Door robotisering zullen de komende twaalf jaar wereldwijd 375 tot 700 miljoen functies verdwijnen. Ook een substantieel deel van de financiële activiteiten zal worden overgenomen door robots. Hoe kun je je als finance professional hierop voorbereiden en wat zijn de kansen?
Steeds vaker zetten bedrijven robotic process automation (RPA) in om alledaagse, tijdrovende repetitieve menselijke handelingen over te nemen, zoals het verwerken van transacties, verzamelen van data uit verschillende systemen, fraudecontrole en het communiceren met andere systemen. Volgens McKinsey Global Institute kan op basis van de huidige technologie van robotics in finance al 42% van de financiële activiteiten worden geautomatiseerd en nog 19% van de activiteiten deels worden geautomatiseerd.
Robotics in finance: sneller en goedkoper
De voordelen van robotics in finance zijn groot. Processen verlopen sneller en goedkoper. Dat levert een aanzienlijke kostenreductie op: McKinsey heeft becijferd dat investeringen in RPA robotics in het eerste jaar een rendement opleveren van 30 tot 200%. Inzet van robotica maakt organisaties bovendien een stuk flexibeler, aangezien robots 24 uur per dag, 365 dagen per jaar beschikbaar zijn.
Voordelen RPA
- Kostenreductie
- Minder fouten
- Sneller
- Meer tijd voor analyse en advies
- Altijd inzetbaar
Sneller en efficiënter
Die voordelen van robotics in finance ondervindt Mark van Melick dagelijks. Hij is via Yacht gedetacheerd als interim financial controller bij een multinational. Tot voor kort werden financiële boekingen van dit internationale bedrijf verwerkt door 50 medewerkers in India. Zij openden e-mailberichten, zetten data in Excel, verwerkten vervolgens de boekingen, stuurden een bevestigingsmail dat de boeking was uitgevoerd en verwerkten alles vervolgens in software van SAP. Maar onlangs hebben robots deze taken overgenomen. De eerste resultaten zijn positief. “Alles wordt sneller verwerkt. Het gaat veel efficiënter”, merkt Van Melick.
Beter inzicht in de business
Het bedrijf zet ook robots in om data aan te leveren voor managementrapportages. “De verwerkingstijd is een stuk korter geworden. Binnen een paar minuten wordt een compleet rapport aangeleverd. Voorheen duurde dat een paar uur. Hierdoor kan ik nu vaker ad hoc data aanleveren en krijgen we sneller inzicht in de business.” Van Melick verwacht ook dat door de inzet van robotics in finance het risico op fouten kleiner is. “Voorheen werden weleens fouten gemaakt met het overtypen van cijfers of belandde informatie per ongeluk in een verkeerde kolom. Dat kan nu niet meer gebeuren.”
De inzet van RPA vraagt om andere skills bij finance professionals.
- Mark van Melick, interim financial controller in opdracht van Yacht
Voordelen voor finance professionals
Een ander voordeel van de inzet van robotics is dat het werk voor finance professionals uitdagender en interessanter wordt, zegt Frank Verbeeten, hoogleraar Accounting aan de Faculteit Economie en Bedrijfskunde van de Universiteit van Amsterdam (UvA). “Omdat tijdrovende routineklussen worden overgenomen door een robot, is er meer tijd om data te analyseren en advies te geven. Finance professionals kunnen hierdoor meer waarde toevoegen aan de organisatie.” Dat merkt Van Melick ook: “Ik krijg een andere rol. Er is meer tijd om cijfers te analyseren. En omdat data veel sneller beschikbaar is, kan ik het management beter ondersteunen bij het maken van strategische keuzes.”
Soft skills worden belangrijker
De inzet van RPA vraagt om andere skills bij finance professionals, merkt Van Melick. “Ik ben nu meer in gesprek met de klant, om data te analyseren en te bespreken. Goed kunnen communiceren is daarom heel belangrijk. Ook moet ik meer samenwerken in projecten. Om robotics in finance te kunnen invoeren, moeten eerst processen worden verbeterd. Dat gebeurt in projectvorm.” Verbeeten beaamt: “Vroeger volstond het om data te overhandigen. Nu treden finance professionals steeds meer op als business partner. Dat vraagt om goede communicatieve vaardigheden en leiderschapskwaliteiten.”
