De nieuwe Stadswinkel
Inmiddels is het Stadhuis gerenoveerd, opgeleverd en in gebruik genomen en is begonnen aan de verbouwing van de Stadswinkel. Samen vormen de gebouwen het ‘Huis van de Stad’; twee duurzame, open en transparante gebouwen waar inwoners, bedrijven, het bestuur en de gemeente bij elkaar komen en samen werken aan de opgaven van en voor de stad. De Stadswinkel wordt de plek waar inwoners, partners en bedrijven terechtkunnen voor alle zaken die ze willen regelen met de gemeente en waar de gemeente samenwerkt met de stad. In het gebouw komen ook kantoren voor medewerkers van de gemeente. Het is een prettige, uitnodigende plek voorzien van nieuwe technieken op het gebied van klimaat, duurzaamheid en hergebruik van materialen.
Het team
Wil jij onderdeel zijn van het team dat het succes kan gaan maken binnen de organisatie? Het team dat het sluitstuk is van het jarenlange proces om te komen tot een nieuwe Stadswinkel? Het team dat de rode loper uitlegt voor de gemeente en haar inwoners, partners en ondernemers? Grijp dan nu je kans!
Wat doe je als assistent trekker?
Het team Inrichten
Als assistent trekker ben deel van het team Inrichten. Dit team regelt, stuurt en coördineert de totale inrichting en de voorzieningen van de Stadswinkel. De trekker Inrichten geeft leiding aan dit team en staat zelf ook in de spits van het team en jij bent haar rechterhand.
Binnen drie maanden wordt er 19.000 m2 vloeroppervlak en ruim 740 werkplekken ingericht. Het team Inrichten organiseert de voorbereiding van de inrichting en ziet niets over het hoofd. Het team maakt de nieuwe locatie gereed voor de inhuizing, controleert en geeft uitvoering aan gemaakte afspraken met zowel de leveranciers als de interne organisatie en kent alle consequenties van de nieuwe werkomgeving. Het team kan gebruik maken van de expertise en kennis van een facilitair specialist, die bekend is met de technische aspecten van facilitaire zaken in de reguliere huisvestingsprocessen.
Programma en strategisch team
Het team Inrichten maakt onderdeel uit van het programma Werken in Verbinding en de trekker is ook lid van het strategisch team. Het strategisch team geeft richting aan de manier waarop zij de inrichting en verhuizing voor zich zien. Het is aan de trekkers van de verschillende activiteitenstromen (Inrichten, Verhuizen, Opleveren en Nazorg) om verder invulling te geven aan de daadwerkelijke uitvoering hiervan.
Functie-eisen
Wie zoeken wij?
Voor het team Inrichten zoeken wij een assistent voor de trekker, iemand die:
- affiniteit heeft met een dergelijke assisterende rol;
- communicatief sterk (in diverse lagen binnen de organisatie) en verbindend is;
- ervaring heeft met de aansturing van leveranciers;
- wendbaar en stressbestendig is en snel schakelt;
- met organisatiesensitiviteit;
- een zelfstandige en proactieve werkhouding heeft en met wie het prettig samenwerken is;
- overtuigingskracht heeft en kan omgaan met weerstand.
Welke werkzaamheden betreft het?
De werkzaamheden die behoren tot het takenpakket van de assistent trekker worden in overleg met de trekker Inrichten bepaald, waarbij het onder meer gaat om:
- Plaatsen van bestellingen voor inrichtingselementen, binnen de contracten die hiervoor beschikbaar gesteld worden door de organisatie;
- Inrichten van de werkplekken, het vergadercentrum en de publieke zone in de Stadswinkel met standaardmeubilair, representatief meubilair en de overige inrichtingsonderdelen (inclusief zogenaamde specials) conform het kantoorconcept Werken in Verbinding;
- Inrichten van de pantry’s;
- Inrichten en voorbereiden van de uitgifte van lockers;
- Voorzien van de kantoorwerkplekken met monitoren met ingebouwd docking stations, een toetsenbord en een muis en evt. overige voorzieningen;
- Organisatie en realisatie van de groenvoorziening in het pand;
- Actualiseren van de facilitaire werkprocessen voor de dienstverlening aan medewerkers en gasten van de Stadswinkel;
- Wijzigingen in deelplanningen afstemmen met de trekker;
- Communicatie met de trekker en het team;
- Overige voorkomende werkzaamheden in opdracht van de trekker Inrichten.
Competenties
Kennis en ervaring
Je hebt bij voorkeur kennis van en ervaring met:
- Projectmanagement;
- Implementaties van kantoorconcepten zoals Werken in Verbinding;
- Facilitaire producten en processen.
Vaardigheden
Je beheerst de volgende vaardigheden:
- Maken en hanteren van een planning, voortgangsbewaking en hanteren van deadlines;
- Vroegtijdig signaleren van mogelijke verstoringen en hierop handelen;
- Creatief in het vinden van oplossingen;
- Omgaan met tegenstrijdige belangen.
Competenties
Belangrijke competenties voor de rol van assistent trekker zijn:
- Resultaatgericht;
- Samenwerken;
- Stressbestendig;
- Initiatief;
- Plannen en organiseren;
- Voortgangscontrole;
- Organisatiesensitiviteit.
Arbeidsvoorwaarden
opdracht voor 6 maanden tot 1 okt 2023
16-24 uur per week
schaal 11
Bedrijfsinformatie
Programma’s Gemeentelijke Huisvesting en Werken in Verbinding
Binnen de gemeente Tilburg zijn twee programma’s actief van waaruit in gezamenlijkheid en samenhang gewerkt wordt aan een eigentijdse, wendbare en toekomstbestendige gemeentelijke organisatie. Een organisatie die ook de komende jaren goed kan inspelen op wat nodig is in de stad, en daar ook de tools en werkomgeving bij heeft. Een organisatie die de inwoners en partners gastvrij kan ontvangen in gerenoveerde stadskantoren waar naast de ambtenaren, bestuur en politiek, ook de stad trots op kan zijn. Het programma Gemeentelijke Huisvesting heeft de focus op de bouw (de herontwikkeling van de stadskantoren), het programma Werken in Verbinding (WIV) richt zich op de implementatie van een nieuwe manier van werken vanuit de drie sporen: Behaviour, Bytes en Bricks. Met dit programma faciliteren we een fysieke en digitale werkomgeving die past bij onze koersvaste benadering van de opgaven waar we ons flexibel omheen organiseren. Onze werkplek is dus in de nabijheid van de stad: bij partners, ergens op kantoor, thuis of elders. En onze nieuwe werkomgeving helpt daarbij. We krijgen een vernieuwd stadhuis, een vernieuwde stadswinkel en een nieuw 'digitaal huis' in de vorm van moderne ICT-voorzieningen. Daarmee kunnen we makkelijk samenwerken met partners en collega’s en werken we onafhankelijker van plaats, tijd, werkplek en apparaat.
Inclusiviteit en diversiteit
Uiteraard staat deze vacature open voor iedereen die zich hierin herkent. We geloven dat diverse teams van belang zijn voor ons als lerende organisatie, die voorop wil blijven lopen in de wereld van werk. Want juist verschillen tussen mensen zorgen voor groei. Van collega's, klanten, kandidaten en daarmee van Yacht. Heb jij een uniek talent? We ontmoeten je graag.