Maak het verschil binnen jouw vakgebied

Het gevecht tussen voorraden en houdbaarheidsdatum

Martijn Macco | Supply Chain Management & Procurement

De Product Life Cycle (PLC) van een artikel is meer dan ooit van cruciaal belang om enorme voorraadkosten te voorkomen. Deze blog is de eerste in een serie van Martijn Macco. Hij geeft antwoordt op de vraag hoe producten te sturen zijn door de verschillende fasen PLC heen en welke impact dit heeft op het voorraadbeleid.

Als bedrijf wil je graag je voorraad hebben verkocht nog voordat je het hoeft te betalen aan je leverancier. Negentig dagen betalingstermijn is geen uitzondering meer in het Nederlandse retaillandschap. Maar is bijvoorbeeld fashion, in een snel veranderende markt, nog wel negentig dagen houdbaar?

Voor mijn werk bij Yacht was ik werkzaam bij een grote Nederlandse retailer. Uit eigen ervaring kan ik zeggen dat de PLC van mode korter is dan van een kort houdbaar product als bijvoorbeeld kaas. Deze korte levensduur brengt een paar grote uitdagingen met zich mee. Eén ervan is voorfinanciering.

In mijn tijd als retailer had ik een voorkeur voor zo veel mogelijk wisseling op de vloer. Wisseling betekent immers reuring en dat trekt winkelend publiek. Dit winkelende publiek wil graag de laatste mode shoppen, en niet een winkel binnenstappen die volhangt met de laatste niet-gangbare, afgeprijsde maten. Probleem is echter, dat je vast zit aan een zekere Minimum Order Quantity (MOQ) en een bepaalde vulgraad per winkel die je wilt realiseren. Alhoewel de vulgraad per winkel manipuleerbaar is, zit er een duidelijk spanningsveld tussen MOQ, de gewenste vulgraad en de afzetpotentie van een artikel.

Maandelijks blijft voorraad over

Naast het spanningsveld tussen voorfinanciering, afzetpotentie en MOQ, is er nog een risico: omzetderving door afprijzingen. Natuurlijk calculeer je een bepaald afprijzingspercentage in. Maar wat nou als je halverwege je verkoopkwartaal op 15 procent doorverkoop zit, terwijl je 40 procent had gepland? Dan wil je graag je voorraad een zetje geven. Dit resulteert vaak in de eerste afprijzing. Dit begint dan in kleine stapjes: er wordt eerst voorzichtig 20 procent korting gegeven. Deze 20 procent gaat ten laste van de brutomarge van de volledige voorraad van die producten en is dus verloren. Loopt de voorraad dan nog niet, dan gaat het kortingspercentage naar 50 procent. Nog afgezien van de extra druk op de brutomarge, moet ook de winkelmedewerker deze spullen nogmaals allemaal fysiek in de hand hebben om de verprijzing te doen. De ellende is echt compleet als de voorraad zelfs bij de hoogste korting niet verkoopt. De voorraad blijft dan op de balans wat ten koste gaat van de inkoopruimte voor een nieuw in te kopen kwartaal. Het product is aan het eind van zijn PLC, maar niet aan het eind van de voorraad.

Voorraden eindproduct is ‘zoooo 2015’

De vraag dient zich dan ook op, of het huidige, klassieke inkoopbeleid nog past in deze tijd. De klant heeft internet tot zijn beschikking, waarover een enorme hoeveelheid nieuwe ontwikkelingen zijn huiskamer binnenkomt. Innovatie in fashion volgt elkaar snel op. De PLC van een artikel dient nog kritischer gevolgd te worden om te komen tot de juiste voorraadniveaus.

Moeten we nog wel grote voorraden eindproduct in het Verre Oosten inkopen in de hoop dat we het tegen goede marge kunnen verkopen in Europa? Zeker als de druk op de PLC en daarmee op de voorraden, levertijden, betalingstermijnen en MOQ’s versus verkoopcapaciteit of afzetpotentie toeneemt?

Of gaan we een tijdperk tegemoet waarin retailers alleen nog grondstoffen en digitale ontwerpen op voorraad houden? Een winkel zal meer een showroom worden van inspiratie. De artikelen kunnen we lokaal produceren, bijvoorbeeld door het gebruik van een 3D-printer die vervolgens het digitale ontwerp uitprint in de kleur/maat/uitvoering die de klant kiest.

Omnichannel is in mijn optiek niet alleen een optimale samenwerking tussen ‘bricks & clicks’, verkoop in de winkel en verkoop in de webshop, maar betekent ook een optimale samenwerking met productie. Dat zorgt ervoor dat de spullen op het juiste moment, in de juiste hoeveelheden worden geproduceerd. De technische ontwikkeling gaat onverminderd voort. Is het nu al mogelijk om een shirt met verlengde armlengte te kopen, de volgende stap is het volledig op maat maken van kleding met behulp van online tools.

Vooralsnog, een ‘traditionele’ PLC

Wat ik hier geschetst heb, gebeurt niet alleen maar in de fashion. Bij nagenoeg alle consumenten producten kun je indenken, dat deze over niet al te lange termijn thuis, of in eerste instantie in een lokale winkel, uit een lokale productiefaciliteit zullen komen. Dat zou de PLC van eindproducten, zoals we die nu kennen, drastisch veranderen.

Voordat het zover is, doorlopen producten de ‘traditionele’ PLC. Dit is de PLC zoals we die nu kennen. Deze PLC bestaat uit een aantal elkaar opvolgende fases: introductie, groei, volwassenheid en neergang.

Laten we de mode als voorbeeld nemen: nadat een jurk geïntroduceerd wordt, krijgen vaste klanten vaak de mogelijkheid om de jurk te bestellen nog voordat deze in de winkel is. De voorraad is er feitelijk nog niet. Op het moment dat de voorraad aankomt in de winkels, zal de voorraad hoger zijn dan de verkoop. Een tegenvallende groeifase kan dan resulteren in het nemen van de eerste afprijzingen. Hoe vroeger dat gebeurt, hoe groter de impact op de marge. Het product zal versneld in de neergangfase terecht komen. Dit heeft dan weer een negatief effect op het aantal SKU’s, dat in een volgend kwartaal zal kunnen worden ingekocht, dan wel op de mate van innovatie van (complementaire) producten.

Meer sturen op fasen binnen de PLC

In welke mate is een product door de verschillende fasen heen te sturen? Voor zowel fashion als voor de meer gangbare kleding, zoals een spijkerbroek, is het een relevante vraag. Stuur je de fase of stuur je de onderliggende kengetallen die kenmerkend zijn voor een fase. Met andere woorden: bepaal je aan de hand van tijd of marktinteresse de levensfase van een artikel? Of stuur je het product zelf naar een volgende fase in zijn PLC door de onderliggende getallen te beïnvloeden, dus prijs door middel van afprijzing, voorraad door middel van obsolete verklaren van restvoorraden?

Auteur Martijn Macco werkt als interim manager logistics verbonden aan Yacht en is voorzitter van het expertteam Strategisch Voorraadbeheer – de teamleden publiceren om de beurt een blog.