Als je Lean werkt, ga je voor efficiency en ben je scherp op verspilling in werkprocessen. Jij slankt het proces iedere keer af tot je alleen de noodzakelijke kern overhoudt. Zo blijf je continu optimaliseren. Teams die Lean manufacturing op de juiste manier toepassen, werken sneller, efficiënter en boeken betere resultaten.
Lean, ook wel Lean management of Lean manufacturing genoemd, zet de eindgebruiker centraal. Vanuit deze agile-mindset richt je het productieproces in en blijf je deze optimaliseren.
Taken of werkprocessen die niet bijdragen aan het verhogen van waarde voor de klant, verwijder je uit het proces. Zo ontstaat een vloeiend proces, dat uiteindelijk een hoogwaardig product naar de wensen en specificaties van de klant oplevert. Dit doe je door just in time te produceren: alleen produceren wanneer de klant hierom vraagt. Dit vermindert verspilling binnen de organisatie.
Elke activiteit die geen waarde toevoegt voor de klant en ook niet noodzakelijk is om het proces draaiende te houden, is verspilling. Verwijder deze verspilling zoveel mogelijk uit het proces. Lean merkt acht vormen van verspilling op:
Het doel van Lean is om de klant voorop te zetten door om een cultuur te creëren waarin continue verbetering en vernieuwing centraal staat. Door de toepassing van Lean ontstaan er efficiënte productieprocessen met minder verspilling en meer tevreden klanten. Deze geven meer geld uit en komen vaker terug. Dit resulteert in een betere cashflow, grotere winstmarges en meer omzet.
Lean gaat over wat jij in jouw rol of met jouw team kunt verbeteren, waardoor de klant, de organisatie of jijzelf hier meer baat bij heeft. Op die manier kun jij als individu ook een bijdrage leveren aan de continue verbetering. Als iedereen in de gehele organisatie dit doet, loopt dat opgeteld uit tot een grote verandering.
“Alleen je moet er wel aan beginnen”, zegt de business development manager bij Yacht. “Er moet ruimte in je organisatie zijn om je mening te geven, met elkaar in gesprek te gaan en de tijd geven om verandering door te voeren.” Met goede Lean-leiderschap zorg jij voor goed teamwork tussen alle organisatieniveaus.
Lean wordt vaak gezien als een instrumenteel programma. Maar door simpelweg de lean-regels te volgen kom je er niet. Continue procesverbetering bereik je enkel in combinatie met goed leiderschap.
Lean-leiderschap heeft veel overeenkomsten met persoonlijk leiderschap. Combineer deze skill met de volgende punten en ontwikkel je tot een effectieve lean-leider. Zorg dat jij:
Je kunt de regels van een taal leren, maar dat wil niet zeggen dat je de taal dan ook daadwerkelijk kunt spreken en verstaan Eva van Dijk, Scrum-master en business information manager via Yacht.
Om continue met verbetering en verandering om te gaan, is een specifieke teamcultuur nodig. Daarom is investeren in het functioneren van de groep belangrijk. Besteed aandacht aan de ontwikkeling van de soft skills van jezelf en die je team om Lean effectief te implementeren.
De teamcultuur van goed presterende Lean-teams kenmerkt zich door 9 factoren die gaan over het gevoel, de gedachten en de gedragspatronen die aanwezig zijn binnen teams. Deze negen kenmerken vind je terug in het schema hieronder en zijn onderverdeeld in 3 categorieën:
Maak jouw werkprocessen, die van je team of de organisatie efficiënter. De 5 principes van Lean helpen je om overbodige processen af te slanken en verspilling tegen te gaan.
Wat is de toegevoegde waarde van het eindproduct voor de klant? Bekijk dit vanuit het perspectief van de klant. Wat verwacht hij of zij van jouw product?
Benoem elke stap die jullie nemen om het eindproduct te creëren. Welke stappen zijn er voordat het product of de dienst wordt opgeleverd? Ontleed dit heel specifiek. Van het aanvraagformulier tot de uitlevering. Welke van deze stappen voegen waarde toe voor de klant? Welke stappen zijn noodzakelijk, maar voegen weinig waarde toe? En welke stappen hebben geen toegevoegde waarde? Breng alle stappen in kaart met behulp van de Stream Value Map methode.
Gebruik de Lean-tool ‘Value Stream Mapping’ om verspilling in de value stream visueel inzichtelijk te maken. Dit overzicht is de basis om gestructureerd verbeteringen door te voeren.
Elimineer de stappen uit het proces die geen waarde toevoegen. Plaats de activiteiten die waarde toevoegen achter elkaar en creëer zo een nieuwe vloeiende productiestroom.
Produceer alleen wanneer je klanten hierom vragen. Voorkom zo overproductie en verminder je verspilling.
Zorg ervoor dat de verspilling niet terugkomt in het proces. Blijf streven naar perfectie. Creëer een cultuur waarin vernieuwen en verbeteren normaal is. Blijf met kleine stapjes het proces continu bijschaven.
Zorg voor een zo vloeiend mogelijk proces. Noem het bijna muziek. Op een bepaald ritme ga je door het proces, zonder dat het stokt, er lange pauzes zijn of de boel stilvalt Eva van Dijk
Het invoeren van een nieuwe organisatievorm zoals lean, vindt plaats binnen een context. Onderzoek daarom bij het implementeren van lean wat de huidige cultuur en mindset is ten opzichte van verandering. Stel daarom vragen als:
“Bij elke verandering die je doorvoert, stuit je op weerstand”, legt Eva van Dijk, business information manager bij Yacht uit. “Als jij je werkproces efficiënter wilt maken, moet je uit kunnen leggen waar de verspilling zit.” Gebruik change management om mensen mee te krijgen met veranderingen en om draagvlak te creëren binnen je organisatie.
De verbeterkracht van Lean zit hem erin, dat jij iedereen in je organisatie de kans geeft om met verbeteringen te komen
Lean richt zich op het creëren van de meeste toegevoegde waarde voor een klant met behulp van een zo efficiënt mogelijk productieproces. Met Lean verwijder je alle onnodige stappen in een werkproces. Een stap is overbodig wanneer deze geen toegevoegde waarde heeft voor de klant en ook niet noodzakelijk is om het proces draaiende te houden. Lean stelt dat je alleen produceert wanneer de klant hierom vraagt. Zo verminder je elke vorm van waste: verspilling van talenten, voorraden, tijd, afgekeurde producten etc.
Met Lean verwijder je alle overbodige stappen in het productieproces om verspilling te elimineren en het productieproces efficiënter te maken. Six Sigma gaat over het verminderen van onderlinge verschillen in de waardes (de variantie) van het productieproces. Door dataverzameling en -analyse, achterhaal je wat de oorzaak van uitschieters is en hoe je dit verhelpt. Bijvoorbeeld waarom het aanvragen van een rijbewijs dit keer 12 werkdagen duurde (een uitschieter), terwijl dit normaal maar 5 werkdagen in beslag neemt.
Kaizen is een onderdeel van Lean. Deze Lean-tool gebruik je om processen te verbeteren. In hoog tempo voer je met behulp van Kaizen continu kleine verbeteringen door. Door deze continue verbetering, verandert uiteindelijk een gehele organisatie.
Is Lean niet de geschikte methode om jouw probleem op te lossen? Verdiep je dan in een van de andere 4 kennisgebieden: Design thinking, Agile, Kanban en Scrum. Onderzoek hoe deze methodes bijdragen aan de oplossing van jouw probleem. Kies de meeste geschikte methode of combineer elementen om het gewenste resultaat te bereiken.
