Senior Contractmanager

Ministerie van Buitenlandse Zaken
  • Den Haag
  • Detachering,  ZZP
  • HBO, WO
  • 32 uur
  • Thuiswerken mogelijk
Marije van der Leij avatar
Marije van der Leij sales consultant

De contractmanager wordt geacht het contractmanagement van de Rijksbrede Raamovereenkomsten op het gebied van externe inhuur vorm te geven binnen de FSO. De FSO heeft tot op heden geen ervaring met deze taken. De (tijdelijk) contractmanager heeft naast de reguliere taken enkele belangrijke specifieke taken om in de stijgers te zetten* welke de inzet van een volledige fte rechtvaardigen:

• Inrichten van contractmanagement als liaison tussen BZ en de contracteigenaar (Rijks categoriemanagement); afspraken maken over de gegevensuitwisseling;

• Relatie opbouwen en onderhouden met de categoriemanagers en contractmanagers;

• Met de Coördinerend Directeur Inkoop (eigenaar inkoopproces) periodiek overleg voeren of de gebruikers binnen BZ tevreden zijn over de dienstverlening van FSO en de raamovereenkomsten in voldoende mate zijn afgestemd op de behoefte van de gebruikers van BZ;

• Inhuurproces verder ontwikkelen, standaardiseren en uniformeren

Reguliere taken;

• Actieve rol in (interdepartementale) aanbestedingstrajecten (met ondersteuning van een inkoopadviseur en een financieel administratief medewerker t.a.v. administratieve/financiële zaken zoals facturering). Is verantwoordelijk voor de vertaling van het aanbestedingsresultaat tot een werkbaar contract (DAP)

• Periodiek verzamelen van informatie over de performance van de mantelpartijen/individuele leveranciers (o.a. ten aanzien van afgesproken KPI’s).

• Bijwonen van periodieke overleggen met de interdepartementale categoriemanagers.

• Voeren van periodieke klant- en dienstverleningsgesprekken met de leveranciers (per kwartaal).

• Uitvoeren van ‘spendanalyses’, ’monitoren van KPI’s en hierop anticiperen voor verschillende contracten, rapporteert periodiek over de contractportefeuille aan contracteigenaren, levert input voor de inkoopstrategie, is verantwoordelijk voor de informatiehuishouding (Samenwerkingsruimten, financieel-en archiefsystemen) rondom de contracten, formuleert alternatieven bij knelpunten en adviseert bij de uitvoering hiervan.

• Verantwoordelijk voor de advisering richting de interne contracteigenaar bij de implementatie van een contract gedurende de looptijd van een raamovereenkomst.

• Neemt binnen de kaders van de contracteigenaar beslissingen bij het sluiten van Nadere Overeenkomsten, bij het monitoren van de dienstverlening en bij het onderhouden van de relaties met de leveranciers. • Eindverantwoordelijk voor het op juiste wijze houden van ‘mini-competities’, adviseert over de (on) mogelijkheden van het contract bij onder meer fusies, prijsindexeringen, wijze van gebruik van raamcontract en inkoopstrategie en overige ad hoc kwesties rondom contracten met leveranciers.

• Oplossen/adviseren bij complexe zaken (aanvragen) waarbij getoetst wordt aan de kaders van contracteigenaar en de in de overeenkomst bepaalde doelstellingen.

• Periodiek verzamelen en registreren van informatie omtrent de uitvoering van het beleid op het gebied van SROI en diversiteit

• Adviseert bij escalatie en handelt klachten af, zowel over individuele kandidaten als qua performance van leveranciers

Functie-eisen

- Minimaal afgeronde HBO opleiding (bijv. bedrijfseconomie, Nevi2).

- Minimaal 5 jaar ervaring op het gebied van contractmanagement.

- Je hebt kennis van en ervaring met het inkoopstelsel van de Rijksoverheid en categoriemanagement.

-Je beschikt over uitstekende Nederlandse taalvaardigheid in woord en geschrift.

- Je bent creatief en innovatief aangelegd en draagt oplossingen aan voor complexe vraagstukken. Daarbij durf je ook, als de situatie daar om vraagt, de grenzen van de regelgeving op te zoeken, zonder daarbij de geest van de regels uit het oog te verliezen.

- Je bent sociaal ingesteld. Je kan je goed verplaatsen in de belangen van anderen. Je houdt hier ook rekening mee maar kan ook ‘voet bij stuk houden’ en een opdrachtgever overtuigen van de risico’s.

- Je hebt uitstekende communicatieve en sociale vaardigheden. Je bent zelfstandig en kunt je gedachten helder, bondig en zakelijk onder woorden brengen.

Competenties

- Daadkracht - Resultaat gericht - Analyseren - Initiatief - Samenwerken - Organisatie sensitiviteit

Arbeidsvoorwaarden

Detachering via Yacht of een opdracht als zelfstandige.

Bedrijfsinformatie

Als tijdelijke contractmanager van de Financiële Service Organisatie maak je onderdeel uit van de afdeling Inkoop van het Ministerie van Buitenlandse Zaken. Deze afdeling ondersteunt alle buitenlandse Posten en Haagse directies bij het uitvoeren van met name meervoudig onderhandse aanbestedingen. 

Onlangs is besloten om de externe inhuur te herpositioneren. De externe inhuur wordt nu zoveel als mogelijk centraal ondersteund vanuit de FSO. Hiervoor zijn 2 medewerkers overgekomen van de personeelsdienst (HDPO) naar FSO Departement. BZ maakt voor een belangrijk deel gebruik van de Rijksraamovereenkomsten die in het kader van categoriemanagement zijn afgesloten. Op dit moment zijn dat negen inhuurcategorieën. Uitvragen onder de Rijksbrede Raamovereenkomsten worden nu gedaan door medewerkers van FSO Departement en FSO Inkoop afhankelijk van de Raamovereenkomst.

De FSO bestaat uit 4 afdelingen, namelijk FSO Departement, FSO Posten FSO Control & Organisatie en FSO Inkoop. In totaal werken bij de FSO circa 160 personen. De FSO Inkoop bestaat uit circa 18 medewerkers die werkzaam zijn voor 2 clusters, te weten cluster Contractbeheer en Cluster Inkoopadvies.

Solliciteren

Inclusiviteit en diversiteit

Uiteraard staat deze vacature open voor iedereen die zich hierin herkent. We geloven dat diverse teams van belang zijn voor ons als lerende organisatie, die voorop wil blijven lopen in de wereld van werk. Want juist verschillen tussen mensen zorgen voor groei. Van collega's, klanten, kandidaten en daarmee van Yacht. Heb jij een uniek talent? We ontmoeten je graag.

Marije van der Leij avatar
Marije van der Leij sales consultant

Vragen?

recruiter Marije van der Leij

Marije van der Leij

sales consultant

Het sollicitatieproces

1  van 5

Je sollicitatie en cv worden doorgenomen door Marije van der Leij

2  van 5

Binnen 5 werkdagen ontvang je een reactie

3  van 5

Is er een match, dan plannen we een persoonlijke kennismaking

We onderzoeken samen jouw ambitie en mogelijkheden

4  van 5

Daarna word je (eventueel) voorgesteld bij onze opdrachtgever

Wanneer de klik er is, ga je starten bij je nieuwe uitdaging!

5  van 5

Afhankelijk van het soort dienstverband (interim, zzp of vast), ontvang je van ons een aanbod