Het verschil maken en verandering brengen binnen een organisatie doe je door in oplossingen te denken én deze uit te voeren. Een goede probleemanalyse is voor elke ambitieuze professional essentieel. Aan de hand van onder andere het visgraatmodel en een oplossingsgericht actieplan laten we je zien hoe je hierbij te werk gaat.
Een probleemanalyse bestaat uit het signaleren van een probleem, het opsporen van de oorzaken, het scheiden van de hoofd- en bijzaken en verbanden leggen tussen de verschillende problemen. Een probleemanalyse kijkt dus echt naar het probleem zelf en (nog) niet naar de oplossing ervan.
Pas wanneer je een probleem ontleedt, vind jij een constructieve oplossing voor je issue. Hierbij is het cruciaal om alle mogelijke oorzaken van het probleem te bekijken en daarna pas na te denken over oplossingen. Wanneer je dit te vroeg in het proces doet, bestaat de kans dat je bepaalde zaken onbelicht laat. Hierdoor raakt jouw aanpak mogelijk niet de kern van het probleem.
Oplossingsgericht denken draait om het vinden van een effectieve aanpak om een probleem te zien en op te lossen. Een probleem kan van alles zijn. Denk aan: concurrenten die hun marktaandeel vergroten, de online onboarding die niet goed verloopt of een inefficiënt werkproces.
Oplossingsgericht werken is proactief aan de slag gaan met jouw oplossend vermogen. Dat betekent: effectief ernaar handelen en anderen overtuigen van jouw oplossing. Deze skill zie je vaak terugkomen in vacatures. En dat is niet voor niks. Zeker wanneer jij als interimmer aan de slag gaat of een nieuwe functie hebt, krijg je de kans om met je frisse blik de pijnpunten aan te stippen. Zo maak je direct het verschil binnen je nieuwe team.
Welke skills zijn nodig voor een goede probleemanalyse?
Professionals die goede probleemanalyses opstellen en daar uitvoerbare oplossingen bij bedenken, zijn goed in:
Hoe maak je nou een heldere probleemanalyse dat resulteert in haalbare resultaten, goed uitvoerbaar is, breed wordt gedragen en positieve verandering brengt? Daarvoor zijn verschillende modellen bedacht:
Hieronder vind je alle ins and outs van deze 3 manieren om een probleemanalyse mee op te stellen.
Een goede eerste stap om een probleem te analyseren is de 5w2h-methode. Met deze zogeheten afnemersanalyse loop je verschillende logische vragen in onderstaande volgorde af om de oorzaak van het probleem aan te stippen. Dit heeft als voordeel dat je snel ziet waar een probleem vandaan komt.
| Welke w of h? | Vraag | Uitkomst |
|---|---|---|
| Wat | Wat moet er gebeueren? | Stappenplan, acties |
| Waarom | Waarom moet het gebeuren? | Reden, rechtvaardiging |
| Waar | Waar moet het gebeuren? | Locatie |
| Wanneer | Wanneer moet het gebeuren? | Data, deadlines |
| Wie | Wie moet het doen? | Verantwoording |
| Hoe | Hoe moet het gebeuren? | Methode, proces |
| Hoeveel | Hoeveel kost het? | Kosten, onkosten |
Het visgraatmodel (ook wel Ishikawa-diagram of oorzaak-gevolgdiagram) is vooral bruikbaar wanneer je weinig kwantitatieve data hebt en je moet vertrouwen op de ervaring van je team.
De assen van het model zijn bedoeld om mogelijke oorzaken te linken aan het probleem waar de organisatie tegenaan loopt. Het probleem plaats je aan de kop van de visgraat. De oorzaken worden gecategoriseerd aan de hand van de 6 M’s:
Een visgraatdiagram maak je vaak in samenwerking met collega’s die kennis hebben van de situatie. Daarmee ga je brainstormen over de mogelijke oorzaken van het probleem. Samen loop je alle 6 M’s na. Vervolgens trekken jullie gezamenlijk een lijn tussen de juiste oorzaken en het probleem. Daarna pas je de 5x waarom-methode toe.
De 5x waarom-methode is ook goed te gebruiken zonder het visgraatmodel. Door 5 keer de waaromvraag te stellen, kom je snel tot de kern van een probleem. Het helpt om meer diepgang te vinden bij een oorzaak van een probleem. Een voorbeeld:
Met een oplossingsgericht actieplan weet je snel wat er moet gebeuren. Hiervoor werken we het scenario van de ontevreden magazijnmedewerkers (onder het kopje 5x waarom-methode) verder uit. Als jij hier als professional de regie over hebt, moet je dit effectief oplossen.
Voor het maken van een probleemanalyse zijn deze 3 methodes gangbaar:
Een probleemanalyse bestaat uit de volgende 6 onderdelen. Met dit stappenplan stel je goed een probleem vast en ga je er effectief mee aan de slag.
Een probleemanalyse of een oplossingsgerichte houding heb je als professional in veel (leidinggevende) functies nodig. In ons overzicht zie je snel welke functies je zoal bij Yacht kan vervullen.
