Een Food4thought event om de online community van Urban-Innovators eens offline te ontmoeten. Urban-Innovators nodigde voor dit allereerste event – op dinsdag 16 april – inspirerende sprekers uit om ‘on stage’ kennis te delen. Want kennisdeling is volgens Ard Kistemaker, directeur Yacht Engineering, de filosofie die met de online community nagejaagd wordt.
#DTV
Ard trapt af met de woorden: “Welkom in ons netwerk.” Een netwerk dat volgens hem ook plezier uit moet stralen. Ir. Cécile Cluitmans, directeur divisie gebouwen Arcadis, is de eerste spreker en ze betreedt het podium met veel vragen. #DTV is dan ook de titel van haar presentatie. Cécile: “De juiste vragen stellen binnen een projectomgeving is essentieel.” Er zijn een paar vragen die we altijd zouden moeten stellen, volgens haar. Om te beginnen: waar begin ik eigenlijk aan? Vaak beginnen we gewoon bij een GO, maar ze tipt om eerst eens te onthaasten. “Is dit nog het goede plan bij het project?” Volgens haar doe je je belangrijkste project review aan het begin. Een goede kick-off is key, zegt ze. En ook: blijf monitoren en je forecast aanpassen. Blijf je plan doordenken.
Welk doel en welke verwachting hebben we voor ogen?
Blijf doorvragen, want: ‘het is bruin met vier poten’ kan op van alles slaan. De andere kant is dat Cécile bewezen heeft dat een functionele aanbesteding met veel vrijheid ook tot innovaties kan leiden.
Hoe ziet succes eruit?
De weg ernaartoe is minstens zo belangrijk als het doel dat je nastreeft.
Wie heb ik nodig en met wie heb ik het genoegen?
Hoe meer we gaan digitaliseren, hoe belangrijker het is dat we goed communiceren met alle betrokken partijen, vertelt Cécile. “Het is belangrijk dat je kan challengen, dat er sprake is van teamwork en vertrouwen.”
Wat is de cultuur? Wie heeft welk mandaat?
Nog twee mooie vragen. Niet alleen landen, maar ook verschillende sectoren kennen hun eigen cultuur. Er zijn duidelijke communicatielijnen nodig, ook met betrekking tot jezelf. Cécile: “Welk mandaat heb ik? Wie dekt mij en waar escaleer ik?”
En de belangrijkste vraag is misschien wel: wanneer krijg ik bloemen? Oftewel, wanneer overtref je de verwachtingen van de klant?
Cécile: “Vreemde ogen dwingen en het kan helpen om lastige dingen bespreekbaar te maken.” Een teamcoach kan daarbij ondersteunen en ontdekken waarin het team excelleert en tekortschiet.
Zal de tijd ons leren?
De vragen vanuit de zaal richting Cécile vallen mee, dus we kunnen al snel door naar de volgende spreker. Drs. Ir. Daniel van den Dries, projectmanager organisatorische en infrastructurele projecten en programma’s, neemt het stokje – of eigenlijk de afstandsbediening – over. Zijn presentatie draagt de titel Zal de tijd ons leren? Daniel heeft veel ervaring met projectmanagement. Op het gebied van aviation, maar tegenwoordig ook op het gebied van melkpoeder voor babyvoeding en overige zuivelproducten. Het maakt voor het principe van projectmanagement niet uit of er mensen en bagage in en uit gaan of dat er uiteindelijk babyvoeding de fabriek uitrolt, volgens Daniel. Hij merkt op dat de gedachte ‘iedereen kan dit’ verandert. Door de complexiteit van projecten wordt projectmanagement meer en meer als een vak gezien.
Fouten worden veel en vaak gemaakt zegt hij. “Het blijft maar misgaan, we leren niet.” Hij doelt op kostenoverschrijding, vertraging en tegenvallende inkomsten. Daniel: “Hadden we dit aan de voorkant kunnen of moeten weten?” Ter illustratie heeft hij allerlei schokkend beeldmateriaal meegenomen van projecten die niet binnen budget of planning gerealiseerd zijn.
Hoe zijn overschrijdingen te verklaren? Daniel: “Door chronisch optimisme, we hebben de neiging om te vertellen wat ‘ze’ willen horen en de due diligence is om te huilen.” Maar er is ook nog een politiek-economische reden, dan praat je over strategische misrepresentatie. Anders wordt er geen akkoord gegeven.
Gelukkig is er goed nieuws. Daniel: “Het is mijn overtuiging dat dit op te lossen is. Je kunt leren van het verleden.” Hoe moet het dan wel?
- Benchmarking, zoek vergelijkbare cases. Hoe hebben ze dit ergens anders opgelost?
- Due diligence
- Reduce bias, organiseer een negatieve bril. Optimism bias is voor de mensheid iets prachtigs, maar voor een project is dit niet nodig
- Uitzonderingsmanagement, denk na over schaalverkleining, reduceer technische en sociale complexiteit
- Master building leadership, leer van iemand met een bewezen trackrecord.
Food after thought
Helaas voor Cécile ontvangen ze na afloop geen bloemen, maar wel een ander mooi presentje als dank voor deze Food4thought. En terwijl de borrelhapjes rondgaan wordt er door de aanwezigen zeker nog even doorgekauwd op het onderwerp.
Ard omschrijft het event na afloop als: “Frivool-deskundig.” En hij vindt het vooral ook stoer, omdat ze pas een jaar geleden zijn begonnen met dit avontuur. “Dit is weer een volgende stap.”
Wil jij bij ons volgende event aanwezig zijn? Schrijf je dan nu alvast in. Dan houden wij je op de hoogte van de volgende offline-kennisdeling.
