Maak het verschil binnen jouw vakgebied

Vijf symptomen van lage voorraadbetrouwbaarheid

Rien de Jongste | Supply Chain Management & Procurement

Een gebied in de logistiek dat vaak onvoldoende aandacht krijgt maar waar flinke besparingen gerealiseerd kunnen worden, is voorraadbetrouwbaarheid. Nagenoeg alle logistieke processen binnen een warehouse omgeving vallen of staan met de juistheid van de voorraad. Het aantal factoren dat van invloed is op de voorraadbetrouwbaarheid is omvangrijk, complex en vaak moeilijk inzichtelijk te maken. Dit brengt het gevaar met zich mee dat de impact van deze materie door de organisatie niet of onvoldoende wordt onderkend en de situatie uit de hand begint te lopen.

Laten we de vijf voornaamste symptomen van een lage voorraadbetrouwbaarheid eens nader bekijken.

1. De cycle count resultaten liggen niet op het gewenste niveau

Het cycle count proces vormt - mits goed ingericht - de belangrijkste indicator van de voorraadbetrouwbaarheid. Voor een juiste beeldvorming dienen de cycle count resultaten te worden onderverdeeld in:

• Betrouwbaarheid op stuksniveau
systeem = 1000 stuks,
cycle count = 980 stuks,
Betrouwbaarheid: 980/1000 = 98%

• Betrouwbaarheid in euro’s
systeem = 1000 stuks met een totale waarde van € 1500,-
cycle count = 980 stuks met een totale waarde van € 1350,-
Betrouwbaarheid: 1350/1500 = 90%

• Betrouwbaarheid op locatieniveau
100 locaties geteld,
96 locaties waren correct, 4 locaties bleken een afwijking te vertonen,
Betrouwbaarheid: 96/100 = 96%

Vooral bij logistieke dienstverleners is het van belang dat er met de klant heldere en realistische afspraken worden gemaakt over de te realiseren doelstellingen (KPI’s, telfrequentie, rapportages, etc.).
Zodra de voorraadbetrouwbaarheid middels een goed cycle count proces inzichtelijk is gemaakt verdient het aanbeveling om de root-causes van de aangetroffen verschillen in kaart te brengen en hieraan vervolgens correctieve acties te koppelen. Zo kunnen de cycle count resultaten worden gebruikt als uitgangspunt voor een zogenaamde ‘continuous improvement cycle’.

2. Dagelijks moeten orders gecancelled worden als gevolg van voorraadtekorten, vaak van steeds dezelfde items

Een veel voorkomend en tijdrovend fenomeen, doorgaans veroorzaakt door een discrepantie tussen het order management systeem (OMS) en het warehouse management systeem (WMS). Wanneer de voorraadgegevens in beide systemen niet met elkaar overeenstemmen, zal dit de volgende consequenties hebben:

• WMS > OMS: voorraad is beschikbaar in het warehouse, maar het OMS ziet deze voorraad niet en zal geen orders releasen. De klant krijgt zijn product dus niet terwijl het wel beschikbaar is.
• OMS > WMS: voorraad is niet beschikbaar in het warehouse, maar het OMS denkt ten onrechte van wel en zal orders releasen voor producten die niet beschikbaar zijn, en dit na cancellation van de order blijven doen totdat het probleem is opgelost.
• Het supply/demand plaatje raakt verstoord met als mogelijk gevolg dat producten worden besteld die eigenlijk niet nodig zijn en vice versa.

Om dergelijke problemen te voorkomen is het van belang dat dagelijks een verschillenlijst wordt gegenereerd en dat alle voorraadverschillen tussen de betrokken system dagelijks worden bekeken en opgelost.

3. Het aantal klachten als gevolg van onjuiste verzendingen is hoog

Dit probleem kan meerdere oorzaken hebben. De meest voor de hand liggende is een pickfout, maar ook een onduidelijke verpakkingseenheid kan hier een rol spelen.
In veel gevallen mag worden aangenomen dat wanneer een klant teveel of te weinig goederen ontvangt er in het warehouse een corresponderend voorraadverschil zal zijn. Het is dan ook van belang dat er een goede terugkoppeling is van de afdeling waar de klachten worden afgehandeld richting Stock Control, zodat direct actie kan worden ondernomen op mogelijke voorraadverschillen.

