Wolters Kluwer heeft zich de afgelopen tien jaar gericht op de digitale transitie van haar diensten. Het software- en informatiebedrijf (voorheen vooral bekend als uitgever) kreeg daardoor behoefte aan een ander soort medewerker, met andere competenties en vaardigheden. Voor de invulling van haar tijdelijke functies heeft Wolters Kluwer daarvoor sinds 2013 een partnership met Yacht Inhouse Services (YIS). "YIS ontzorgt me met alles waarmee ik me niet wil bezighouden."
Het is het jaar 1836 als in Groningen boekhandel J.B. Wolters het levenslicht ziet. Uit deze winkel komt al gauw een uitgeverij voort; dat is de start van het succes van een onderneming die zich continu blijft heruitvinden. Bijna twee eeuwen later staat Wolters Kluwer bij de gemiddelde Nederlander vooral bekend als een van dé uitgeverijen van studieboeken. Maar het is veel meer dan dat: het boekhandeltje van weleer is uitgegroeid tot een software- en informatiebedrijf van formaat dat actief is in 180 landen, 19.800 medewerkers in dienst heeft en een omzet genereert van bijna vijf miljard euro.
Samenwerking door behoefte aan schaarse kennis en kunde
Wanneer een bedrijf in transitie is, dan krijgt het veelal behoefte aan een ander type medewerker, met andere competenties en vaardigheden. De digitale transitie van Wolters Kluwer bracht een behoefte voort aan meer specifieke schaarse kennis en kunde. Voor vaste functies verzorgt het informatiebedrijf zelf de werving en selectie, voor tijdelijke functies werkt het samen met Yacht Inhouse Services (YIS). De start van de samenwerking in 2013 was voor YIS als MSP-partij een heuglijke gebeurtenis en de officiële geboorte van haar succesvolle ‘inhouse dienstverlening’, die ruim tien jaar later inmiddels 31 opdrachtgevers herbergt. De eerste centrale inhuurdesk werd in het Wolters Kluwer-kantoor in Deventer ingericht en bemenst met twee zogenoemde inhouse consultants. Vanuit dit ‘employment center’, zoals de inhuurdesk intern bekend staat, vult YIS alle tijdelijke functies in voor alle divisies van de Benelux-organisatie.
Problemen door uitval voorkomen met Yacht Inhouse Services
De afgelopen vijf jaar heeft Mark Guelen, head of Growth Benelux bij Wolters Kluwer Legal & Regulatory, als inhurende manager en behoeftesteller, de dienstverlening van YIS van nabij meegemaakt. Hij heeft een vast team van 26 medewerkers en ‘gemiddeld altijd wel 1 tot 2 mensen’ tijdelijk via YIS. “Ik werk met YIS als ik een probleem heb in mijn team, door ziekte of zwangerschapsverlof. Dan bel ik onze inhouse consultants. Of ik zoek hen op; ze werken bij ons op locatie. Ik leg uit: deze persoon heb ik nodig, dit profiel, om deze reden. Dan sparren we even en vervolgens gaan ze voor me aan de slag.”
Op deze manier vult YIS jaarlijks bij Wolters Kluwer zo’n vijftig nieuwe tijdelijke functies in met kandidaten, met name voor het informatiebedrijf (het IT-onderdeel van Wolters Kluwer). Er lopen continu zo’n 130 contracten. Een verademing, zo ervaart Mark de samenwerking met YIS. “Ik kan dag en nacht iemand bellen en het wordt geregeld, zonder dat ik van de randzaken hoef te weten.”
Daarbij wordt Mark alleen ingeschakeld wanneer hij daadwerkelijk nodig is. “Simeon (één van de twee inhouse consultants, red.) stuurt mij een set aan cv’s van kandidaten. Die heeft hij al gesproken en gescreend. En inmiddels werken we al zo lang samen dat hij precies weet wat ik zoek. Ik beoordeel de cv’s, soms met een collega. Ben ik enthousiast over één of meer cv’s, dan ga ik met die kandidaten in gesprek. Daarna zeg ik tegen Simeon: deze kandidaat wil ik. Hij zegt: ga ik regelen. En dat doet hij.” En meer wil Mark niet weten. “Van de administratieve en juridische kant van het proces ken ik niet alle details. En eerlijk, die hoef ik ook niet te kennen.” Zolang het proces maar kort en snel is. “De doorlooptijden zijn kort en de kwaliteit van de kandidaten is hoog, dat vind ik belangrijk.”