De belangrijkste soft skills
- Betrouwbaar (moreel kompas)
- Connecting Dots (contextual awareness)
- Flexibiliteit (ontwikkelingsgericht)
Lees meer over de competenties van de toekomst
'Kritisch blijven nadenken'
Finance professionals moeten door de komst van robotics ook leren om data goed te interpreteren. “Een computer voert exact uit wat in het algoritme is verwerkt. Het is belangrijk om nooit blind te varen op de data die een robot aanlevert, maar altijd zelf kritisch te blijven nadenken”, zegt Verbeeten. Hoe cruciaal dat is, illustreert hij met een aansprekend voorbeeld van een analyseprogramma dat een bedrijf had ontwikkeld om risico’s bij potentiële klanten in kaart te brengen. “Bij één klant gingen de alarmbellen rinkelen, omdat in data over de klant het woord ‘rechtbank’ wel erg vaak voorkwam. De computer concludeerde dat die klant vaak in rechtszaken was verwikkeld. Maar nadere analyse leerde dat het bedrijf de broodjes voor de lunch bestelde bij een restaurant dat ‘De Rechtbank’ heette en was gevestigd in een voormalige rechtbank.”
Finance professionals treden steeds meer op als business partner. Dat vraagt om goede communicatieve vaardigheden en leiderschapskwaliteiten.
- Frank Verbeeten, hoogleraar Accounting aan de Universiteit van Amsterdam
Standaardisering is belangrijke voorwaarde
Er gelden echter wel beperkingen bij de inzet van robotics in finance, zegt Verbeeten. “RPA robotics kan alleen worden ingezet bij processen die repetitief zijn. Ook is er een zekere schaalgrootte en standaardisering nodig voor robots ingezet kunnen worden om processen te automatiseren. Facturen moeten bijvoorbeeld op identieke wijze worden opgesteld. Anders haal je minder besparingen.”
Menselijke fouten voorkomen
Van Melick liep hier in de praktijk tegenaan. “Zijn huidige opdrachtgever heeft veel dochterbedrijven, die elk op een verschillende manier rapporteerden. Dat moest eerst worden gestandaardiseerd voor een robot kon worden ingezet.” Een andere beperking is dat robots menselijke fouten overnemen. “Als een financiële afdeling robots inzet bij het budgetteren en deze uitsluitend laat kijken naar de door de verkoopafdeling opgestelde targets uit het verleden, is er een risico op structurele overschotten als blijkt dat de targets elk jaar zijn overtroffen. Door de robot ook de behaalde resultaten en informatie uit de supply chain (orderboek) mee te laten nemen, ontstaan betrouwbaarder berekeningen.”
De belangrijkste hard skills
- Data analyse
- Denken in processen
Projectgroep robotisation
Yacht ondersteunt finance professionals om zich goed voor te bereiden op de inzet van robotics in finance. “Yacht heeft een projectgroep robotisation opgericht, die onder andere in kaart brengt welke impact robotisering heeft op het werk van finance professionals en welke tools en trainingen medewerkers nodig hebben”, vertelt Van Melick, die zelf heeft deelgenomen aan een training over de scrum methode.
'Blijf niet stilzitten'
Verbeeten adviseert finance professionals om niet stil te blijven zitten. “Als je nog twintig jaar voor de boeg hebt en denkt dat technologie geen invloed heeft op jouw werk, dan onderschat je de impact van robotica. Denk dus na wat er in jouw functie kan veranderen en bereid je erop voor.” Voor finance professionals die dat doen, ziet hij een goede toekomst. “De technologie brengt alles samen: de omzet, kosten en balans van een bedrijf. Wie een goed overzicht heeft in de hele business, heeft een ijzersterke positie.”
