Maak het verschil binnen jouw vakgebied

Het gevecht tussen tijdig uitfaseren en incourante voorraad

Martijn Macco | Supply Chain Management & Procurement

Als bedrijf dien je in de implementatiefase van dat artikel, al nagedacht te hebben over de uitfasering. De organisatie moet in control blijven, maar hoe? Welke factoren zijn van invloed op de uitfasering van een artikel? Een blog van Martijn Macco.

What goes up, will come down; ieder artikel dat ooit geïmplementeerd is zal ooit uitgefaseerd gaan worden. Na vorige blogs over product life cycle en Minimum Order Quantity (MOQ), vulgraad, afzetpotentie en communicatie, ga ik in deze blog verder in op de factoren die van invloed zijn op de uitfasering van en artikel.

Als bedrijf dien je in de implementatiefase van dat artikel, al nagedacht te hebben over de uitfasering. Ervaringen bij verschillende opdrachtgevers van Yacht in verschillende branches, leren dat een gecontroleerde uitfasering een aantal uitdagingen met zich meebrengen. De organisatie moet in control blijven, maar hoe? Welke factoren zijn van invloed op de uitfasering van een artikel?

Tegenstrijdigheid in belangen

Binnen een organisatie kunnen tegenstrijdige belangen heersen als het aankomt op de uitfasering van een artikel. Iedere afdeling wordt afgerekend op zijn eigen set aan KPI’s. Deze zijn niet per definitie op elkaar afgestemd en kunnen zodoende elkaar in de weg staan. Zo kan productie tot doel hebben het verhogen van Overall Equipment Effectiveness (OEE) en de afdeling sales graag meer productie flexibiliteit en het afbouwen van voorraad voor ogen heeft.

Het verhogen van OEE door de productie afdeling resulteert weliswaar in een efficiënte productie run, maar leidt ook tot hoge voorraad die niet voldoende onder de  (potentiële) klanten wordt gepromoot. Een bijkomende vraag van bovenstaand voorbeeld is, of de afdeling sales genoeg aandacht voor het artikel heeft en het gecontroleerd naar de uitfaseringsfase stuurt.

Herkennen of erkennen?

Door de steeds kortere levenscycli, volgen introducties elkaar snel op. Als organisatie ben je gebaat bij het opleveren van een complete planning, al voor de introductiefase. In deze planning dient dan te worden nagedacht over het verloop van alle levenscycli van het artikel, inclusief de uitfasering.

Het maken van een planning is niet een activiteit van een afdeling, maar een joint effort van alle afdelingen die met het artikel te maken hebben. Van de productie tot aan controlling. Deze planning dient regelmatig en op gestructureerde wijze te worden besproken en eventueel herzien. Sales and Operations Planning (S&OP) vormt hier een goed platform voor. Het biedt alle afdelingen van de organisatie een herkenbare infrastructuur voor het volgen van de resultaten van een artikel.

Integraal voorraadbeheer

Naast dat voorraden binnen de eigen organisatie voor een risico kunnen zorgen, kunnen ook voorraden in de Supply Chain voor risico’s zorgen.

Zo kan de introductie van een nieuw artikel vertraging oplopen op het moment dat een opvolgende schakel in de keten genoeg voorraad van het oude product heeft. Dit werkt ook de andere kant op: wanneer een voorlopende schakel in de keten voorraden halffabrikaat of onderdelen heeft, vertragen die de mogelijke introductie van een nieuw artikel. Het doorlaten gaan van de introductie van het nieuwe artikel, zal kosten impliceren om de aanwezige voorraden van het oude product te vernietigen.

Het plan voor de levenscycli van een artikel, dient ook voorzien te zijn van een visie op het gecontroleerd laten leeglopen van de voorraden die zich door de gehele Supply Chain heen bevinden.

Als een artikel incourant wordt heeft dat impact op de balanswaarde en daarmee op de hoogte van de componenten binnen het werkkapitaal. Voorraadwaarde schrijf je af als de opbrengstwaarde lager is dan de balanswaarde. Anderzijds is het ook mogelijk om bij dreigende incourant-posten voorzieningen te treffen op de creditzijde van de balans. De financiële benadering voor een product dat gereed is voor verkoop kan heel anders zijn dan de benadering voor een reserveonderdeel.

Materdata

Het uitfaseren van een artikel wordt begeleid door veranderingen in Masterdata in Enterprise Resource Planning (ERP) systemen. Bijvoorbeeld, de replenishment van het eindproduct naar afnemers moet gestopt worden en de veiligheidsvoorraden op verschillende opvolgende schakels in de keten (intern en extern) dienen te worden verwijderd.

Niet alleen dient er gekeken te worden naar eindproducten. Ook alle onderdelen van de Bill of Material (BOM) dienen gepland te worden. Wellicht kunnen onderdelen van de BOM voor andere artikelen gebruikt worden. Andere onderdelen zullen obsolete raken.

Een artikel zal onderdelen bevatten die in verschillende hoeveelheden in het eindproduct zijn verwerkt.

Zijn er afhankelijkheden tussen producten?

In hoeverre zijn nieuwe artikel introducties complementair aan elkaar, zorgen ze voor kannibalisme binnen het artikelsegment of heeft het nieuwe artikel geen invloed op de afzet van de reeds bestaande artikelen?

Een organisatie kan besluiten om de focus te verleggen van het produceren van bijvoorbeeld een auto op conventionele brandstof naar een elektrische auto, zonder de ‘traditionele’ auto uit te faseren. De afzet van de traditionele auto zal dalen. Bij het plannen van de introductie fase van de elektrische auto, zal dan budget gereserveerd moeten worden voor een gedeeltelijke uitfasering van de traditionele auto.

Complementaire producten volgen elkaar: wanneer het model elektrische auto uit gefaseerd wordt, betekent dat ook de uitfasering van de laadpaal voor die auto.

Het beheersbare einde…

De organisatie zal de overgang van product A naar product B zo soepel mogelijk willen laten verlopen tegen zo laag mogelijk obsolete kosten. Om in control te blijven is het van belang dat een organisatie een platform kiest dat multidisciplinaire communicatie mogelijk maakt. Zowel binnen de eigen organisatie als in de gehele Supply Chain.

Belangrijke factoren, met invloed zijn op de uitfasering, zijn naast communicatie kortere levenscycli, integraal voorraadbeheer, masterdata en de aanwezigheid van afhankelijkheden tussen producten.

In de afgelopen drie blogs hebben wij voornamelijk de fysieke stroom belicht. In het vierde, en laatste deel, zullen we ons richten op een control framework. Een framework op papier zetten dwingt tot het kijken door een integrale bril en kan een impuls geven aan een beter beheer waarbij als resultante betere financiële resultaten kunnen worden behaald.

Auteur Martijn Macco werkt als interim manager logistics verbonden aan Yacht en is voorzitter van het expertteam Strategisch Voorraadbeheer - de teamleden publiceren om de beurt een blog.