Als Recordmanager DIV werk je mee aan verdere de digitalisering van de organisatie, waarbij het zaakgericht werken een belangrijke rol speelt. Je levert vanuit jouw specialisme een actieve bijdrage aan het verder vormgeven van het kwaliteitssysteem dat als graadmeter dient voor het (digitaal) informatiebeheer.
In samenspraak met de organisatie borg jij daarmee de volledigheid en juistheid van het (digitaal) archief. Je ziet toe op een correct archiefbeheer binnen de vastgestelde kaders en op een tijdige en verantwoorde vernietiging van informatie, in welke vorm dan ook. Je bent primair verantwoordelijk voor de overdracht van informatie naar de (fysieke/digitale) archiefbewaarplaats binnen de geldende normen en conform de gemaakte afspraken.
Je signaleert en initieert (mede) beleid op het gebied van vernietiging, duurzame digitale informatiehuishouding en de uitvoering van het Documentair Structuur Plan (DSP). In samenwerking met je collega adviseurs informatiebeheer draag je zorg voor een optimale en goede informatiehuishouding van de organisatie.
Je handelt zelfstandig vakinhoudelijke vraagstukken af binnen gestelde kaders en beslissingsbevoegdheid. Je stemt met de teammanager Informatiediensten op hoofdlijnen af en legt verantwoording af over de behaalde resultaten binnen jouw takenpakket.
De afdeling Documentaire Informatievoorziening is onderdeel van de afdeling Transactionele Dienstverlening.
Functie-eisen
· HBO denk- en werkniveau, alsmede een afgeronde opleiding op het gebied van Record
Management en/of Informatiemanagement (HMDI, LRM of vergelijkbaar);
· Kennis van relevante wet- en regelgeving op het gebied van documentaire
Informatievoorziening;
· Ervaring in het bewerken en overdragen van archiefbescheiden naar een(fysieke/digitale) archiefbewaarplaat;
· Kennis van proces- en kwaliteitsmanagement;
· Ervaring met een Document Management Systeem (DMS) / Recordkeeping System (RKS);
· Je kan goed omgaan met de tegengestelde belangen;
· Je bent in staat om een gedegen afweging te maken tussen de bedrijfsvoerings- en dienstverleningsbelangen enerzijds en archiefwet-/regelgeving anderzijds o.b.v. een risicomatrix;
· Inzicht in gemeentelijke processen.
Competenties
· accuraat, gestructureerd en resultaatgericht;
· verantwoordelijkheidsgevoel;
· analytisch sterk;
· stressbestendig;
· goede communicatieve en schriftelijke uitdrukkingsvaardigheden;
· integer.
Arbeidsvoorwaarden
Start: 1 januari 2023
Duur: tm 31-07-2023
Uren: 36
Bedrijfsinformatie
Werken bij de Gemeente Helmond betekent werken bij een organisatie die zich continu ontwikkelt en boordevol ambitie zit. Dat moet ook, want, ook al hebben we voor onze stad mooie dingen bereikt, de samenleving verandert. Helmond is een stad in beweging. We werken met trots vanuit verbinding, vertrouwen en waardering. Een integrale benadering met vernieuwende en innovatieve ideeën.
Werken bij de gemeente Helmond betekent werken bij een organisatie die zich continu ontwikkelt en boordevol ambitie zit. Dat moet ook, want, ook al zijn in gemeente Helmond mooie dingen bereikt, de samenleving verandert. Helmond is een stad in beweging. Natuurlijk heeft de gemeente nog steeds veel te maken met regelgeving die moet worden gehandhaafd, maar in veel gevallen is er ruimte om samen met anderen tot oplossingen te komen. Het standaard antwoord is niet ‘Nee, mits’, maar ‘Ja, tenzij’.
Er wordt met trots gewerkt vanuit verbinding, vertrouwen en waardering. Een integrale benadering met vernieuwende en innovatieve ideeën.
Inclusiviteit en diversiteit
Uiteraard staat deze vacature open voor iedereen die zich hierin herkent. We geloven dat diverse teams van belang zijn voor ons als lerende organisatie, die voorop wil blijven lopen in de wereld van werk. Want juist verschillen tussen mensen zorgen voor groei. Van collega's, klanten, kandidaten en daarmee van Yacht. Heb jij een uniek talent? We ontmoeten je graag.