Blog

Wat hebben ProRail, PCO kennis en Cordaid met elkaar gemeen?

Author Image

Bidjma Singh

Interim professional Finance - Interim Senior Project Controller

27 mrt 2017

Header image

Zondagmiddag, een ‘serieuze’ blog in wording ergens in mijn achterhoofd, terwijl ik me nog steeds waan in een roes van gisteravond: ‘La La Land’, IMAX screen, Blueberry Muffin met Chai Latte van inhouse Starbucks en dan de climax van de film… niemand zag het aankomen… suddenly, very subtle, out of nowhere, it hits you… BANG…

‘Knock off your feet’

Een vergelijkbare ‘knock off your feet’ reactie kreeg ik van een gesprekspartner afgelopen vrijdag. Cordaid, die in zijn optiek een platte organisatie is met weinig tot geen hiërarchie, zou minder dynamisch zijn dan de organisatie waar hij voor werkt.
In zijn ogen is Cordaid niet uitdagend genoeg. Ik keek hem bedachtzaam aan. Hij was onvolledig geïnformeerd. Obviously, zoals mijn dochter het zou zeggen. Ik hervatte ons gesprek als volgt: 
Global Fund, je weet wel, die van Bill Gates, die hebben wij hier bij Cordaid in portefeuille, voor $82 miljoen… Je kent Bill Gates, nietwaar?!

Waarbij mijn gesprekspartner mij licht geschrokken aankeek en voor enkele ogenblikken in stilte wegviel… dat had hij niet verwacht. Cordaid is een missiegerichte organisatie, die opereert in fragiele staten en waarvan de bedrijfsvoering vergelijkbaar is met die van een project gestuurde organisatie. Cordaid kent vele opdrachtgevers of Donoren zoals ze in deze business worden genoemd. Contracten van de EU, de Wereldbank, van het Ministerie van Buitenlandse Zaken en van de UN. In Nederland is Cordaid vooral bekend van o.a. Memisa, Mensen in Nood en de huidige actie van Giro 555 van de Samenwerkende Hulp Organisaties.

Prorail, Cordaid, PCO Kennis bij elkaar?!

Ja, dat gebeurde enkele weken geleden en het lijkt zo op het eerste gezicht een vreemde combinatie. Eén is dé beheerder van het Spoor in Nederland, de ander is een wereldwijde missiegerichte organisatie en dan heb je het opleidingsinstituut. Wat brengt hen samen?

Projecten! ProRail is net als Cordaid een project gestuurde organisatie met circa 500+ projecten en PCO Kennis verzorgt (register)project controllers opleidingen. En recentelijk hebben zij besloten om samen met Cordaid, Kennis & Ervaring uit te wisselen en best practices samen te bundelen. De mechanismen om projecten effectief te besturen en te beheersen zijn namelijk identiek. En ik kan dit bevestigen; ik heb de projectcontrollers opleiding bij deze opleider gevolgd, ik heb een paar modules gedoceerd gekregen van docenten, werkzaam bij Pro-Rail (‘de zware jongens’) en ik werk als Project Controller bij Cordaid! En als alle drie de organisaties onder 1 dak hun kennis bundelen, dan kan ik hier alleen maar van profiteren, nietwaar…?

Tips & Tricks

Uit deze bijeenkomst kwamen enkele handige tip & tricks naar voren om als project gestuurde organisatie succesvol te zijn:

1. Cash is the king principe

Budgettering en een liquiditeitsprognose (cash flow forecast) is van onschatbare waarde. Budgettering op basis van de WBS (Work Based Structure) en PBS (Project Based Structure) weergeeft je baseline scope van je activiteitenplanning en deelresultaten. Een cash flow forecast vervolgens maakt je kastromen nu en in de toekomst inzichtelijk. Dit is in het bijzonder van belang voor project gestuurde organisaties vanwege het grillige karakter van projecten: ze volgen niet het kalenderjaar en ieder contract kent een eigen planningscyclus. Een inzichtelijke liquiditeitsprognose is dus onontbeerlijk.

CASH is King - Profit is an opinion, komt dus niet zomaar uit de lucht vallen. Cash is the lifeblood of a business. If a business runs out of cash it will almost certainly fail. Therefore cash needs to be managed carefully.

2. Hoe gaat het met mijn projecT?

CPI (Cost Performance Index) en SPI (Schedule Performance Index) vertellen hoe het gaat met je project. Dit is een cruciaal instrument om te zorgen dat je on track blijft en tijdig kunt bijsturen indien nodig. De planning naast je actuals heb je nodig om beide indices te kunnen berekenen.
CPI en SPI < 1 = het gaat slecht met het project, want het is ‘over budget’ (kosten lopen op) en het loopt tevens achter op schema.
CPI en SPI = 1= het project wordt binnen budget en op tijd gerealiseerd.
Bij Internationale Grants werkt het net even anders; met een beetje gezond verstand kun je deze methode aanpassen om een uitspraak te kunnen doen over een ‘grant awarded’ project.

3. Risk Management

Theorie zegt: het beperken van de gevolgen van risico’s die zich kunnen voordoen tijdens het hele project. 
Erik Kemperman (docent PCO Kennis) zegt: ‘een project controller moet een goede bijrijder zijn in de rally en tijdig, zo ongemerkt mogelijk, kunnen bijremmen in de bochten. Maar ook de rode vlag durven hijsen wanneer noodzakelijk’.
Met andere woorden en zoals ProRail het verwoord: ’als Project Controller moet je haar op je tanden hebben’. Een kritische houding is dus onontbeerlijk om de impact van risico’s in te schatten en deze te communiceren.

4. Crisis Management

Een succesvol project gestuurde organisatie heeft minimaal 2 uitmuntende senior project managers in huis, die in staat zijn om in te grijpen als het vijf voor twaalf is.
Projectmanagers die meerdere malen de rode vlag van project controllers hebben genegeerd waardoor het project in gevaar is gekomen of dreigt te komen, wordt dan aan de kant gezet door één van deze projectmanagers die in staat worden geacht om het tij te keren.
Je project is back on track en op deze manier voorkom je als organisatie geldverslindende projecten. In een nutshell is dit uiteindelijk waar je als een succesvol project gestuurde organisatie op wilt uitkomen.

Note: PCO Kennis verzorgt inhouse project controllers opleiding voor Interim Professionals Finance van YACHT. De project Controllers opleiding van PCO Kennis, met een gemiddelde score van 8.7 op Springest, is afgestemd op de eisen van de National Competence Baseline (NCB) van de International Project Management Association (IPMA).

Over Bidjma Singh

Bidjma Singh - Interim Professional Finance YACHT, Gedetacheerd bij Cordaid als Interim Project Controller. Als Senior Professional heb ik naar tevredenheid mijn werkwijze kunnen toetsen aan de succesvolle praktijken die op deze dag zijn besproken.

Gerelateerde artikelen & blogs