Blog

Planningsproces 2.0: van vakjes vullen naar langetermijnoverzicht

Author Image

Erik Vosman

Interim Capaciteitsmanager

30 mrt 2017

Header image

Sinds november 2016 werk ik via Yacht als capaciteitsmanager bij Sweco, een ingenieursbedrijf dat onder meer werkt aan de inrichting van onze railinfrastructuur. Een van de teams ontwerpt en test de beveiliging hiervan, in opdracht van ProRail. Deze opdracht kent een vast proces en strakke deadlines. Om op de afgesproken momenten te leveren, is een goede en overzichtelijke langetermijnplanning cruciaal. De afgelopen maanden heb ik bij Sweco een aantal belangrijke verbeteringen doorgevoerd in het planningsproces. Hierdoor zijn we nu in staat om wel een jaar vooruit te plannen.

Uitgangssituatie

Twee procesleiders verzorgen de verdeling van de resources binnen het project. Zij koppelen engineers aan het werk dat gedaan moet worden. Nog niet zo lang geleden konden deze planners hooguit twee weken vooruit plannen. Wat daarna gebeurde, was niet helder. Een piek in de werkzaamheden kwam dan ook pas op het laatste moment in zicht en dan werd er snel en ad hoc gehandeld. Het projectteam moest dan alle zeilen bijzetten om de deadlines te halen. Geen ideale situatie. 

Tool voor resourcesplanning uitgebreid

Voorheen waren de procesleiders puur gefocust op het inplannen van mensen: wie werkt wanneer? Stond er achter een naam een leeg vakje, dan werd die persoon ergens ingepland. Ook als er eigenlijk geen werk was. Om het planningsproces naar een hoger niveau te tillen, heb ik de tool die Sweco gebruikt voor resourcesplanning uitgebreid. Onder meer met mijlpalen, zodat in één oogopslag duidelijk is welke producten wanneer geleverd moeten worden. Zo weten de projectplanners precies welke werkzaamheden er op termijn aan komen. Ze kunnen de verschillende engineers gericht inplannen op de momenten dat er ook echt werk is. Doordat je pieken ziet aankomen, kun je tijdig maatregelen nemen, bijvoorbeeld extra mensen inhuren.

Blog: Planningsproces 2.0: van vakjes vullen naar langetermijnoverzicht

Laat details los

Een langetermijnplanning moet niet muurvast zitten. Er kunnen zich altijd onverwachte ontwikkelingen voordoen. Een medewerker neemt ontslag of het ontwerpen van een onderdeel duurt langer dan verwacht. Daarom is flexibiliteit inbouwen van groot belang. Bij Sweco plannen we in het begin van het project bijvoorbeeld alleen op functieniveau. Pas later komen de personen in beeld. Daarnaast plannen we in tijdsvensters. Tussen nu en twee weken ‘bevriezen’ we de planning en laten we in principe geen wijzigingen toe. Dit geeft stabiliteit in je planning en creëert rust binnen het team. Ook in de activiteitenplanning draait het in eerste instantie alleen om de hoofdlijnen. Zo bestaat een ontwerppakket uit tientallen onderdelen, maar staat het in de planning alleen als ‘ontwerppakket’. Losse activiteiten die weinig tijd kosten, worden ook niet opgenomen. Zo verliezen de planners zich niet in details en behouden ze het overzicht. 

Mindset veranderen

Procesverbeteringen doorvoeren is één ding, maar daarmee ben je er nog niet. Voor een succesvolle implementatie is het essentieel dat medewerkers open staan voor de verandering. En minstens zo belangrijk: dat ze er ook de voordelen van inzien. Zij krijgen immers dagelijks te maken met de nieuwe werkwijze. Bij Sweco ben ik daarom nog het hele jaar aanwezig om medewerkers te begeleiden en vertrouwd te maken met het vernieuwde planningsproces. We hebben net de eerste piek achter de rug en ik hoor links en rechts al positieve geluiden. Medewerkers merken dat de werkzaamheden soepeler verlopen en dat er meer structuur in zit. Dat is natuurlijk geweldig om te horen.

En nu verder

Tot nu toe hebben we de planning van één team aangepakt, maar het kan zomaar zo zijn dat we het nieuwe proces in de hele organisatie doorvoeren. Ook ben ik bezig met het organiseren van Scrum-sessies voor een goede samenwerking tussen verschillende technische disciplines. Zo willen we de kwaliteit van de producten verhogen.

Over Erik Vosman

Erik Vosman werkt via Yacht als interim-capaciteitsmanager bij Sweco. In deze opdracht combineert hij zijn technische achtergrond en affiniteit met procesverbetering om de planning binnen de organisatie naar een hoger niveau te tillen.

Gerelateerde artikelen & blogs