Projectleider en ervaring met het opzetten van een servicedesk en implementeren Topdesk Saas omgevingen?

Projectleider Topdesk & coordinatie servicedesk

Gemeente Schiedam

9072382 | SCHIEDAM | Detachering | HBO | publicatiedatum

Solliciteer

Over de functie

De Gemeente Schiedam maakt deel uit van een samenwerkingsverband met Gemeente Vlaardingen. Dit samenwerkingsverband heeft de naam ‘Regionale Bedrijfsvoering Dienst” meegekregen, of, kortweg ‘RBD’. De Gemeenten hebben besloten zich te onttrekken uit deze samenwerking en willen zelfstandig verder. Hierdoor dient de Servicedesk opnieuw te worden vormgegeven, waarbij rekening gehouden moet worden met een scenario van mogelijke uitbesteding. Daarnaast dient ook een migratie plaats te vinden van de huidige gezamenlijke TOPdesk omgeving (on prem) naar een eigen TOPdesk SaaS omgeving voor Schiedam. De voorbereiding van dit migratie project is reeds in gang gezet. De betrokkenheid van de Servicedesk bij dit project is essentieel, aangezien ook het functioneel beheer van TOPdesk daar belegd gaat worden. 

Het project is 3-ledig: 

1.       Zorgen voor de opzet en de coördinatie van een goed werkende Servicedesk 
De huidige Servicedesk wordt op dit moment ingevuld met een aantal interne en externe resources. Naast 1e lijn helpdesk zorgt de Servicedesk ook voor het dispatchen van alle meldingen, voor bestellingen (mobile devices) en voor werkplekondersteuning (WPO) richting de organisatie. Veel kennis van de werkwijze en dienstverlening zit en zat in hoofden van de medewerkers. Het is van belang dit minder resource afhankelijk in te richten. Tevens dient de sturing en rapportage op meldingen en op het proces Incident management nog goed opgepakt te worden. 
De opzet en coördinatie dient zodanig plaats te vinden, dat t.z.t. eenvoudige overdracht mogelijk is aan een overnemende partij (bij uitbesteding) of een nieuwe coördinator. 
 
2.       Inrichting en implementatie van de nieuwe TOPdesk SaaS omgeving van Schiedam 
De voorbereiding van dit traject is reeds in gang gezet. TOPdesk (on premise) wordt op dit moment gebruikt door verschillende afdelingen binnen Schiedam, waaronder ICT beheer, Applicatiebeheer, Facilitaire zaken en Vastgoed. Hierbij dient met de afdelingen goed gekeken te worden waarvoor TOPdesk gebruikt wordt en hoe dit nu voor Schiedam goed in te richten, omdat in de loop der tijd en als gevolg van de samenwerking veel vervuiling en onduidelijkheid is ontstaan. Naast de inrichting van TOPdesk SaaS en het realiseren van technische koppelingen zal ook data gemigreerd/overgenomen moeten worden vanuit de huidige omgeving,  dient historische data raadpleegbaar gemaakt te worden, moet een goede oplossing voor documentopslag bepaald worden en dient ook (functioneel) beheer ingericht te worden. Tot slot is informatie/training voor behandelaars essentieel voor de livegang, alsook communicatie naar de gebruikersorganisatie aangezien ze met een nieuw self service portal te maken krijgen.  
 
3.       Voorbereiding van een eventuele uitbesteding van de servicedesk:  
De servicedesk dient voorbereid te worden op een mogelijke outsourcing. Naast de processen (basis) op orde dient er ook goed beeld te zijn van de (omvang van) de dienstverlening en te maken afspraken met de gebruikersorganisatie. 
  

Functie-eisen

Wij zoeken een doortastende en enthousiaste projectleider/coördinator (M/V) met uitstekend gevoel voor dienstverlening!
 
·         Projectmanagement op basis van Prince2 
o   Sturen op de realisatie en oplevering van projectdoelstellingen en resultaten in samenwerking met het team 
o   Opstellen van voortgangsrapportages (kwaliteit, planning, kosten) 
o   Overdragen van projectresultaten inclusief beheer met bijbehorende governance 

·         Kennis en ervaring met 
o   TOPdesk SaaS implementaties 
o   Het opzetten/aansturen van een servicedesk 
o   Het werkveld van de servicedesk (Corsa, MS/Office365, Windows 7 en 10, Office 2010 en 2016) 
o   ITIL vs3, minimaal de processen incident, configuratie en problem management 

·         Persoonlijke kwaliteiten/vaardigheden 
o   Klantgerichte instelling 
o   Gewend te opereren in een niet gestructureerde omgeving en in staat daarbinnen wel tot de beoogde resultaten te komen 
o   Coachende vaardigheden om medewerkers relevante kennis en ervaring bij te brengen 
o   Hands-on mentaliteit: in staat om bij te springen en ook zelf servicedesk werkzaamheden ter hand te nemen waar nodig 
o   In staat om goede (proces)afspraken te maken met o.a. behandelaars, gerelateerde afdelingen, gebruikersorganisatie 
o   Communicatief, open, enthousiast en besluitvaardig: in staat om goed zaken over te brengen, draagvlak en goede sfeer te creëren en te zorgen voor de noodzakelijke besluitvorming 

·         Bekendheid met gemeentelijke structuren, processen en stakeholders is een pre 
·         Beschikbaarheid op zeer korte termijn 
·         Opleidingsniveau HBO

Arbeidsvoorwaarden

We ontvangen je reactie voor deze opdracht graag voor donderdag 26 september 12.00 uur.
Bij de Gemeente Schiedam mogen wij geen ZZP'ers aanbieden, we bieden je een projectcontract aan voor de duur van de opdracht.

Bedrijfsinformatie

De Gemeente Schiedam maakt deel uit van een samenwerkingsverband met Gemeente Vlaardingen. Dit samenwerkingsverband heeft de naam ‘Regionale Bedrijfsvoering Dienst” meegekregen, of, kortweg ‘RBD’. De Gemeenten hebben besloten zich te onttrekken uit deze samenwerking en willen zelfstandig verder. 

Contactinformatie

Voor meer informatie neem je contact op met Cindy Bons via telefoonnummer 06-12791608

Werken voor Yacht
Yacht is dé organisatie van en voor professionals. Wij verbinden professionals en organisaties die het verschil willen maken. Ons doel is optimaal resultaat: jou als professional uitdagend werk bieden waarmee jij de organisaties van onze opdrachtgevers blijvend verbetert. Behoor jij tot de beste professionals in jouw vak? Wil je samen met vakgenoten het verschil maken bij toonaangevende organisaties? Dan willen we jou graag leren kennen.

Solliciteer

Uiteraard staat deze vacature open voor iedereen die zich hierin herkent.