Blog

Kanban in de kantoortuin zorgt voor beheersing van de bottleneck

Author Image

Erik Vosman

Interim Capaciteitsmanager

25 apr 2017

Header image

Als capaciteitsmanager ben ik altijd op zoek naar mogelijkheden om processen te optimaliseren. Mijn huidige opdrachtgever is ingenieursbedrijf Sweco, dat onder meer railinfrastructuur ontwerpt en test. Het engineeringsproces bij Sweco is complex: het bestaat uit meerdere stappen en er werken verschillende mensen – zoals engineers en tekenaars – aan een project. Bovendien lopen er altijd een aantal projecten gelijktijdig. Hier komt een capaciteitsissue om de hoek kijken. Een engineer kan immers maar aan één project tegelijk werken. De resourceplanners staan voor de uitdaging om alle projectactiviteiten zo in te plannen, dat enerzijds de bezetting van engineers optimaal is en anderzijds de mijlpalen worden gerealiseerd, zodat het werk op tijd af is. Om het planningsproces naar een hoger plan te tillen en de bottleneck te beheersen, heb ik een aantal verbeteringen geïntroduceerd.

Het proces en de bottleneck

Het engineeringsproces bij de afdeling Railinfrastructuur van Sweco bestaat grofweg uit drie fases: ontwerpen, vertekenen (digitaliseren), controleren. Deze stappen worden meestal zo herhaald. Van de drie fases bleek vooral het vertekenen moeilijk te beheersen. Er was sprake van een bottleneck. Dat heeft aan de ene kant te maken met de bezetting: er zijn meer engineers dan tekenaars op de afdeling, waardoor er zich een trechtervorming voordoet en het werk bij de tekenaars opstapelt. Op deze manier creëer je tussenvoorraden en vertragingen in projecten.

Aan de andere kant was het proces inefficiënt. Tekenaars hadden stapels met werk liggen - waardoor ze door de bomen het bos niet meer zagen - of ze hadden juist niks te doen. Meldingen hiervan kwamen vaak niet of te laat. Daarnaast gebeurde het dat tekenaars willekeurig iets uit de stapel met werk kozen, omdat het niet zichtbaar was welke opdracht prioriteit had. Werk met hoge prioriteit werd daardoor niet als eerste gedaan. Deze bottleneck hebben we bij Sweco opgelost in twee stappen: het werk visueel maken met het Kanban-systeem en een goede controle op de bezetting van projecten.

Kanban in de kantoortuin zorgt voor beheersing van de bottleneck

1. Maak het werk visueel met kanban

Het mooie aan het werken bij Yacht is dat je in de gelegenheid gesteld wordt om bij diverse bedrijven een kijkje in de keuken te nemen. Bij een van deze bedrijfsbezoeken werd ik getriggerd door het Kanban-systeem. Het bedrijf hanteerde dat op de productievloer. Maar dit concept werkt ook prima in een kantooromgeving, dacht ik. Daarom heb ik het ook bij Sweco doorgevoerd.

Hoe gaat het Kanban-systeem in zijn werk? Bij de werkplekken van de tekenaars hebben we voor ieder twee vlakken gemaakt. In elk vlak mag één projecttaak komen te liggen. Zo heeft een tekenaar maximaal drie taken: een waar hij of zij aan werkt en twee in de wachtrij. Overig werk houdt de planner bij zich. Op deze manier is het werk voor de tekenaar altijd overzichtelijk. Een leeg vlak is het signaal dat de planner weer een nieuwe taak kan neerleggen. Het resultaat? Rust bij de tekenaars en er wordt altijd gewerkt aan de taak met de hoogste prioriteit.

Natuurlijk is dit slechts het begin. Wat we tot nu toe hebben gedaan, is de tussenvoorraad, ook wel work in progress (WIP), verleggen van de tekenaar naar de planner. Voor de beheersing van onze bottleneck is dit al een grote verbetering, maar om het proces echt lean te maken is er meer nodig. Daarbij willen we WIP niet alleen verplaatsen, maar ook reduceren.

2. Laat de bottleneck het tempo van het project bepalen

Voorheen was de planwijze van Sweco in gebaseerd op forward scheduling: zodra er een opdracht is, wordt er gestart. En naarmate het proces vordert, wordt er geschoven met de taken en capaciteit. Zo kan het dus voorkomen dat er opeens heel veel werk bij de tekenaars ligt, of juist helemaal niets. Op dit moment zijn we bezig een compleet andere benadering te implementeren. Bij projecten plannen we als eerste de tekencapaciteit. Zo laten we de bottleneck het tempo van het project bepalen en ontstaat er een betere flow in de productie. Of zoals we hier zeggen: “Het treintje loopt beter door en heeft minder oponthoud.”

Er moet nog het nodige aan vooraf gaan voordat we de nieuwe benadering kunnen realiseren. Voor mij een mooie uitdaging. Maar de eerste stappen zijn gezet de komende tijd staat in het teken van het verder uitrollen. Ik heb er het volste vertrouwen in. Een goed voorbeeld van Yacht en het netwerk van Yacht mij helpen om van betekenis te zijn voor mijn opdrachtgever.
 

Erik Vosman werkt via Yacht als interim-capaciteitsmanager bij Sweco. In deze opdracht combineert hij zijn technische achtergrond en affiniteit met procesverbetering om de planning binnen de organisatie naar een hoger niveau te tillen. Hierover schreef hij eerder de blog Planningsproces 2.0: van vakjes vullen naar langetermijnoverzicht.

Gerelateerde artikelen & blogs