouse inhuurdesk het meest gunstig. Dit vanwege de omvang van onze externe schil – op 900 vaste medewerkers hadden we circa 250 inhuurmedewerkers – en de bijkomende kosten en risico’s.' Eind 2018 volgde de aanbesteding,
waarvan Yacht zich de gelukkige winnaar mocht noemen. Tijdens de daaropvolgende implementatie heeft de afdeling HR korte lijntjes gehouden met de inhurende managers. 'Toen kwam het moment dat we moesten zeggen dat de managers wat deurtjes door moesten en niet meer alles zelf mochten doen.', vertelt Annelijn. 'Dat hebben we er wel voorzichtig in gemasseerd. We zijn steeds het gesprek aangegaan om het proces maximaal aan te laten sluiten op de behoefte van ons management. Het hoofddoel: grip krijgen.' Pas daarna kon het systeem zo worden aangepast dat alle aanvragen via de inhuurdesk liepen. Vanaf dat moment behoorde ‘Maverick buying’ (inkopen buiten de afspraken om) volgens Annelijn tot het verleden. Natuurlijk mochten managers wel kandidaten en leveranciers vanuit het eigen netwerk blijven aandragen. 'Graag zelfs! Die werden en worden gewoon meegenomen in het proces. De inhuurdesk zorgt voor de werving en voorselectie van meerdere kandidaten, om de verhouding prijs-kwaliteit van kandidaten goed te kunnen vergelijken. Via een eerlijk proces komen zo de beste kandidaten bovendrijven.' 

Een hechte band 

Dat is nu twee jaar geleden. Inmiddels heeft de BAR een hecht partnerschap met de inhuurdesk. 'Deze opzet werkt alleen doordat wij de inhuurdesk maximaal integreren. Daarom zijn ze bijvoorbeeld ook gewoon bij teamborrels aanwezig. De club van YIS is echt onderdeel van het team en we hebben een sterke band opgebouwd! Consultants zijn laagdrempelig vindbaar, bij ons op locatie.' Inhurende managers lopen met een aanvraag langs, bellen of mailen deze door. De inhuurdesk schiet meteen in de actiestand en levert vanuit veertig leveranciers binnen drie dagen een aantal passende cv’s aan. De vervulling is 100%. Het hele proces aan de voor en achterkant gebeurt 100% compliant aan de afspraken met de BAR én indachtig alle vigerende wet- en regelgeving. Het proces loopt inmiddels zo gestroomlijnd en er is vanuit de verschillende online dashboards zoveel data beschikbaar dat er gelegenheid is om hiervan te profiteren. Annelijn: 'Juist omdat de basis staat, kijken we nu naar het door ontwikkelen van processen. Door inhuurdata te ‘minen’, ontdekten we bijvoorbeeld dat onze Financeafdeling aanvragen soms later dan mogelijk doorstuurde. Het duurde daardoor ook langer voordat de inhuurdesk ermee aan de slag kon. Aan dit soort knoppen hebben we gedraaid om het inhuurproces te optimaliseren.' 

Bezuinigen met YIS 

Samenwerken met YIS helpt de BAR ook om verantwoord en doelmatiger in te huren en daar waar nodig te bezuinigen. Niet alleen door de inleenketens te verkorten en daarmee stapeling van marge te voorkomen, maar ook door de inzichten te benutten die de BAR nu dankzij het centrale inhuurproces heeft gekregen. Ieder kwartaal stuurt de inhuurdesk een rapportage met stuurinformatie. Daarnaast geven dashboards inzicht in data over voorzieningsgraad, verblijfsduur, gewerkte uren, lopende opdrachten, verhouding zzp-detachering en de ontwikkeling van tarieven. Die input maakt onder andere zichtbaar wie van de ongeveer 250 inhuurmedewerkers een tarief van boven de 100 euro per uur heeft. 'Wij stellen dan de vraag of dat realistisch is.', aldus Annelijn. 'En of we dit anders kunnen oplossen. Bijvoorbeeld door voor die functies zelf mensen in dienst te nemen.De inhuurdesk helpt daar volledig aan mee.' Ook aan de voorkant, dus al bij het uitzetten van een aanvraag, komt de vraag ter sprake wat de beste oplossing is. Wat is de duur van de opdracht? Hoe groot is de schaarste in deze functie? Is inhuur echt de enige oplossing? 'We zoeken altijd eerst in de eigen organisatie vanuit het oogpunt van mobiliteit en kansen voor onze medewerkers om zich verder te ontwikkelen. Vinden we daar de oplossing niet? Dan gaan we naar de inhuurdesk.' Al met al een profijtelijke samenwerking, die ook leidt tot interessante experimenten. Zo onderzoekt de inhuurdesk nu samen met de BAR of trainees een oplossing zijn voor moeilijk vervulbare functies. 
Streamer: Soms knetteren en schuren we, maar dat is goed. Zonder wrijving geen glans
En de toekomst? De dienstverlening staat als een huis. In het meest recente tevredenheidsonderzoek beoordeelde de BAR de inhuurdesk met een 8,4. Toch is er nog een hoop te ontdekken en realiseren. Gelukkig zijn er nog drie jaar over van de vijf jaar die het contract maximaal mag duren. Annelijn: 'Soms knetteren en schuren we, maar dat is goed. Zonder wrijving geen glans. Het heeft veel energie gekost om te staan waar we nu staan. Nu hebben we iets moois opgebouwd. Daar willen we zo lang mogelijk van profiteren. Het partnerschap met YIS is de absolute basis van ons succes.'

De 4 toptips van Annelijn:

1. Creëer draagvlak binnen de organisatie;
2. Werk samen met concerncontrol (in het kader van rechtmatigheid);
3. Zet een gedegen marktconsultatie uit;
4. Betrek - zeker in de beginfase - een projectmanager vanuit de eigen organisatie als schakel tussen de interne organisatie en de inhuurdesk.

Wil jij ook je inhuurproces in deze schaarse arbeidsmarkt naar een next level brengen?Check hoe je grip op inhuur krijgt