Door goed te scrummen, wordt een project flexibel. Deze vorm van teamwork helpt zowel je team, de business als de klant vooruit. Als jij next level leert scrummen, maak je in no-time impact bij projecten. Zo werk jij écht efficiënt samen tijdens jouw carrière. Jeffrey Houben, Scrum-master bij Randstad Groep Nederland (o.a. voor Team Online Professionals Yacht), legt je er alles over uit.
Scrum leren is makkelijk, scrum uitvoeren is moeilijkJeffrey Houben, Scrum master Randstad Groep Nederland
Wanneer pas jij de Scrum-methode toe?
Via de Scrum-methode werken kan altijd. Succesvol scrummen kan alleen wanneer deze punten op orde zijn:
Scrum werkt het beste in platte organisaties. Daarom zie je het vaak bij start-ups. Tóch gebruiken grote corporates het ook vaak. Organisaties (leiders en managers) die slim delegeren en de besluitvorming onder zich durven te leggen, maken zo snel meters. Scrum draait om de klant of jouw bedrijf verder willen helpen. Gezamenlijk zijn jullie dedicated bezig met de ontwikkeling van een product en als team houd je zo de focus op het resultaat.
Als jij waarde hecht aan een hiërarchische structuur is scrum niet jouw fit. Wanneer jij jezelf veelzijdig wilt ontwikkelen is Scrum wél iets voor jou. Zeker als scrum master vervul je heel veel verschillende rollen om de weg vrij te maken voor je team. Je combineert alle aspecten van je hard skills en soft skills.
Dat scrum goede producten oplevert en jouw klanten tevreden houdt, is duidelijk. Maar als professional met leidinggevende ambities is het ook goed om te weten wat scrum doet voor de dynamiek binnen het team.
Dat wordt duidelijk aan de hand van de 5 waarden. Deze scrum values zijn de fundering van het scrummen en nodig om het succesvol uit te voeren. De scrum values bestaan uit: Focus, Respect, Openness, Commitment, Courage (FROCC) en resulteren in:
Een scrum-team bestaat uit maximaal 10 mensen, inclusief een scrum-master en een product owner. Een scrum-team is een zelforganiserend team en in staat om een divers takenpakket uit te voeren. Daarom is het essentieel om bij een scrum-team formatie te letten op deze criteria:
Bekijk welke competenties er nodig zijn om het project succesvol af te ronden. Om wat voor soort kennisgebieden of specialismen gaat het? Ga vervolgens na welke personen in de organisatie deze competenties bezitten. Kijk hierbij ook kritisch naar de omvang van het team. Die hou je het liefst zo compact mogelijk. Dat zorgt voor effectief communiceren en een efficiëntere samenwerking.
Een divers team is interactiever, creatiever en productiever. Divers betekent in dit geval een mix van man en vrouw, jong en oud, interne en externe collega’s én typen mensen. Kijk hierbij naar de leerstijlen van Kolb of het DISC-model van gedragsstijlen. Per project verschilt waar het zwaartepunt ligt, bijvoorbeeld op creativiteit of analyse. Hierop baseer je de verschillende gedrags- en leerstijlen die nodig zijn.
Hierbij gaat het om goede communicatie in het team én tussen het team en de rest van de organisatie. Om dingen (sneller) gedaan te krijgen is het namelijk cruciaal ook de juiste informatie op te halen buiten het team. Of om stakeholders met je mee te krijgen, die goedkeuring moeten geven voor het project. Mensen die toegang hebben tot deze stakeholders zijn dus een belangrijke aanwinst voor een scrum-team.
Het is belangrijk dat binnen het team de neuzen dezelfde kant op wijzen. Weerstand tegen agile werken is hierbij niet bevorderend voor de samenwerking en de voortgang. Selecteer daarom collega’s met een positieve houding tegenover agile werken of die hun kunde hierin bewezen hebben.
