We zijn er ons niet van bewust, maar elk lantaarnpaaltje, boom en gebouw wordt nauwkeurig bijgehouden in Nederland. Alles in onze bebouwde leefomgeving, en zelfs de grond daar onder, is minutieus vastgelegd op nationale digitale kaarten. Zelfs Japanners komen naar Nederland om van ons beleid te leren. Niet voor niets staat ons klein kikkerland internationaal bekend om zijn orde en organisatie. Maar wat houdt dat precies in, waarom doen we dat, en waarom vertel ik hier over?
Ik ben Caspar Tromp, planoloog en sociaal geograaf van opleiding, en gedurende vier maanden heb ik via Yacht trainees als data analist gewerkt bij de Dienst Stedelijke Ontwikkeling van de Gemeente Den Haag. Hierdoor heb ik mee kunnen werken en leren wat Nederland, en vooral de gemeente Den Haag achter de schermen doet aan het verwerken van geodata. Hier ga ik wat over vertellen.
Data is het nieuwe goud
In onze steeds complexere samenleving is data het nieuwe goud. Meten is weten en hoe meer we weten hoe doelgerichter en sneller we kunnen inspelen op verschillende problemen, omstandigheden en projecten. In Nederland weten en doen we dat al langer, maar toch hadden verschillende organisaties en overheidsinstanties hun eigen manier van registreren. Een straatnaam bijvoorbeeld kon door verschillende partijen net iets anders geschreven worden. Dit kon leiden tot miscommunicatie, extra tijd en dus ook geld kosten. Daarom werd vanaf 2008-2009 een aantal basisregistraties door de overheid ingevoerd die op nationaal niveau werken en eenduidig geschreven en afgestemd zijn. Twee belangrijke daarvan zijn de Basisregistratie Adressen en Gebouwen (BAG) en de Basisregistratie Grootschalige Topografie (BGT). Deze worden bijgehouden en constant aangevuld door de gemeenten.
Innovaties brengen ook nieuwe uitdagingen
Hoewel deze registratiesystemen een aantal processen hebben verbeterd zijn er ook nieuwe uitdagingen ontstaan. Het invoeren van nieuwe systemen – die ook telkens in ontwikkeling zijn -brengt verandering waar organisaties en mensen zich ook op moeten aanpassen. Bovendien hebben die registratiesystemen onderling veel overlap terwijl ze niet altijd geïntegreerd zijn. Politieke beslissingen over begrotingen zetten ook druk op gemeenten om steeds efficiënter te werk te gaan. Vanuit dat licht was het interessant om processen bij de BAG en BGT in kaart te brengen en te zoeken naar trends in bepaalde werkprocessen van de afgelopen jaren. Hiermee ben ik van begin januari tot eind april 2020 bij de gemeente Den Haag aan de slag gegaan.
Er moet gestuurd worden, men moet innovaties doorvoeren en soms lastige en onzekere beslissingen nemen. Ook hierbij horen menselijke fouten.
Aan de slag & bevindingen
Het BAG proces wordt bijgehouden in een Excel bestand, vanaf het begin van een relevante aanvraag voor nieuwbouw of verbouwing tot onder andere het verlenen van definitieve huisnummers en het verwerken in de BAG. Ik heb Microsoft Power BI eigen gemaakt om berekeningen te maken en die te visualiseren in grafieken en tabellen. Er moest goed gekeken worden naar de data, want een maand kon bijvoorbeeld een grote hoeveelheid aanvragen hebben, maar om de werkdruk van die maand in te schatten was het ook belangrijk om naar factoren als complexiteit, prioriteit en de soort van de aanvragen te interpreteren. Ook liet de data zien dat actuele gebeurtenissen zoals het stikstofprobleem en invoeren van wetten ook invloed hebben op de processen bij de BAG en BGT, zoals een daling in nieuwbouwaanvragen. Hierop heb ik interessante aanbevelingen kunnen geven, zoals in welke periodes medewerkers het best flexibel ingezet kunnen worden, anticiperen op trends in soort aanvragen en nieuwe woningbouwprojecten, en het presenteren van procesverbeteringen en waar er nog verbetering mogelijk is.
Gebouwen bij de BAG moeten uiteindelijk ook bij de BGT geregistreerd worden en daar is het inmeten van definitieve geometrie van belang. Voor dit proces heb ik ook wat variabelen berekend. Wellicht nog interessanter was de bevinding dat voor het optimaliseren en bijhouden van de werkprocessen het nuttig zou zijn om de BAG en BGT meer op elkaar aan te laten sluiten.
Ervaring rijker
Ten slotte was het vooral erg leerzaam om deze tak van de gemeente te kunnen ervaren. Zelfs op het vlak van data en software dat telkens in ontwikkeling is zie je dat het achter de schermen alsnog mensenwerk blijft. Kaarten en plattegronden moeten geïnterpreteerd worden, gegevens ingevoerd en doorgevoerd worden, men moet samenwerken en elkaar helpen bij lastige dossiers. Er moet gestuurd worden, men moet innovaties doorvoeren en soms lastige en onzekere beslissingen nemen. Ook hierbij horen menselijke fouten. Deze complexiteit blijft ontzettend leerzaam en ik kijk terug op een bijzondere ervaring die ik mee neem naar de toekomst.
Wil jij ook je carrière starten met één van onze traineeships?Lees meer over Yacht trainees
