Met de Futurizing Finance Scan brengt Yacht helder in beeld waar organisaties staan in hun finance transformatie. Zo blijkt Universiteit Utrecht al flinke stappen te hebben gezet. Tot groot genoegen van ‘gangmaker’ Rob Plattèl. “Zo’n uitslag geeft gewoon een boost voor de volgende stappen die we als afdeling willen zetten.” Een verhaal over een schoolvoorbeeld van hoe je onder meer RPA en process mining binnen je organisatie implementeert.
Voor alle administratieve onderdelen
Rob Plattèl is directeur van het Administratief Service Centrum (ASC) van de Universiteit Utrecht, in 2003 door hem zelf opgestart. Zijn shared service center telt zo’n 75 medewerkers verdeeld over vijf teams die elk onder leiding staan van een afdelingshoofd. Alle administratieve verwerkingen van de Utrechtse universiteit vallen onder de verantwoordelijkheid van het onderdeel van Rob: de financiële, personeels- en salaris- en studentenadministratie.
Een winning team
“Administraties moeten volledig, betrouwbaar en snel zijn. Dat moet nu zo zijn, en dat moet in de toekomst zo zijn. Net zoals ze natuurlijk moeten voldoen aan alle wet- en regelgeving”, zo steekt Rob algemeen van wal. Maar snel komt hij met trots te spreken over zijn afdeling. “We zijn heel innovatief, met onze dertig actieve robots zijn we een voorloper in universiteitenland.” En: “Het was mooi om te zien dat de Futurizing Finance Scan aantoont dat we op meerdere vlakken verder zijn dan de meeste andere respondenten. Onder meer op de punten kennis en ervaring, technologie en innovaties en op het vlak van non financial reporting. Dat is bovenal voor mijn team heel fijn om te horen. Ze krijgen opnieuw bevestigd dat ze werken bij een club die voorop loopt. Dat ze lid zijn van een winning team. Zo’n uitslag geeft gewoon een boost voor de volgende stappen die we als afdeling willen zetten.”
Geen enkele weerstand
In 2018 werden de eerste daadwerkelijke stappen gezet op het vlak van robotgestuurde procesautomatisering. “We zijn met een aantal enthousiaste medewerkers begonnen op één afdeling. Inmiddels is dat uitgebreid naar alle afdelingen, met bij iedereen enthousiasme over het werken met robots. De teams onderhouden ze zelf en ook het ontwikkelen van nieuwe robots gebeurt door eigen medewerkers”, aldus Rob, die geen enkele weerstand meer proeft tegen de opmars van RPA. “Dat was enkel in het begin bij een aantal mensen, maar al snel zagen ook zij de kansen. Zo’n tachtig procent van onze mensen is minimaal hbo-opgeleid. De saaie routinematige werkzaamheden vallen weg. Er komt tijd en ruimte voor een veel interessantere invulling van je taken en verantwoordelijkheden.”
Strategisch personeelsplan
Vanaf het eerste moment je mensen meenemen in het wat, wanneer en waarom. Dat is belangrijk als je aan de slag gaat met RPA . “Ik heb in nauwe samenwerking met onze HR-afdeling een strategisch personeelsplan opgesteld. Daarin geven we duidelijk de reden en de noodzaak aan voor de te zetten automatiseringsstappen. Maar ook de ontwikkelingskansen voor de medewerkers. Mijn stelling is vanaf het begin: we krijgen pas tevreden klanten als ook de medewerkers tevreden zijn. Het investeren in de ontwikkeling van onze mensen is dan ook een van de speerpunten. Zij moeten zowel kwalitatief als kwantitatief aangehaakt blijven. Enerzijds op vaardigheden. Al onze teamleden hebben in meer of mindere mate met lean en projectmanagement kennisgemaakt. Anderzijds wat betreft competenties, waarbij we veel aandacht besteden aan innovatief zijn en hoe je de rol van adviseur kunt verbeteren.”
Inzicht superbelangrijk
Is het ontwikkelen van medewerkers een speerpunt, hetzelfde geldt voor het continu zorgen dat het data lake goed ontsloten is en blijft. “We bieden al veel informatie aan, maar we willen nog meer data op een nog betere wijze met behulp van business intelligence beschikbaar stellen. Alle teamleiders geven sturing aan hun afdeling op basis van dashboards. Maar ook de faculteiten van onze universiteit hebben toegang tot de voor hen relevante informatie, zodat ze de stand en voortgang van diverse zaken 24/7 kunnen volgen. Denk hierbij aan welke facturen nog open staan en van welke studenten nog niet alle gegevens compleet zijn. Dat inzicht is natuurlijk superbelangrijk. De universiteit heeft 7.000 medewerkers en 35.000 studenten. En er gaat hier bijna een miljard aan euro’s om. Helder hebben wat er speelt is bij zo’n omvang vanzelfsprekend essentieel.”
Ook voorop met process mining
Behalve met RPA loopt Universiteit Utrecht ook met process mining voorop. “We maken voor de organisatie de processen inzichtelijk met behulp van process mining en analyses. De medewerkers die daarmee bezig zijn zien vervolgens weer mogelijkheden om bepaalde processen verder te robotiseren. Soms betekent dit, dat we wel eerst de processen moeten verbeteren. Zo heeft het een met het ander te maken en opgeteld draagt het allemaal bij aan de verbeteringsstappen die we willen en moeten zetten als organisatie.”
Schoolvoorbeeld voor andere universiteiten
Rob Plattèl is dagelijks bezig om te kijken waar hij samen met zijn afdelingen verbeterslagen kan maken. Aan de, zo benadrukt hij, goede samenwerking met Yacht hecht Rob op dit vlak veel waarde. “De Futurizing Finance Scan is daarvan een mooi voorbeeld. Je geeft elkaar inzichten door het uitwisselen van informatie en kennis. Daar word je sterker van”, aldus de ASC-directeur, die ook het belang van zijn uitgebreide netwerk onderstreept. “Ik beweeg me daarin intensief en ben erg nieuwsgierig. Altijd heb ik mijn oren en ogen goed open om te zien en te ervaren wat er speelt. Zeker ook bij grote, beursgenoteerde bedrijven. En dat altijd met de gedachte hoe ik dat wat ik zie en hoor, kan vertalen naar mijn eigen organisatie.”
Rob is zeer tevreden over wat hij tot nu toe met zijn mensen heeft bereikt. “We zijn met z’n allen heel erg trots op waarmee we bezig zijn. Ik durf te stellen dat we een schoolvoorbeeld zijn. Niet vreemd dat er volop belangstelling is van andere universiteiten voor onze aanpak. Dat vinden we alleen maar mooi. We vertellen graag over wat we doen. Daarin zijn we heel open.”
