De hoeveelheid data waarmee de overheid te maken krijgt, is ongekend. De behoefte aan controle over en inzicht in deze data wordt groter en groter. Informatiegestuurd werken is volop in transitie en vraagt om nieuwe vaardigheden. Want hoe verbind je de business met IT? Meet de business information manager!
Bij IT-afdelingen van gemeenten en andere overheden ligt de focus niet langer alleen op het beheren van applicaties. Regievoering over IT wordt steeds belangrijker. De business begrijpen en verbindingen leggen met alle belanghebbenden, daar draait het tegenwoordig om. De vraag naar IT-professionals die uitblinken in communiceren, regisseren en overtuigen groeit. Vrijwel elke overheidsorganisatie zoekt ze: professionals met actuele kennis van wet- en regelgeving die klantgericht zijn en kunnen omgaan met weerstand. Oftewel, business information managers. De functioneel beheerder 2.0.
Inzicht krijgen
Dat er een grote behoefte is aan business information managers, weet Remco Smeets ook. Hij werkt al dertien jaar binnen de bedrijfsvoering sociaal domein voor verschillende gemeenten. Zo was hij projectleider managementinformatie voor de afdeling Sociaal Domein bij MER, een uitvoeringsorganisatie van de Wmo en Participatiewet voor de Limburgse gemeenten Maasgouw, Echt-Susteren en Roerdalen. “Als projectleider was ik bezig met de vraag hoe we onze gigantische database snel en efficiënt in beeld konden brengen. We richten ons al jaren op managementinformatie, maar voor het eerst hebben we nu de business-intelligence-benadering toegepast, en wel op de bijstandsdebiteuren. Denk daarbij aan mensen die te veel uitkering hebben ontvangen, of een verkeerde betaling op hun rekening gestort kregen. Of mensen die weer aan het werk zijn, maar nog wel een uitkering ontvangen en dus geld moeten terugbetalen aan de gemeente. We praten hier over een veelheid aan vorderingen in allerlei soorten, dus het is van belang dat de bijbehorende gegevens op een toegankelijke manier inzichtelijk zijn”, legt Remco uit.
Inzet van business intelligence
Remco deed een beroep op de kennis van Yacht-professional Dave Bongaerts. “We vroegen hem om een oplossing om efficiënter met onze data om te gaan, op een andere manier dan we gewend waren.” Samen met business information manager Dave verkende Remco de mogelijkheden binnen business intelligence. Uiteindelijk gingen ze aan de slag met Power BI. Een tool om op interactieve en slimme wijze gebruik te maken van de gegevens in de database. “Ik gaf aan wat ik wilde, Dave vertaalde dit naar Power BI. Deze wijze van automatisering leverde een gebruiksvriendelijk systeem op dat ertoe geleid heeft dat we nu grip hebben op alle data van de bijstandsdebiteuren.”
Steeds makkelijker
Het project werd succesvol afgerond. “Collega’s zijn heel positief en blij met het eindresultaat”, vertelt Remco. “Het was voor ons de trigger om verder te gaan met Power BI. Daarom zetten we het nu ook in voor de Wmo-taken. Het voordeel van Power BI is dat je met up-to-date informatie en vooral op zeer interactieve wijze de database verticaal, diagonaal en horizontaal kunt benaderen. Iedere gebruiker van de database wil iets anders weten, en het is nu veel makkelijker om al die informatie te genereren.”
Nog een weg te gaan
Wel is er op het gebied van informatiegestuurd werken nog een weg te gaan. Remco: “De datamogelijkheden zijn enorm. Niet alleen binnen het sociaal domein; ook het ruimtelijk domein kan bijvoorbeeld veel meer uit data halen. Als we externe gegevens, zoals demografische ontwikkelingen en informatie over wijkvoorzieningen, koppelen aan de data die we intern al hebben dan kun je als gemeente veel beter sturen. In wijken worden voorzieningen nog te vaak ontplooid op gevoel, in plaats van op basis van cijfers. Concrete analyses kunnen bijdragen aan belangrijke beslissingen voor de toekomst.”
Uit je comfortzone
In de ontwikkeling van informatiegestuurd werken, speelt de business information manager een steeds belangrijkere rol. “Als business information manager weet je complexe data te vertalen naar informatie die behapbaar is voor mensen met een minder technische achtergrond. Door begrijpelijke taal te gebruiken, zorg je dat mensen die met de data gaan werken enthousiast worden”, vertelt Dave, die van origine functioneel beheerder is. In de zomer van 2018 sloot hij zich aan bij Yacht, waar hij het Business Information Management Program volgt, samen met dertig andere professionals. “Ik heb geleerd om uit mijn comfortzone te stappen.” En dat is belangrijk in dit vak, want anders dan de functioneel beheerder vervult de business information manager een regierol. Hij slaat een brug tussen cijfers en inhoud.
Als business information manager weet je complexe data te vertalen naar informatie die behapbaar is voor mensen met een minder technische achtergrond.
Dave Bongaerts, business information manager
Elkaar begrijpen
Wat Dave zo mooi vindt aan zijn job? “Ik kan mijn creativiteit kwijt en ik zie organisaties groeien. Oplossingen die je aandraagt, hebben echt impact op de omgeving waarvoor je werkt. Dat is heel waardevol.” Remco is al net zo enthousiast. “Business intelligence is een vrij technisch verhaal. Dave vertaalt onze behoefte aan data naar nuttige inzichten. Hiervoor moet je elkaar goed begrijpen en elkaars mogelijkheden en onmogelijkheden kennen. Het is belangrijk om samen helder voor ogen te hebben wat er nodig is om Power BI te laten functioneren en hoe je het systeem vult met de juiste data.”
Aanvulling op de functioneel beheerder
Dat de business information manager in opmars is, betekent zeker niet dat het gedaan is met de traditionele functioneel beheerders, weet Remco. “Het is echt een andere tak van sport in mijn ogen. Functioneel beheerders blijven nodig voor het beheren van applicaties. Zij zijn van grote meerwaarde. Bijvoorbeeld door werkprocessen aan te passen en in te richten. Hun rol zal alleen wel wat veranderen. Waar zij nu nog vaak voorzien in statische informatie en momentopnames, kunnen we met Power BI verder inzoomen op details en ligt de focus meer en meer op de kwaliteit van data.”
Ik kan mijn creativiteit kwijt en ik zie organisaties groeien.
Dave Bongaerts, business information manager
Business Information Management Program
Voor Dave komt er een nieuwe uitdaging aan. Hij gaat aan de slag voor de omgevingsdienst. Hier richt hij zich op data die te maken hebben met de invoering van de Omgevingswet. Dave: “Business information management biedt veel toekomstperspectief. Dat houdt het vak interessant.” Ondertussen gaat Dave door met het Business Information Management Program. Met dit programma speelt Yacht in op de groeiende vraag naar business information managers bij overheden. Een ontwikkeling die door de invoering van de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) nog eens een extra impuls kreeg. Binnen het Business Information Management Program ontwikkelen professionals met diverse achtergronden, van functioneel beheerders tot informatieanalisten, zich tot business information managers. Samen vormen zij een community waarin volop kennis wordt gedeeld. Inmiddels zijn alle dertig professionals die het programma volgen aan de slag bij opdrachtgevers. Komend jaar hoopt Yacht zo’n 45 nieuwe professionals aan te trekken die zich ook aansluiten bij het programma.