Als een vaste kracht het team verlaat, dan hanteert Mark een tweesporenbeleid. “Voor ik een vaste functie opnieuw heb ingevuld, zijn we tussen de drie en zes maanden verder. Dus ik bel twee telefoonnummers: dat van de inhouse consultant van YIS, zodat we snel een tijdelijke kracht vinden voor de vrijgekomen plaats. En dat van onze HR-afdeling, om een vacature en het proces voor een vaste vervanger op te stellen. Dat duurt nu eenmaal langer.”
Goed contact met de inhuurdesk
Mark heeft veel contact met de inhuurdesk. Op het moment dat er een vacature is, maar ook daarbuiten. “We evalueren in gezamenlijke bila’s, waarin ik vertel hoe ik de kandidaat als inhurende manager heb ervaren. En we organiseren samen eindgesprekken met ingezette kandidaten.” Ook op informele momenten, bijvoorbeeld bij de koffieautomaat, hebben de inhouse consultants en Mark contact. ”Voor de snelheid van het proces kan dat nog weleens van pas komen", geeft hij toe. “Dan zie ik Simeon bij de lift zitten en denk ik: oh ja, ik zou nog antwoord geven op zijn mail. Dan komt hij het antwoord gewoon bij me halen.”
Andersom geldt dat ook: “Heb ik een vraag, dan zijn de consultants makkelijk te vinden, ze zitten altijd op dezelfde plek bij ons in het gebouw.” Wat Mark belangrijk vindt, is dat alle inhuur via het proces van YIS verloopt. Dat stuit bij zijn collega’s soms op weerstand. “Dan zegt een collega met een inhuurvraag: ik heb het gevoel dat ik mijn autonomie en netwerk verlies. En ik word ook weleens benaderd met de opmerking ‘ik heb zelf een fantastische kandidaat’. Dan zeg ik: dat is fantastisch voor je, maar dáár is de inhuurdesk voor.” Want ook netwerkkandidaten lopen altijd mee in het wervings- en voorselectieproces van YIS (of in het geval van vaste functies via HR). “Dat hebben we goed dichtgetimmerd. Als je iemand hebt aangesteld, dan moet je hem of haar in het HR-systeem aanmelden. Dat gaat niet als je de afgesproken weg niet bewandelt."
Facturatiestromen en beheer vanuit één partij
De dienstverlening van YIS richt zich niet alleen op het aanleveren van geschikte kandidaten. De MSP contracteert ook de leveranciers van Wolters Kluwer, die staan opgesteld om kandidaten aan te bieden. “We werken momenteel samen met 130 leveranciers en er komen, afhankelijk van onze behoefte, ook weer nieuwe leveranciers bij. Als ik die zelf allemaal moet screenen en beheren, dat lijkt me verschrikkelijk. Het is fijn dat één partij dat doet. En daardoor komen er geen facturatiestromen vanuit 130 partijen mijn kant op, maar vanuit 1 partij, die ook nog het beheer en de compliancy doet.” Onder beheer valt ook de kostenkant. “YIS bewaakt de marktconformiteit en bespaart kosten door met leveranciers te onderhandelen en door te vragen: kan het niet iets goedkoper. En bij lopende inzetten: kan na één jaar de marge niet wat omlaag?”
De samenwerking met YIS levert Wolters Kluwer bovenal flexibiliteit op. “We kunnen makkelijk op- en afschalen. Denk aan de Corona-tijd, toen we dat veel deden. Flexibele contracten leveren flexibiliteit op.” Waarbij Mark wel transparant is over de mogelijke lengte van een opdracht. “Ligt het in de verwachting dat een opdracht bijvoorbeeld twee maanden duurt, dan ben ik hier vooraf duidelijk over, om teleurstellingen te voorkomen..”
Samenwerking YIS en Wolters Kluwer in 2022 in cijfers
• Samenwerking met ruim 62 inhurende managers;
• Kostenbesparing van 6%, door toetsing en onderhandeling op marktconformiteit;
• Per vacature gemiddeld 3,5 kandidaat voorgesteld;
• Doorlooptijd van 7 dagen, vanaf melding inhuuraanvraag t/m definitieve keuze kandidaat;
• Alle inhuur 100% compliant gecontracteerd;
• In totaal 14 leveranciers met een lopende opdracht.
