Artikel

Wij zijn de spin in het web

Contractmanagement krijgt binnen overheden en bedrijven meer en meer de plek die het verdient

17 november 2020

Header image

Drie dames, één verhaal. Of je ze gelijktijdig spreekt of afzonderlijk, het maakt niet uit. Ineke Huitema, Wilma Panman en Petra Ruijgt hebben hetzelfde verhaal als het over contractmanagement gaat. Passievol vertellen de Yacht-professionals met één mond over de rol van leveranciers, de competenties die voor een contractmanager belangrijk zijn en over het toenemende belang dat aan hun vakgebied wordt gehecht. “Wij zijn de spin in het web.”

Extra dimensie

Vanuit de inkoophoek zijn Ineke en Wilma in de functie van contractmanager terechtgekomen. Ineke twee jaar geleden. “Als lid van een Integraal Project Managementteam ben ik namens het Waterschap als contractmanager betrokken bij het toekomstbestendig maken van een van de regionale waterkeringen in de provincie Groningen. Een interessant project met een extra dimensie. Hier speelt niet alleen de beveiliging tegen het water zoals elders in ons land. De kering moet ook nog eens sterk genoeg zijn om de aardbevingen te weerstaan.” 

Wilma is de functie van contractmanager als het ware ingerold. “Ik heb eigenlijk altijd als inkoper gewerkt. Totdat bij een opdrachtgever een plek vrijkwam voor een contactmanager. Ik vroeg me hardop af: is dit iets voor mij? Ja dus! En dat ervaarde ik als een hele mooie stap voor mijn verdere persoonlijke ontwikkeling.” 

Nieuwsgierige aard

Ook Petra geeft aan niet gericht naar de functie van contractmanager te hebben toegewerkt. “Van origine ben ik een techneut. Via een managersfunctie ben ik op een controllersstoel beland. Onderdeel van die rol is het bekijken wat binnen de organisatie kan worden verbeterd. Je klopt aan bij collega’s. Door je te verdiepen in hun bezigheden, krijg je een goed beeld van wat wel en niet goed gaat. Vooral door het stellen van vragen. Waarom doe je dit zo? Willen we dat als organisatie wel? Zijn er alternatieve werkwijzen of oplossingen mogelijk? En zo ja, wat hebben we daarvoor nodig?”

Als (logisch) vervolg op de controllersfunctie komt voor Petra de baan van contractmanager om de hoek kijken. “Het was min of meer een geleidelijke overgang. Ook als contractmanager moet je weten hoe de business in elkaar steekt. Je moet helder hebben wat er speelt en waaraan daadwerkelijk behoefte is op het vlak van inkoop en hoe het optimaal kan worden toegepast. Op korte en langere termijn. Mijn nieuwsgierige aard hielp me als controller en helpt me nu even nadrukkelijk als contractmanager."

Constant met partijen in gesprek

Wilma kan zich volledig vinden in de woorden van Petra. “Als inkoper ben je vooral procedureel gedreven. Kopen we in volgens de aanbestedingswet? Als contractmanager ben je constant met alle betrokken partijen in gesprek. Binnen de eigen organisatie, met stakeholders en gebruikers. Om, zoals Petra het zegt, de werkelijke behoeften op tafel te krijgen. Maar ook met leveranciers, over de mogelijkheden die er zijn. Zij zijn immers de specialisten in hun discipline.”

Kennis en kunde leveranciers benutten

De drie contractmanagers zien leveranciers als een verlengstuk van de organisatie. “Hun kennis en kunde moet je maximaal benutten”, zo stelt Wilma namens het drietal. Petra: “Het is zaak om te voorkomen dat ze door allerlei regels en voorwaarden in een te strak keurslijf worden gestoken. Een leverancier moet de ruimte krijgen én nemen om je vooraf en tijdens het contract te informeren en adviseren over alle ins en outs op het betreffende vakgebied, inclusief de ontwikkelingen.”

Kennisteam Contractmanagement

Als gevolg van alle interne en externe contacten beschouwen Wilma, Petra en Ineke contractmanagement als een echte spilfunctie. Zij zijn, zoals ze het noemen, de spin in het web. Dat vraagt veel meer dan destijds bij inkoop om competenties als verdiepen (vragen, doorvragen), overtuigen en samenwerken. Wilma: “Als inkoper zit je veel aan je bureau, bijvoorbeeld voor het uitwerken van de aanbestedingen. Als contractmanager ben je juist veel op pad en met alle betrokkenen in gesprek. In elke fase van het proces. Vooraf om de werkelijke behoefte helder te krijgen voor de aanbesteding. Bij aanvang om iedereen aan te laten sluiten bij de inhoud van het contract, bij de regels en de verwachtingen. En gedurende het traject om tussentijds te evalueren. Loopt alles volgens plan? Hoe bevalt het? Wat kan of moet beter?”

Wilma is bij Yacht ook voorzitter van het kennisteam Contractmanagement. “Tijdens de vier jaarlijkse bijeenkomsten, maar ook tussendoor, worden volop kennis en ervaringen gedeeld. Hoofdzakelijk aan de hand van praktijkervaringen en –situaties. Heel leerzaam voor elke contractmanager."

Gezien als volwaardige functie

Ineke en Petra beamen ook deze woorden van Wilma. Leren is voor hen een continu proces; enerzijds dankzij het kennisteam, anderzijds door opleidingen. “Ik heb verschillende cursussen gevolgd op het vlak van contractmanagement, maar ook PRINCE2. Om me beter te kunnen verdiepen in de wereld van projectleiders. Als je weet hoe zij denken en handelen, dan kun je je ook beter verplaatsen in hun belevingswereld en hun behoeften”, aldus Petra.

Woorden van gelijke strekking komen uit de mond van Ineke: “Als voormalig docent heb ik als onderdeel van een inkoopopleiding een aantal modulen contractmanagement gegeven. Nu ga ik zelf een CM-opleiding volgen. Zo ontwikkel ik me nog verder in het vak dat zo’n grote opmars doormaakt. Vijftien jaar geleden werd contractmanagement in elk bedrijf ‘erbij gedaan’. Bijvoorbeeld door een inkoopadviseur of door iemand van facilitaire zaken. Nu wordt het steeds meer gezien als een volwaardige functie en krijgt contractmanagement de plek die het verdient.”

Gaaf en hartstikke leuk

Het vakgebied ontwikkelt zich enorm, onderstreept Petra. “Contractmanagement krijgt veel meer structuur, inhoud en waarde. De voordelen op het vlak van kostenbesparing, omzetvermeerdering en risicobeheersing worden meer en meer gezien en benut. En dat geeft veel voldoening”, zo zegt Petra, die haar veelzijdige en afwisselende werk als ‘gaaf’ en ‘hartstikke leuk’ bestempelt. En ook dat hadden de woorden van Ineke en Wilma kunnen zijn.

Bekijk vacatures

Ben jij op zoek naar een nieuwe opdracht als planner, supply chain manager, logistic engineer, inkoper of contractmanager? Lees hier alles wat je moet weten over Yacht Supply Chain Management & Procurement. Het netwerk van Yacht opent deuren bij gerenommeerde opdrachtgevers. Bekijk al onze SCM&P vacatures & solliciteer direct.

bekijk alle SCM&P vacatures

 

Gerelateerde artikelen & blogs