Data zijn als kapitaalgoed té belangrijk geworden om de controle erover aan een enkele functie in de organisatie over te laten. Finance, marketing, HR en andere domeinen werken dan ook samen met IT in multidisciplinaire teams, waarbij per project het data ownership wordt vastgelegd.
De finance-functie als spin in het web van de datagedreven organisatie?
Geregeld wordt daarvoor gepleit: finance zou zijn meerwaarde kunnen vergroten door zoveel mogelijk activiteiten rond het gebruik van data naar zich toe te trekken. In de praktijk is data governance echter meestal anders ingericht. En dat heeft zo zijn redenen. "Ik zit niet te wachten op controllers die op de stoel van de marketeer of de HR-professional gaat zitten", zegt Hans van Slooten, CFO van Randstad Groep Nederland onomwonden. "Al was het alleen maar om de simpele reden dat er binnen onze eigen discipline zoveel te doen en zoveel te ontwikkelen is. Tools bouwen om beter te voorspellen, beter te plannen: laten we ons daarop concentreren, dat zijn de belangrijke issues voor finance." En laat de marketeer dan de tools ontwikkelen die voor marketing het meest relevant zijn, aldus Van Slooten.
Spanningsveld
Een pragmatische keuze, vindt Frans Feldberg, hoogleraar Data Driven Business Innovation aan de School of Business & Economics van de Vrije Universiteit Amsterdam. "Centraliseren en standaardiseren kan aanlokkelijk klinken. Maar daar staat het verlies van autonomie en daaraan gerelateerde slagkracht tegenover. Bij elke keuze op dit gebied is er sprake van dit spanningsveld." Centraliseren levert overzicht op en transparantie, en dat maakt het eenvoudiger verantwoording af te leggen, zo licht de hoogleraar toe. "Bovendien is het duidelijk dat datakwaliteit gebaat kan zijn bij verregaande standaardisering." Echter, afstand doen van autonomie heeft erkende nadelen. Feldberg: "We willen immers beslissingen nemen zo dicht mogelijk bij de processen waarop die beslissingen betrekking hebben. Op dat niveau is het beste te bepalen wat relevant is en wat niet." Ook datakwaliteit moet niet als een absolute grootheid worden gezien, vindt hij. "Wat vereiste datakwaliteit is, hangt helemaal af van wie de gebruiker is en wat het doel van de data is."
Winst
Data governance wordt zo een balanceer-act tussen centralisme en decentralisme. Het hulpmiddel dat daarbij in toenemende mate wordt ingezet is het multidisciplinaire team. Randstad heeft enkele van dergelijke teams geïnstalleerd, geordend naar toepassingsrichting. Van Slooten: "Toepassingen voor klanten, voor kandidaten, voor onze eigen organisatie en voor specifieke finance-richtingen zoals het ontwikkelen van forecasting-modellen: daar zijn allemaal dit soort teams voor opgezet. Ze blijken een goed middel te zijn om de ontwikkeling te versnellen, innovatie naar voren te halen. In het opzetten van deze organisatievorm zat de afgelopen tijd in ieder geval onze grootste winst op datagebied."
Eerder ontwikkelde Randstad, min of meer ad hoc, twee tools die intussen al enige tijd hun kracht bewijzen. Tempo Team maakt gebruik van een Sales Navigator, waarin interne en externe data over klanten op zo'n manier worden samengebracht dat consultants inzicht krijgen bij welke bedrijven in hun regio ze commercieel het meeste kans maken. Het andere voorbeeld, YIP (Yacht insights on professionals), wordt door Yacht gebruikt. Onder meer arbeidsmarktdata worden ingezet om aan klanten duidelijk te kunnen maken wat vraag, aanbod en prijs is van specifieke functies die ze zoeken.
'Basisteam'
In deze voorbeelden is finance dus niet de data owner, laat staan dat finance de data stewards levert, verantwoordelijk voor het dagelijks beheer. Van Slooten: "Dergelijke zaken centraliseren we niet. Natuurlijk moeten we allemaal met dezelfde definities werken, maar dat is een verantwoordelijkheid van ons 'basisteam', om het maar zo te noemen. Dat is het IT-team dat over datamanagement en datastructuur gaat. Dat team staat overigens voortdurend in contact met de multidisciplinaire teams die toepassingen ontwikkelen."
Feldberg is een groot voorstander van de genoemde multidisciplinaire teams. "Data zijn veel te belangrijk geworden als asset om de verantwoordelijkheid ervoor bij een enkele afdeling neer te leggen. Het is juist de bedoeling de hele organisatie te betrekken bij het nadenken over en de ontwikkeling van datatoepassingen." Veel organisaties erkennen dat ook en brengen dat vervolgens tot uitdrukking met de benoeming van een CDO, een Chief Digital (of Data) Officer. Op concernniveau heeft Randstad ook een CDO in de raad van bestuur, René Steenvoorden.
Hoe ziet de Financial van de toekomst eruit?
Download hier de whitepaper Futurizing Finance
Samenwerken
Zo is de verantwoordelijkheid van finance met betrekking tot data puur inhoudelijk geworden. Van Slooten: "Van oudsher is finance natuurlijk wel een 'grootverbruiker' van IT, met functies als salarisadministratie en facturering. Dat was in het verleden vaak reden de IT'ers onder verantwoordelijkheid van de CFO te laten opereren, maar dat is nu niet meer aan de orde." Wat nu vooral van finance professionals gevraagd wordt als het om datagebruik gaat? "Kunnen samenwerken in de multidisciplinaire teams", vindt Van Slooten.
