Blog

Wat het belangrijkste is part 2

Author Image

David Otto

Logistic Engineer

25 jun 2018

Header image

Vorige maand schreef ik een blog over wat het belangrijkste is voor een profit organisatie. Na het lezen van de boeken van Goldratt en het opdoen van werkervaring bij vele verschillende werk- en opdrachtgevers kwam ik tot de conclusie dat iedere profit organisatie geld genereren, klanten en medewerkers gezamenlijk op plaats 1 zet, als een heilige drie eenheid.

Als interim Senior Logistics Engineer zie ik veel bedrijven die op prestatieniveau hinder ondervinden van medewerkers in alle lagen van de organisatie, zowel op uitvoerend als sturend niveau. Medewerkers ondervinden zelf ook hinder van externe partijen, zoals leveranciers of zelfs klanten.

Maar bij ieder bedrijf waar ik een opdracht kom uitvoeren vraag ik altijd eerst naar de leverbetrouwbaarheid richting klanten en vanuit de leverancier. Soms zonder direct antwoord. Daarna vraag ik altijd naar financiële hoogte van de voorraad en de kosten van het onderhouden, ten opzichte van de voorraadbetrouwbaarheid én de voorraadbeschikbaarheid. Wederom soms zonder antwoord. Opmerkelijk, toch?

Hoe draai je dit nou om als organisatie en zorg je samen dat iedereen weet waar zij of hij iedere dag aan moet werken? Wat is voor een medewerker elke dag het belangrijkste dat zij of hij moet doen?

Ik ben geen deskundige op het gebied van beheer van Human Resources of zelfs Human Development. Ik ben ook geen psycholoog of een andersoortige gedragsdeskundige. Ik kan me wel een redelijk beeld vormen wat iedereen binnen een organisatie zoekt. Volgens mij heeft iedereen een vorm van behoefte aan vertrouwen, zelfstandigheid, resultaat en soms zelfs zingeving. Wederzijdse interesse in elkaar en beloftes nakomen zijn ook een groot goed. En je kunt andermans werkplezier vergroten door iemand haar of zijn ambities waar te laten maken, door uit te dagen en te inspireren en een topteam formeren samen.

Maar zoals gezegd, ik ben geen specialist. Ik kijk af en toe om me heen bij al die verschillende opdrachtgevers en dan krijg je wel een redelijk beeld voor jezelf.

Ikzelf ben ooit verantwoordelijk geweest voor een afdeling en zweerde toen bij een goede relatie met iedereen. Daar begint alles mee. En iedereen moet zich op de een of andere manier positief identificeren met het bedrijf, de afdeling of de werkzaamheden. Voor mij betekende dit dat ik zorgde voor duidelijke functienamen, functieomschrijvingen, taken, verantwoordelijkheden, doelen, benodigde karaktereigenschappen voor een functie en ook de competenties. Dit overzicht hielp ook bij het uitschrijven en vervullen van nieuwe vacatures.

Ik maakte daarna de vertaling naar loonschalen en het functiehuis, samen met HRM. De plaats in de organisatie is dan bekend en je KPI’s kunnen worden bepaald. Daarnaast ga je aan de slag met gewenste ontwikkelingen van personen, maar ook de rol an sich. En je plant periodiek overleg in. Bilateraal en afdelingsoverstijgend. En functionerings- en beoordelingsgesprekken. De discussies overigens over functionerings- en beoordelingsgesprekken komt volgens mij gewoon doordat heel veel mensen hier niet zo goed in zijn. In een goed en constructief gesprek voeren.

Over KPI’s gesproken. Die zijn belangrijk omdat iedere medewerker zich dan kan focussen op datgene wat het belangrijkste is voor het bedrijf: een product of dienst volgens de beschreven specificaties op tijd geleverd in de juiste hoeveelheden op de juiste plaats en tegen een financieel verantwoorde prijs. Als je dat doorvertaald naar uitvoerend kader, dan weet je waar je als individu (in)direct een positieve invloed hebt.

Uit ervaring weet ik ook dat iedereen op uitvoerend niveau graag wil weten wat vandaag, de komende dagen en de volgende week aan werkvolume op haar of hem afkomt. Dan kun je een beetje vooruitkijken, rekening houden met pieken of dalen, personeel inplannen, schuiven met FTE’s of gericht een dagje vrij nemen.

En mederwerkers, allemaal, praten graag mee over problemen, zonder aanziens des persoons maar gewoon wat allemaal fout gaat en beter kan. Wat zijn oplossingsrichtingen en begin daar dan aan. Wat zijn kansen? Identificeer ze en begin daar dan aan. En als je medewerkers inzichten geeft in de keten van aaneengeschakelde werkzaamheden die afdeling overstijgend zijn dan gaan ze meedenken over hoe het geheel effectiever kan opereren. En daarmee producten of diensten eerder aan klanten worden opgeleverd. Dan kun je ook eerder factureren en innen (doel!).

Soms krijg je dan de vraag wat iemands eigen gewin hierin is. Geef eerlijk en duidelijk antwoord. En verwijs naar de vijfde alinea van dit blog.

Nu hoor ik mezelf denken: “ja maar, hóe ga je dit dan allemaal doen?”

Dit vind ik ook lastig. Ik coach momenteel collega’s met 1-3 jaar relevante werkervaring en een Bachelor of MSc. in bijvoorbeeld Supply Chain Management. Onze steekwoorden zijn “persoonlijke effectiviteit”, “onderling begrip” en bewustwording van je positie binnen een grote detacheerder en de combinatie met een opdracht bij een opdrachtgever. Hiermee sluiten we aan bij de kernwaarden van ons detacheringsbureau: daadkracht, verbinding en deskundigheid

Maandelijks komen we bij elkaar en spelen we allerlei kaartspelletjes zoals het Kennismakingsspel. Of we bootsen een supply chain na met Lego. We hebben intervisie avonden en we laten externe sprekers een presentatie geven. Tevens leggen we als coach en ervaringsdeskundigen uit hoe het is om te werken voor een detacheerder en een opdrachtgever. We claimen niet dat dit dé oplossing is. We denken alleen dat we met een kaartspelletje en Lego een goed gesprek op gang kunnen brengen.

Probeer dit eens een keer in je eigen bedrijf, met je eigen afdeling. Leer elkaar gewoon een beetje beter kennen en maak kennis met de processen in je organisatie. Of dat nou het ontwikkelen van een nieuw product is, het vermarkten van een nieuw biertje of het verkorten van doorlooptijden richting de klant.

Ga het gewoon eens doen.

In mijn volgende blog kom ik terug op de 2e van de drie-eenheid: klanten, zowel in- als extern! Als interim Senior Logistics Engineer zie ik dezelfde bedrijven die worstelen met klanteisen en –wensen. Met Service Level Agreements, de interne processen en bewustzijn van klantgerichte rollen. Of samenwerking met aansluitende afdelingen. En onvoldoende focus op persoonlijke veiligheid, kwaliteit, leveren, kosten van voorraad en de operatie. Daarover dus meer in mijn volgende blog.

Gerelateerde artikelen & blogs