4. Orderpickers lopen vaak tegen problemen aan, het aantal shortpicks is hoog en er worden zorgwekkend veel ‘workarounds’ gebruikt binnen het operationele proces

Vaak heeft het behalen van een zo hoog mogelijk aantal picks per tijdseenheid de hoogste prioriteit binnen de operatie. Pickers die tegen problemen aanlopen kunnen hierdoor de neiging hebben om het probleem zodanig “op te lossen” dat er geen tijd wordt verloren. Hierbij kan worden gedacht aan creatieve acties zoals het op eigen initiatief zoeken naar een alternatieve picklocatie, waarbij de kans groot is dat als gevolg hiervan de voorraad uiteindelijk op twee locaties incorrect is.
Evenals bij het vorige punt is hier een goede en snelle terugkoppeling vanuit de operatie richting Stock Control van groot belang zodat direct correctieve maatregelen kunnen worden genomen.
Structurele oorzaken van dergelijke problemen kunnen overigens vaak gevonden worden in een onjuiste setup van produkten, locaties (stamgegevens) en replenishment regels.

5. Het Hoofd Stock Control is voortdurend in een slecht humeur

Binnen veel organisaties bestaat nog steeds de perceptie dat de afdeling Stock Control verantwoordelijk is voor de juistheid van de voorraad. Dit vraagt om enige nuancering:

• de afdeling Stock Control maakt de voorraadbetrouwbaarheid inzichtelijk,
• de afdeling Stock Control doet onderzoek naar de oorzaken van voorraadverschillen,
• de afdeling Stock Control geeft aan wat nodig is om deze oorzaken aan te pakken en te verhelpen, en speelt hierin waar mogelijk een actieve rol,
• maar de afdeling Stock Control is niet de veroorzaker van voorraadverschillen!
Wanneer het WMS de procesgang niet voldoende ondersteunt, het operationele proces aan alle kanten rammelt of medewerkers slordig werken zullen voortdurend voorraadverschillen ontstaan. Voorraadbeheerders zijn in dergelijke situaties aan het dweilen met de kraan open en kijken zelden vrolijk…

In de praktijk zien we in grote lijnen twee soorten logistieke organisaties:
• organisaties waarbinnen het management zich bewust is van het feit dat een betrouwbare voorraad een absolute voorwaarde is voor een efficiënte bedrijfsvoering en vanuit die optiek Stock Control voldoende support geeft,
• organisaties waarbinnen het management zich volledig richt op het operationele proces en onvoldoende oog heeft voor Stock Control.

Organisaties uit de eerste categorie draaien over het algemeen soepel en efficiënt terwijl binnen organisaties uit de tweede categorie erg hard gewerkt wordt maar de efficiency ver te zoeken is, de problemen zich opstapelen en de situatie steeds verder uit de hand dreigt te lopen.
Het is dan ook sterk aan te bevelen om de afdeling Stock Control een prominente plaats binnen de organisatie te geven en te bemannen met mensen van het juiste kaliber. Hierbij kan afhankelijk van de complexiteit van de processen gedacht worden aan een combinatie van HBO (aansturing, meer complexe taken, projecten) en MBO.

Een afdeling die alle facetten die bepalend zijn voor de voorraadbetrouwbaarheid goed onder controle heeft is een uitstekende investering en kan niet genoeg support vanuit het management krijgen.

Tot slot verdient het aanbeveling om bij wijze van ‘periodieke check-up’ de situatie met betrekking tot voorraadbetrouwbaarheid regelmatig door een ervaren buitenstaander met frisse blik te laten auditen. Iemand met de juiste achtergrond zou in staat moeten zijn om binnen enkele dagen alle mogelijke problemen in kaart te brengen en verbetervoorstellen te doen.

Rien de Jongste is sinds 2000 werkzaam bij Yacht.