Op het vlak van drie van de belangrijkste taken voor gemeenten – vergunning, toezicht en handhaving – dient zich per 1 januari 2022 een impactvolle verandering aan. De Omgevingswet wordt aangepast en dat gaat gepaard met de aansluiting op het DSO, digitale stelsel omgevingswet. Voor veel Limburgse gemeenten reden om de krachten te bundelen, én met Yacht in zee te gaan. Marjolein Crins, coördinator vergunningverlening, toezicht en handhaving bij de gemeente Simpelveld, en Geert Maas, Business Information Manager bij Yacht, over het wie, wat en waar van de ‘noodzakelijke samenwerking’.
Invoering vraagt een flinke inspanning
“Sommigen noemen het een van de grootste wetswijzigingen sinds de invoering van de Grondwet”, zo beschrijft Geert de omvang van de veranderingen die de Omgevingswet ondergaat. “Voor de burger ontstaat vooral meer gemak: die kan voortaan via één loket achterhalen of een vergunning nodig is voor bijvoorbeeld een verbouwing of een aanbouw én daar eventueel ook meteen de aanvraag indienen. De invoering zelf, maar zeker ook de bijbehorende aansluiting op het DSO, vraagt een flinke inspanning van alle gemeentelijke organisaties.”
In het DSO is alle info over de fysieke leefomgeving verzameld. Geert Maas: “Veel gemeenten in Limburg hebben voor deze opdracht de krachten gebundeld onder de noemer Samenwerkingsverband Gemeenschappelijke Informatie Voorziening (SGIV). Maastricht is een van de weinige uitzonderingen. Ook betrokken instanties als de provincie, de brandweer en de veiligheidsregio’s zijn aangesloten. Ze hebben samen de aanbesteding gedaan voor de aanschaf van de nieuwe software. De huidige communiceert namelijk niet met die van het DSO. Nu trekken ze samen op voor de implementatie ervan en het toekomstige beheer.”
Nieuwe manier van werken
Wat maakt de klus zo groot? “Je ziet ten eerste dat er een scherper wettelijk kader wordt gesteld. Voortaan moet de burger binnen acht weken antwoord hebben op een vergunningsvraag. Dat betekent onder meer een grote verandering in samenwerking, zowel tussen medewerkers van een gemeente onderling als met ketenpartners en de burgers. Het hele vergunningsproces moet daarbij op orde zijn. Ik merk echter dat bij diverse gemeenten nog veel kennis en kunde in de hoofden van de betrokken medewerkers zit”, aldus Geert.
Hij vervolgt: “Dat maakt je als gemeente kwetsbaar. Er zijn duidelijke procedures en processen nodig. De digitale transformatie komt nadrukkelijker, voor veel betrokkenen versneld, om de hoek kijken. Invoering van het DSO is zeker niet alleen het implementeren van software; het vraagt ook om een nieuwe manier van werken. Het is gewoon een verandertraject. Ik zie dan ook een enorme uitdaging bij gemeenten op het gebied van het optimaliseren van de huidige processen en de implementatie van nieuwe applicaties rondom de aansluiting op het DSO.”
De grote vraag: wat te doen?
Marjolein herkent en erkent de woorden van Geert. Als coördinator vergunningverlening, toezicht en handhaving (VTH) is ze verantwoordelijk voor de implementatie van het DSO in Simpelveld, een van de bij SGIV aangesloten gemeenten. “We hebben een klein team. Al het extra werk komt terecht op de schouders van een gering aantal personen. Bovendien: wij zijn juristen en bouwkundigen, en nu moeten we ons bezighouden met ICT. Al snel misten we dan ook het inzicht en overzicht. Hoe gaan we dit aanpakken en oplossen? Dat was meteen de grote vraag.”
Speciaal ontwikkelde scan
Ze is dan ook heel blij met de samenwerking met Yacht in het algemeen en met Geert in het bijzonder. Hij is momenteel vier dagen actief voor het overkoepelende SGIV, voor het vormgeven van de beheerorganisatie, en één dag specifiek voor de ondersteuning van het team van Marjolein. “De eerste stap was de uitvoering van de scan die Yacht speciaal voor de implementatie van het DSO heeft opgezet. Je merkt dan meteen hoeveel kennis en ervaring hier zit. De scan brengt de huidige situatie helder in beeld, op alle aandachtsgebieden. En niet minder belangrijk: de acties die nodig zijn om aan de gestelde eisen te voldoen”, vertelt Marjolein.
“De komst van Geert was voor ons gewoon noodzaak”, zo gaat ze verder. “Zoals ook het aannemen van een applicatiebeheerder voor drie dagen. Het inrichten van het systeem is een hele kluif en het ontbrak ons aan voldoende kennis van het implementeren en beheren van de applicatie. Het advies dat uit de scan naar voren kwam, was heel praktijkgericht, volledig op maat voor Simpelveld. Hoe de applicaties in te richten en vervolgens intern functioneel te beheren werd helemaal helder.”
Bereidheid om te veranderen
Marjolein heeft het volste vertrouwen in het verdere verloop van het traject. “De grootste uitdaging is nu om het systeem volledig te hebben ingericht en iedereen op het juiste niveau te hebben bij de livegang eind juni. Natuurlijk zal het niet meteen allemaal vlekkeloos gaan, maar dan helpen we elkaar ongetwijfeld om het op te lossen.”
Over de bereidheid van haar team om de verandering tot stand te brengen, inclusief de noodzakelijke aanpassingen in de werkwijze, is Marjolein vol lof. “Iedereen staat ervoor open. We zien allemaal dat het enkel verbetering brengt. Voor de burgers én voor ons als gebruikers. De huidige systemen zijn sterk verouderd. Het nieuwe systeem vraagt een andere aanpak van ons, maar ik voel geen weerstand. Iedereen ziet het nut en de vooruitgang.”