Hoe jij een scrum master blijft, ook als je op afstand werkt
Thuiswerken lijkt lastig voor scrum-teams. Bij scrummen staan teamwork en fysiek samenkomen centraal, terwijl Het Nieuwe Werken juist uitgaat van individuele medewerkers en zelfstandigheid. Is het dan wel mogelijk om op afstand een scrum project af te ronden? Jazeker! Thuiswerken en scrummen gaat zo:
Een goede scrum master maakt zichzelf onzichtbaarJeffrey Houben, scrum master
Agile is een denkwijze die je op heel veel vlakken verder helpt. Maar je kunt nog zo goed tools toepassen als Kanban, Lean, Design thinking, Change Management of zelfs zelfsturende teams, als je niet agile denkt, blijft het grote succes uit.
Het belangrijkste is de omslag van rationeel denken naar empirisch denken. Dat betekent dat je geen voorspellingen doet op basis van aannames, maar alleen werkt met de informatie die je hebt en waar je zeker van bent. Dingen die je niet zeker weet, moet je gaan uitzoeken. Hierbij sta je open voor alle mogelijke scenario’s. Dit verschilt van oldschool projectmanagement, waarbij je van tevoren een plan schrijft op basis van verwachtingen, terwijl de praktijk heel anders kan lopen. Hierdoor verspil je kostbare tijd.
De daily stand-up, ook wel daily scrum genoemd, is er om dagelijks energie te geven en ervoor te zorgen dat iedereen op de hoogte is. Om niet te verzanden in details of ellenlange discussies, houdt een goede scrum-master zich aan de volgende punten:
Zeker als deze via een videocall gaat, is het belangrijk om bondig en helder te communiceren, waarbij iedereen gezegd heeft wat hij/zij wilde zeggen. De agenda deel je van tevoren en mensen kunnen eventuele vragen nog voor de meeting insturen.
Dat betekent dat iedereen, en jij zeker, antwoord moet hebben op deze drie vragen:
Aan het eind van de daily scrum moet duidelijk zijn: ‘zijn we als team nog steeds goed op weg om het sprintdoel te bereiken en wat moeten we eventueel anders doen?'.
Een daily standup is niet voor individuele problemen of om te rapporteren aan meerderen. Het doel van deze meeting is om alle teamleden op de hoogte te brengen van waar hij/zij in het proces staat. En geloof ons: dat hoeft niet langer dan een kwartier te duren.
Soms komt het net niet uit, maar zorg toch dat iedereen zijn/haar camera aan heeft. Gezichten zeggen meer dan 1000 woorden en een goede scrum-master is geïnteresseerd in de verbale én non-verbale communicatie van een team.
Traditioneel is een offline standup staand. Wil je dag energiek beginnen, maar heb je een online standup? Vraag je collega’s om een fijne plek te kiezen (in de tuin, in huis, in het park) waar ze kunnen staan.
Als scrum-master houdt je het overzicht en help je je team. Maar dat is makkelijker gezegd dan gedaan. Hoe zorg je ervoor dat jij dé scrum-master bent waar mensen vaker naar vragen? Deze tips van Jeffrey Houben gaan je helpen.
Aan de slag gaan met al die scrum-tools is tof, maar verlies de kern niet uit het oog. Het geheim van het succesvolle Scrums is communicatie, teamwork en interactie.
Een scrum-team leidt zichzelf. Je werkt samen met ervaren professionals die geen leiding of sturing nodig hebben. Als scrum-master faciliteer je en maak je de weg vrij van problemen voor een soepel proces.
Extra tip: laat mensen persoonlijk met elkaar communiceren en wordt geen doorgeefluik.
Staar je niet blind op details. Voor de stakeholders zijn ze niet relevant en het vertraagt het hele proces. Hierdoor krijg je later feedback en kun je pas later door met ontwikkelen. Goed genoeg is ook voldoende en houdt de vaart in het project.
