Grip op inhuur begint met vertrouwen in een nieuw inhuurproces

Athlon International is sinds 2018 klant van Yacht Inhouse Services (YIS). Daarmee heeft de lease- organisatie haar externe inhuur volledig uitbesteed. Sindsdien heeft YIS 246 tijdelijke functies in de hogere loonschalen weten in te vullen. Tot 2018 had Athlon International nauwelijks controle over de inhuur. 'Partijen benaderden onze inhurende managers rechtstreeks. Die kwamen vervolgens met kandidaten bij één van de twee brokers waarmee wij destijds een contract hadden,' vertelt hij. 'Eerst waren dat uitzonderingen. Maar uitzonderingen worden al snel de regel.' Daarbij had de organisatie weinig zicht op hoe lang inhuurkrachten al voor Athlon International werkten. 'Omdat we met meerdere broker partijen werkten, hadden we dat niet goed in de gaten. Dat resulteerde in ongewenste arbeidsrechtelijke situaties.'

Draagvlak creëren

Om grip op inhuur te bewerkstelligen, stelde Dirk drie doelen op: reduceren van inhuurkosten, betere service aan de inhurende managers en verminderen van procestijd en -kosten. Met die doelen ging hij de markt op. En kwam hij, via een uitgezette tender, uiteindelijk uit bij Yacht Inhouse Services (YIS). Intern moest hij draagvlak creëren voor een nieuw inhuurproces, met de inhuurdesk van YIS aan het roer. Dirk besefte dat het belangrijk is om het nieuwe inhuurproces met alle belanghebbenden af te stemmen. 'Eerst brachten we onze stakeholders in kaart: Finance, Procurement, Legal en de belangrijkste groep: de hiring managers. We vertelden waarom we het bestaande proces wilden veranderen. Waarom we kozen voor ondersteuning door een inhuurdesk. En wat de voordelen waren voor onze organisatie.'

Het voordeel: je kunt je schaarse tijd als manager op een andere manier invullen

Dirk geeft een voorbeeld: 'Managers waren gewend om de inhuur zelf te regelen. Ik vertelde hen: dat gaat vanaf nu de inhuurdesk voor jou doen. Jij hebt een inhuurverzoek, dat leg je neer bij de inhuurdesk. Die regelt dat met de leveranciers, ook die vanuit jouw eigen netwerk. Het voordeel: je kunt je schaarse tijd als manager op een andere manier invullen. Het nadeel: je was gewend om inhuur zelf te regelen. Dat gaat niet meer.' Ook dat is belangrijk om te erkennen, meent hij. 'Dat is juist sterk: het wordt beter, maar je zult er even aan moeten wennen.'

Het belang van vertrouwen

Om het nieuwe inhuurproces succesvol te laten landen, testte hij het met inhurende managers die als kritisch bekend stonden. 'Als zij het resultaat zien, dan ben je al heel ver. Dan gaan ook andere inhurende managers erin geloven en gaat het balletje rollen.' Dat vertrouwen is heel belangrijk, weet hij. 'Als je ook maar één manager niet meekrijgt, dan loop je het risico dat die ene steen in de vijver een stormachtig water veroorzaakt.' 

De realiteit leert hem wel dat je niet iedereen mee krijgt. Ook leveranciers en zzp’ers moeten akkoord gaan met het nieuwe inhuurbeleid. '90% was direct akkoord. 10% dus niet. Daar kun je dan niet mee verder. Er waren inhurende managers die daar niet blij meer waren omdat zij een specifieke leverancier als noodzakelijk zagen. Uiteindelijk lossen dergelijke problemen zichzelf op', 'Inmiddels zijn de leveranciers die niet akkoord wensten te gaan vervangen voor andere leveranciers. Onze bedrijfsvoering is daarbij nooit in gevaar gekomen.'

Succesvolle voorbeelden uitlichten

De inhuurdesk van YIS zit nu vier jaar intern bij Athlon International. Alle inhurende managers houden zich aan het inhuurbeleid. 'We hebben het HR-systeem ingericht aan de hand van een workflow die managers stap voor stap door een aanvraag loodst. Ook hebben we met Procurement afgestemd dat ze geen contracten meer afsluiten met leveranciers. En we geven aandacht aan praktijkvoorbeelden waarin de inhuurdesk een vacature zeer snel succesvol invult. Daardoor gaan inhurende managers het voordeel ervan inzien.' Wat daarbij ook belangrijk is: om steeds dezelfde boodschap te herhalen. 'Managers kennen de boodschap, maar een paar weken later hebben ze er nog nooit van gehoord. Herhaling is cruciaal', aldus Dirk. ‘Als het tarief én de kwaliteit goed zijn, ben ik tevreden.’

Twee organisaties, één gezamenlijk doel

Wat helpt, is dat de YIS-medewerkers veelal als Athlon International medewerkers worden beschouwd. 'Ze werken bij ons op locatie. Ze hebben een Athlonmailadres.' Daarbij hebben beide bedrijven een gezamenlijk doel. 'Het doel van YIS is ook om onze inhuurkosten te beheersen. Gaan we over budget, dan geven ze ons een signaal. En denken ze mee: kan de opdracht in minder uren gedaan worden of kan deze ingevuld worden door iemand met minder senioriteit?' Daarbij staat een marktconforme en redelijke inhuurprijs voorop.

'Wat YIS eraan verdient, is voor mij niet relevant. Als het tarief én de kwaliteit goed zijn, ben ik tevreden.' Die kwaliteit blijkt inderdaad verbeterd met de inhuurdesk: 'In- en externe medewerkers doorlopen nu hetzelfde wervings- en selectieproces. Alle bijkomende administratie en facturatie neemt YIS uit handen. Dat is extra prettig omdat managers er niet goed in zijn dit correct door te geven. En bij een aanvraag maken we gebruik van het veel grotere netwerk van YIS. Daardoor hebben we, zeker in deze tijden van schaarste, veel sneller kandidaten voor een functie. Managers zijn er echt mee geholpen.'

Het succes in cijfers

De cijfers onderschrijven het succes van de samenwerking. 'Het eerste jaar was onze spend zo’n zes miljoen euro. Ons doel was om 91.000 euro en 100 uur aan procestijd te besparen. Uiteindelijk bereikten we een besparing van 180.000 euro en 1.000 uur aan tijd!' Daarbij waardeerden de inhurende managers de toegevoegde waarde van de inhuurdesk na heteerste jaar met het cijfer 8,5. Of, zoals een inhurende manager van Athlon het zegt: 'De inhuurdesk voegt waarde toe omdat ze specifieke taken uit handen neemt, zoals het vinden van geschikte kandidaten. Dat ik dat zelf niet meer hoef te doen, is heel prettig.

Wil jij ook je inhuurproces in deze schaarse arbeidsmarkt naar een next level brengen?Check hoe je grip op inhuur krijgt