Maak het verschil binnen jouw vakgebied

Doorgaan of stoppen met nieuwe artikelen?

Robert Spaans | Supply Chain Management & Procurement

De introductie van nieuwe artikelen zou veel meer een activiteit moeten zijn van supply chain afdelingen. Te vaak zijn het sales en marketing die bepalen wat er moet gebeuren met als gevolg te veel of te weinig voorraad.

Nieuwe artikelen implementeren heeft een vergaande impact op de organisatie. Veel tijd gaat zitten het bepalen van de juiste voorraadstrategie. Dit om te voorkomen dat bedrijven met te hoge  of met te weinig voorraden komen te zitten. Er wordt gekeken naar standaard zaken als, bijvoorbeeld Minimum Order Quantity (MOQ), levertijden, productietijden, forecast. Dit zijn allemaal belangrijke zaken, maar deze data moeten wel gedeeld worden met de partijen die betrokken zijn. De communicatie vervult dus een spilfunctie bij het plannen van een succesvolle product introductie.

Data delen en beslissen met S&OP

Een van de tools die voorziet in een gedegen communicatie strategie, is het Sales & Operations Planning (S&OP) Proces. Een volwassen S&OP proces voorziet in een infrastructuur, waarin data goed gedeeld kan worden en waardoor de juiste beslissingen genomen kunnen worden over het implementeren van nieuwe artikelen. Daarnaast biedt S&OP ook een borging: er wordt voorzien in een periodiek terugkerend overleg waarin genomen beslissingen kunnen worden geëvalueerd en nieuwe beslissingen kunnen worden genomen met het oog op de toekomst.

Voor mijn werk bij Yacht was ik werkzaam bij een grote Nederlandse producent van woonaccessoires, Uit eigen ervaring kan ik zeggen, dat het introduceren van nieuwe artikelen een ingewikkelde klus is. Voor het implementeren van nieuwe artikelen werd toen nog geen gebruikt gemaakt van een S&OP proces, maar er werd gewerkt met de methodologie zoals beschreven in de processen rondom Product Life Cycle (PLC) en met de introductie fase daarvan in het bijzonder.

Let op communicatie en financiering

Uit de verschillende implementaties die ik van dichtbij heb mogen meemaken heb ik geleerd, dat communicatie een essentieel onderdeel is voor het succes bij een productimplementatie. Het goed bespreken van forecast tussen een inkoopafdeling en een marketingafdeling, het bepalen van de juiste MOQ van artikelen tussen een verkoopafdeling en een productieafdeling – het klinkt als vanzelfsprekend. Echter, wanneer de communicatie tussen de genoemde afdelingen in vroeg stadium verstoord raakt, neemt het risico op (te) hoge of juist te lage voorraden snel toe.

In de vorige blog van mijn collega Martijn Macco, heeft hij het gehad over de vraag of de termijnen van voorfinanciering niet te lang of te kort zijn om ze te kunnen verkopen in relatie met de MOQ. Hij vertaalde hiermee de problematiek, waarmee een schakel in de keten mee te maken krijgen.
Wat zegt de theorie van het product life cycle management in de introductie over de financiële aspecten wat betreft de voorraad? Ik ben van mening, dat dit een onderbelicht onderwerp is. Mijn ervaring zegt dat de introductie van een nieuw product teveel wordt ingekleurd door sales en marketing. Immers, deze afdelingen zijn verantwoordelijk voor het commercieel succes. Financiering van voorraad is dat echter ook, die zou je in de kostprijsberekening mee kunnen of zelfs mee moeten nemen.

Stel, het artikel slaat niet aan…

Aan het implementeren van nieuwe artikelen wordt veel tijd besteedt. Business plannen, met daarin onder anderen marketing-, sales- en promotieplannen, worden voorzien van budgetten en kosten-baten analyses. Ik vind dat er in deze budgetten ook gekeken dient te worden naar de kans  op incourante voorraden. Deze moeten meegenomen worden in het budget. Mocht het artikel niet slagen, dan is er al een budget gereserveerd. Uitgangspunt hier is dat het artikel ‘niet slaagt’ en zichzelf kennelijk onvoldoende terugverdiend. Dan is het budget er dus niet vanuit dit artikel, het zal dus ten kosten gaan van andere kasstroom genererende activiteiten. Het is te simpel om dit af te doen met ‘’ik reserveer budget’’, je kunt immers alleen spaargeld gaan reserveren als je het hebt of verwacht binnen te gaan krijgen. Het moet dus in een businessplan/case/implementatieplan tevens gaan over een scenario, waarin volgens plan B wordt afgeschreven. Het kan zijn dat de kasstroom hiervoor uit het artikel zelf komt, maar die kans zal klein zijn.  Belangrijk is dat met alle disciplines daar vooraf over wordt nagedacht en een strategie (respectievelijk afspraak in de business case) op tafel komt. Natuurlijk moet het bedrijf daar ook naar handelen als het wat minder loopt. Je zult zien dat de risk apetite bij Marketing en Sales wordt  beïnvloedt als ze ook opdraaien voor de kosten als het een keer wat minder loopt. Het is van belang dat deze voorraden snel worden afgeschreven. Hierdoor wordt de bezettingsgraad van het magazijn niet onnodig belast waardoor de voorraadkosten niet onnodig oplopen.

Maar wat als het wél lukt?

Het artikel loopt zo goed dat er extra voorraden aangelegd dienen te worden. Hou dan rekening met extra productieruns en extra transportkosten. Er dient in een vroeg stadium ook nagedacht te worden over een scenario, waarin het artikel versneld opnieuw moet worden geproduceerd of besteld. Het vastleggen van een dergelijk scenario versterkt het artikel gedurende de implementatie.

Recent onderzoek van Yacht toont aan, dat steeds meer bedrijven hun focus verleggen van inkoop naar supply chain. Vaker dan voorheen, worden inkoopmanagers vervangen door supply chain managers. Zij kunnen – in tegenstelling tot inkopers – de gehele waardeketen tot hun specialisme rekenen.

Over twee weken in het derde deel van deze serie blogs zullen we dieper ingaan op de uitfasering van producten. Het eerste deel gaat over het gevecht tussen voorraden en houdbaarheidsdatum.

Auteur Robert Spaans werkt als interim manager logistics verbonden aan Yacht en maakt deel uit van het expertteam Strategisch Voorraadbeheer - de teamleden publiceren om de beurt een blog.