Vertrouw op de expertise van het team. Het is niet nodig om alles te snappen, zolang je genoeg kennis hebt om je teamgenoten te faciliteren, weet je genoeg. Het is overigens ook niet nodig om zelf knopen door te hakken als het team er niet uitkomt. Scrum draait om communicatie en interactie, je moet er dus wel samen uit komen. Lukt dit echt niet? Leg dan jouw oplossing voor aan het team en hak de knoop pas door als zij het er allemaal mee eens zijn.
Vaak zie je dat teams naar de scrum-master kijken, omdat die van alles moet regelen (zaal etc.), maar een scrum-master faciliteert en zorgt dat het team alles zelf kan doen. Zo neem je belemmeringen weg. Een goede scrum-master gaat niet andermans zaken oplossen.
Agile werken gaat alleen in een organisatie met een platte structuur en weinig schakels. Anders heb je te veel overhead en gaat agile werken geen succes brengen. Scrum is een mooi framework, maar als je organisatie en de cultuur hier niet op zijn afgestemd ga je scrummen omdat het moet, niet omdat je het voelt. Zo gaat het ook niet werken.
Scrum is een manier van Agile projectmanagement. In kleine, multidisciplinaire teams werk je in sprints aan tussenproducten. In vaste bijeenkomsten wordt het proces gestructureerd. Er wordt telkens bijgeschaafd en doorontwikkeld tot er een goed eindproduct staat. Ondertussen sta je in nauw contact met de klant.
Scrum is een agile werkwijze die je wendbaarheid vergroot en het mogelijk maakt om zo goed mogelijk aan te sluiten op de wensen van je doelgroep en eindgebruiker. Waar bij een traditionele aanpak veel tijd zit in de voorbereiding en het schrijven van plannen, zorg je met Scrum dat je zo snel mogelijk waarde toevoegt voor de klant.
De scrum-methode werkt met korte afgesproken tijdsperiode: sprints. Deze duren vaak maximaal een maand. Elke sprint begint met een sprint-planning en eindigt met een sprint-review en retrospective meeting. Afhankelijk van het project, kunnen er meerdere sprints nodig zijn. Tijdens zo’n sprint is elke dag ruimte voor een kort overleg met de leden van het scrum-team. Dat gebeurt tijdens de Daily Stand-ups.
Aan het eind van elke sprint volgt een moment voor revie. Onder andere door de klant. Ook bespreekt het scrum-team onderling hoe de samenwerking tijdens de sprint verliep. Deze evaluatie wordt besproken tijdens de retrospectieve meeting.
Scrum is een vorm van Agile werken. In dit soort benaderingen, wordt een project stapsgewijs afgerond. Traditioneel projectmanagement brengt eerst alle wensen in kaart en dan pas wordt er werk verzet. Bij Agile-methodes, worden behoeftes en eisen steeds meer geconcretiseerd tijdens het ontwikkelproces. Scrum lijkt een hype, terwijl het al ruim twintig jaar bestaat. Het is een manier van werken. Het is een framework en gaat het om het agile gedachtegoed. Je kan Scrum, Kanban, Lean en meer, maar het gaat om de agile manier van werken.
Deze persoon heeft de helicopterview. Hij of zij ziet toe dat het team Agile blijft en faciliteert de andere team-members, zodat zij hun werk kunnen doen. Let wel: een Scrum-master is geen projectmanager. Het team is zelforganiserend en bestaat uit professionals die zelfstandig werken. Scrum teams hebben kaders nodig om een effectief team te worden.
Vertegenwoordigt de business stakeholders. Hij/zij bepaalt wat er gedaan moet worden, niet wanneer. Dat wordt in samenspraak met het Development Team gedaan in de Sprint Planning. Hij/zij heeft hier wel invloed op door het stellen van de juiste prioriteiten.
De rest van het team. Naast de product owner en Scrum-master, bestaat het development team uit 3 tot 9 team members. Ieder team member werkt zelforganiserend binnen zijn eigen expertise aan de analyse, het ontwerp, de ontwikkeling, het testen en de documentatie.
