Projectsecretaris

Gemeente Dordrecht
  • Dordrecht
  • Vast
  • HBO
  • 36 uur
Chris Knibbe avatar
Chris Knibbe recruitment consultant

Ben jij ondernemend, heb je een duidelijk organisatietalent en denk je graag vooruit en mee? Vind je het leuk om bezig te zijn binnen een dynamische en afwisselende stad? Als het jou energie geeft om een radar te zijn in een groter geheel en te zorgen dat alles weer op rolletjes loopt, dan gaan wij graag het gesprek met je aan!

Als projectsecretaris lever je een bijdrage aan de realisatie van de ambities van Dordrecht en de regio. Je biedt organisatorische, secretarieel/administratieve en bestuurlijke ondersteuning aan de projectmanager en het project. Je hebt signalerende, uitvoerende en adviserende taken op verschillende beheeraspecten in het project en bewaakt de voortgang. De belangrijkste taken die je hebt, zijn:

  • Verantwoordelijk voor de voorbereiding, planning, agendering, verslaglegging van overleggen of bijeenkomsten, communicatie met betrokken partijen (mede) initiëren, relatienetwerk opbouwen en onderhouden en bewaken van deadlines;
  • Agendabeheer van de projectmanager waar je voor werkt;
  • Uitzetten en opvolgen van acties en werkzaamheden die uit de projectplanning voortvloeien;
  • Verantwoordelijk voor het beheer van het projectdossier;
  • Je vervult een belangrijke rol in de projectfinanciën, o.a. aanmaken en registreren van de (financiële) verplichtingen, factuurafhandeling, rechtmatige opdrachtverstrekking, standaard budgetoverzichten produceren en kunnen vertalen naar acties, ondersteunen bij het opstellen en actualiseren van de projectbegroting, aanbestedingsdossiers beheren, toezien op naleving van bestaande administratieve organisatie en procedures;
  • Signaleren van risico's en tijdig betrekken van de juiste mensen bij beslissingen;
  • Procesbewaking en meeschrijven aan projectplannen, voortgangsrapportages en andere relevante besluitvormingsstukken;
  • Je coördineert en inhoudelijk bijdragen aan bestuurlijke en ambtelijke besluitvorming;
  • Je bent sparringpartner voor de projectmanager en adviseert en rapporteert over de voortgang van het project;
  • Je levert een bijdrage aan de professionalisering van het projectmanagement. 

Functie-eisen

Werken in projecten is helemaal jouw ding. Je bent omgeving- en resultaatgericht. Wij zoeken een echte verbinder die communicatief sterk is. Je hebt een sterk organisatorisch vermogen, dat wil zeggen dat jij zorgt dat alle stukken tijdig en volledig gereed zijn. Je bent proactief en denkt mee om het project op tijd te laten slagen. Zelfstandig werken gaat je gemakkelijk af en je signaleert wat er speelt en leeft binnen en buiten de organisatie, en speelt hierop in.

Verder:

  • Beschik je over een afgeronde Hbo opleiding, bij voorkeur binnen het ruimtelijk en/of publieke domein;
  • Heb je minimaal drie jaar relevante werkervaring in een soortgelijke functie;
  • Heb je ruime ervaring met verslaglegging;
  • Heb je affiniteit met projectmatig werken;
  • Kun je planmatig werken in een politiek-bestuurlijke omgeving;
  • Schrijf je gemakkelijk en kan je programmamanagers en projectmanagers hierbij ondersteunen en adviseren.

Arbeidsvoorwaarden

Start: z.s.m.

Aantal uur per week: 32 - 36 uur bespreekbaar

Duur van de opdracht: 12 maanden met optie op verlenging. Opdrachtgever wenst deze opdracht in te vullen met Deta-Vast.

Bedrijfsinformatie

Je komt te werken bij iPM (intergemeentelijk projectmanagementbureau) in het cluster Management en Ondersteuning van de gemeente Dordrecht. Bij iPM werken circa 60 professionals (projectmanagers en -secretarissen). Met elkaar verzorgen wij het projectmanagement en de ondersteuning van complexe, multidisciplinaire en integrale projecten. Dit doen wij binnen het fysieke, economische en sociale domein. Met onze inzet dragen wij bij aan het realiseren van een aantrekkelijke stad en regio.

Door het inzetten van onze kennis van lokale, regionale en landelijke ontwikkelingen, een groot netwerk en omgevingsbewustzijn weten wij de verbinding met de gemeentelijke organisaties en daarbuiten te leggen. Onze kernwaarden zijn gelijkwaardigheid, betrokkenheid, enthousiasme en eigenaarschap.

Je komt te werken in een enthousiast team van 30 projectsecretarissen. Jullie werken weliswaar allemaal zelfstandig op projecten maar toch zoeken jullie elkaar regelmatig op. Je deelt kennis met elkaar en leert van elkaar. Samen werken jullie ook aan het verder professionaliseren van het vak van projectsecretaris. Daarnaast organiseren jullie ook regelmatig een teamuitje. 

Solliciteren

Inclusiviteit en diversiteit

Uiteraard staat deze vacature open voor iedereen die zich hierin herkent. We geloven dat diverse teams van belang zijn voor ons als lerende organisatie, die voorop wil blijven lopen in de wereld van werk. Want juist verschillen tussen mensen zorgen voor groei. Van collega's, klanten, kandidaten en daarmee van Yacht. Heb jij een uniek talent? We ontmoeten je graag.

Chris Knibbe avatar
Chris Knibbe recruitment consultant

Vragen?

recruiter Chris Knibbe

Chris Knibbe

recruitment consultant

Het sollicitatieproces

1  van 5

Je sollicitatie en cv worden doorgenomen door Chris Knibbe

2  van 5

Binnen 5 werkdagen ontvang je een reactie

3  van 5

Is er een match, dan plannen we een persoonlijke kennismaking

We onderzoeken samen jouw ambitie en mogelijkheden

4  van 5

Daarna word je (eventueel) voorgesteld bij onze opdrachtgever

Wanneer de klik er is, ga je starten bij je nieuwe uitdaging!

5  van 5

Afhankelijk van het soort dienstverband (interim, zzp of vast), ontvang je van ons een aanbod